kintone（キントーン）と電子印鑑GMOサインを連携
申込書の作成から送信・署名依頼がシームレスに

株式会社アローズコーポレーション

採用支援として、アルバイト・パート、正社員を必要とする企業をサポートしている株式会社アローズコーポレーション。従来はファックスでやりとりしていた求人広告掲載申込書を電子印鑑GMOサインで電子化。しかも、顧客管理で利用しているkintone（キントーン）と連携させることで、大幅な業務改善を達成したと言います。kintoneと電子印鑑GMOサインの連携に至った経緯について聞きました。

取材協力株式会社アローズコーポレーション　メディア事業部　木村　悠人さま

業種契約類型ご利用プラン
採用支援求人広告掲載申込書など契約印＆実印プラン

記事の要約

  • 求人広告を掲載する際の申込書を企業や店舗とファックスでやりとりしていた
  • 顧客管理で利用していたkintoneと電子サインを連携させたい
  • GMOの担当者と導入に向けたサポートを受ける中で、不安や懸念が解消した
  • 毎月400件ほどある求人広告掲載申込書を100％電子化

―電子印鑑GMOサインを導入する以前は、どのように業務を行なっていたのですか？

弊社ではさまざまな企業や個人事業主の方々の人材採用のお手伝いをしています。アルバイトやパート、正社員の採用にあたっては主に求人広告で人材を募りますが、弊社が代理店となって、求人広告媒体の選定や掲載をサポートしています。
以前は紙の申込書に必要事項を記入していただき、ファックスで送信していただいていました。個人経営の飲食店ではとくに、メールを利用されていないケースも多く、長年、紙でのやりとりが主流となっていました。なかには、ファックスを設置していない店舗もあり、そんなときは営業担当者が申込書を持参して、その場で書いていただくこともありました。
ただ、こうしたアナログでの申込み手続きは、非効率でいつか改めたいと感じていました。用紙を出力したり、受信したファックスを印刷する際にもコストが掛かるというデメリットもあります。そこで、求人広告掲載にまつわる一連の業務のデジタル化に着手することになりました。2019年のことです。

―電子印鑑GMOサインに決めた理由はなんだったのですか？

もともと顧客管理ツールとして、kintone（キントーン）を社内で活用していました。求人広告への掲載が決まると、kintoneからお客様の情報を呼び出して、申込書を出力。それをファックスで送信するという流れになっていました。
これを改めることになったのですが、他のツールを導入して業務が複雑化すると、営業が使いこなせないのではないかという懸念が持ち上がり、kintoneと電子サインを連携させる案を検討することになりました。2019年当時は、kintoneと連携できる電子サインが電子印鑑GMOサインくらいだったため、すぐに導入を決めました。

―電子印鑑GMOサインの導入にあたって、不安や懸念点などはありましたか？

電子化した求人広告掲載申込書が法的拘束力を持つのか、不安を感じていました。というのも、以前、こんなトラブルがありました。申込書をいただいてから求人広告を掲載するのが、基本なのですが、何度も求人広告をご利用いただいていたお客様ということもあって、掲載後の申込書の提出を容認してしまったことがありました。求人広告の反響は一律ではないため、ときには思ったほど応募がないことも稀にあります。そのため、お客様から効果が出なかったから、やっぱり広告費は払わないと言われてしまって。契約は無効だと主張されたこともあり、電子化した求人広告掲載申込書の法的拘束力を確認したかったのです。
GMOの担当者と導入に向けたサポートを受ける中で、こうした懸念はすべて解消できました。

―電子印鑑GMOサインを導入して特によかったと感じている点があれば、教えてください。

操作法もシンプルで、kintoneから顧客情報を呼び出し、契約内容を書き出したら、あとはボタンを押すだけで求人広告掲載申込書が完成します。
さらにもうワンクリックで送信することができるため、営業担当者にも1〜2度オンラインでレクチャーしただけで、すぐに使い方を理解してくれました。
また、お客様も手書きで記入する必要があった以前と比べ、楽になったからか、積極的にご利用いただいていて、現在はほぼ100％デジタルに切り替わっています。
メールアドレスは持っていないけれど、LINEは使っているという個人商店も多いので、承認用のURLをLINEで送信してやりとりできる点が、利用を促している気がします。
また、紙の申込書の時代は、保管が大変でした。日付順に届いた申込書をファイリングしていたのですが、その作業が不要になったのもメリットのひとつです。
全体的に機能的で操作もわかりやすいので、人事部が紙である必要性を感じなくなってきたと雇用契約関連でも利用したいと言ってきたのも、導入後に感じている良かった点です。

―電子印鑑GMOサインの今後の運用目標を教えてください。

毎月400件ほどある求人広告掲載申込書はすでに100％電子化できています。
今後、挑戦したいと思っているのが、会計ソフトとの連携です。現在は、求人広告掲載申込書をもらったら、その金額や内訳を会計ソフトに打ち込んでいます。でも、データをスライドさせて売上計上ができ、さらにボタンを押すと、請求書が発行できるようなシステムになると業務がもっと改善すると感じています。
ほかにも、各営業担当者の営業成績をまとめていますが、経理担当がスプレッドシートに入力しつつ、目視で求人広告掲載申込書と照合して、漏れがないかチェックするという業務があります。たとえばcsvで出力し、日付順に並び替えができれば、照合がもっと楽になるはずです。kintoneと連携させたものの、業務内容の細かな見直しまで手が回っていません。
ゆくゆくはそんな改善にも着手したいと思っています。

―お忙しいところ、ありがとうございました。

  • 感染症対策を実施の上、インタビューを行っております。
  • 掲載している内容、所属や役職は取材当時のものです。
会社名
株式会社アローズコーポレーション
本社
大阪府大阪市北区大深町4-20 グランフロント大阪タワーA 24F
設立
2003年6月
事業内容
採用コンサルティング業、広告代理業、インターネットメディアの運営、インターネット広告の代理業､求人広告の企画制作、ホームページの制作･各種広告の制作
URL
https://e-arrows.com/

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