「通告書」とは、決定した事項を公的に相手に知らせる書面です。知らせることが目的の書面なので、通告書自体には法的効力はありません。しかし、ある日突然手元に「通告書」が届いた場合に、どのような対応をとったらいいのかご存じの方は多くないのではないでしょうか。
実はトラブルの前には通告書が送られるケースが多いので、対応を間違えてしまうと事態が深刻化してしまう可能性もあります。そこで本記事では、通告書の種類や内容証明などとの違い、通告書を受け取った際の適切な対応策を詳しく解説します。記事後半では、通告書の例として督促状のサンプルもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
通告書の種類
通告書とは、特定の相手に決定事項を公的に知らせる書面です。通告書の種類は多く、主な通告書の種類は以下の通りです。
交通違反通告書
交通違反をした際に警察から交付される書面です。交通違反通告書には、交通違反の内容や罰金の額、支払方法、違反点数などの情報が記載されています。
労働関連の通告書
労働者に対して労働条件の決定事項を伝える際に企業が用いる書面です。たとえば、以下の通告書が挙げられます。
- 雇用条件の変更通告書
- 解雇通告書
契約違反通告書
契約条項の違反に対して是正を求める書面です。たとえば、以下の通告書が挙げられます。
- 借金を期限までに支払わなかった際に、債権者が債務者に出す督促状
- 複数回督促されても、借金を返済できなかった場合に送付される催告書
通告書と通知書の違い
「通告書」と似た言葉に「通知書」があります。これらは、言葉を使う際の情報内容によって以下のように使い分けがされます。
通告書：法的な意味をともなう情報の伝達
通知書：一般的な情報の伝達
通知書は一般的な情報の伝達ですので、受け取って内容を確認だけで済むケースが多いですが、通告書は法的な情報を伝えているため、対応次第では大きなトラブルが生まれてしまう可能性があります。
通告書の法的効力
通告書は、法的に重要な情報を知らせる書面です。通告書自体には法的な強制力はありませんが、将来的にトラブルが発生する可能性を教えてくれる役割を果たしています。そのため、通告書が届いたら内容を確認して適切に対応しましょう。
通告書と内容証明の違い
通告書と内容証明は類似しているため混同されがちですが、大きく異なります。まずは、内容証明について解説します。
内容証明とは、「内容証明郵便」を指します。郵便局が取り扱う郵便サービスの一つであり、内容証明郵便で郵便物を送ると、「差出人がいつ、どのような内容の書面を、誰に送ったのか」を郵便局が記録して、送った事実と送った書面の内容を郵便局が証明してくれます。
内容証明郵便は書面を送ったという法的証拠として大いに価値があります。ただし、送った書面の内容が正しいかどうかを証明することはできない点には気をつけましょう。
一方、通告書とは法的な伝達事項が書いてある書面であり、内容証明は通告書などの書面を相手に送付する際にその事実を法的に証明するための手段です。それぞれ使い方が異なりますので、違いを理解してうまく制度を利用しましょう。
通告書は無視しても良いのか？
通告書は法的な情報を伝えるだけの書面なので、法的な強制力はありません。しかし、通告書に書かれている法的な情報は将来的なトラブルに発展する可能性があります。とくに法的措置の通知が含まれている場合には、無視してしまうと問題がエスカレートして訴訟に発展しかねません。
そのため、通告書を受け取ったら内容を確認して適切に対応しましょう。
通告書が届いたときの正しい対応方法
通告書には法的な内容が含まれているため、適切に対応する必要があります。主な対応方法は、以下の通りです。
それぞれの対応方法について詳しく解説します。
内容を早めに確認する
通告書には法的な内容が記されています。また折り返しの連絡や返済に関する内容など、相手先に求める対応や期限が書いてある場合もあります。期限が過ぎてしまうと、裁判所での訴訟に発展する可能性もありますので、通告書は受け取ったら早めに開封して、どの契約のものなのか内容を正確に把握して適切に対応しましょう。
安易に相手の請求に対応しない
通告書に記載されている内容によっては、安易に相手の請求に対応しない方法もあります。たとえば「労働条件変更通告書」の場合、条件や要望などの内容をきちんと確認しないまま安易に相手の請求に対応してしまうと、給料が減ってしまったなど損をしてしまう可能性もあります。
損をしないためには、対応する前に弁護士などの専門家に相談しましょう。交渉が可能な場合には、条件や要望が有利になるよう交渉することが大切です。
トラブルの当事者同士で連絡しない
トラブルの当事者同士での直接的なコミュニケーションは、問題を複雑化させてしまう可能性があります。とくに離婚や交通事故などの民事トラブルに対する通告書は、当事者同士は直接話し合わない方が良いでしょう。そのため、第三者に入ってもらい直接的なやり取りは控えましょう。
感情的に対応しない
通告書を受け取って内容を確認するときには、一時的に感情的になったとしても、通告書に対応する際には落ち着いて対応することが大切です。もし感情的な状態で対応してしまうと、訴訟や話し合いで不利になってしまう可能性があります。
通告書の内容によっては、気分を害して感情的になってしまうかもしれません。しかし、そのような場合には一旦感情が落ち着くまで待って、通告書への対応を専門家に相談しましょう。
早めに弁護士に相談する
通告書の内容によっては、法的な助言が必要な場合もあります。折り返しの対応に期限がある場合は早めに法的な専門家に相談しましょう。
弁護士事務所では、初回30分のみ無料相談を受け付けている事務所が多いです。そのため、簡潔に話を進められるように通告書の内容をまとめてから相談に行きましょう。また、電話予約をしてから相談するのも一つの手段です。
30分という短い時間で弁護士に事実関係を時間内に伝えることは、想像以上に難しい作業です。また相談するときは感情的なことを話さず、冷静に事実関係を説明することに専念することをおすすめします。
通告書（督促状）のサンプル
本章では実際の通告書の例として「督促状」のサンプルを紹介します。通告書には一般的に次の内容が記載されています。
- 受取人の正確な情報
- 通告の具体的な内容と目的
- 必要な行動の期限
- 送付者の連絡先と署名
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇〇様
〒〇〇〇－〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇〇
〇〇〇ビル
株式会社〇〇〇〇
担当：〇〇〇支店
電話：03-〇〇-〇〇
督促状
拝啓
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、早速ではございますが令和〇年〇月〇日付にて弊社より請求しております〇〇〇の代金について本日時点での入金の確認がとれておりません。
ご多忙のところ、大変恐縮ではございますが至急ご確認をいただき下記にお支払予定日をお書き込みの上FAXにてご返信ください。
つきましては、令和〇年〇月〇日までにお支払いいただけない場合、誠に遺憾ではございますが、法的手段をとるほか、遅延損害金、延滞利息、請求手数料を加算させていただくこともございますことをご承知おきください。
なお、ご送金と本状が行き違いになっておりましたら、悪しからずご容赦願います。
取り急ぎまずはご連絡申し上げます。
敬具
お支払予定日 令和 年 月 日
ご住所
お名前
通告書が届いたら、落ち着いて対応してトラブルを防ぎましょう！
通告書は、法的な問題や契約関連の事項を通知する重要な書面です。そのため、通告書を無視してしまうと、将来的に法的問題を引き起こしてしまう可能性があります。
また対応には冷静さが求められます。通告書の内容に感情的になったとしても、落ち着いて対応することが重要です。
しかし、通告書はトラブルが深刻化する前に届く書面とも考えられますので、適切に対応すればトラブルの発展を未然に防げます。もし通告書が届いた場合には、内容を確認して対応について早めに弁護士などに相談することをおすすめします。
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