電子領収書には紙の領収書にはないメリットがあり、テレワークなど新しい働き方との相性も抜群です。本記事では電子領収書のメリットのほか、電子領収書の発行方法や領収書を電子化する際の注意点も解説します。領収書などのペーパーレス化を検討している方、対応を迫られている方は必見の内容です。

電子領収書のメリットとは？

紙の領収書に慣れた方にとって、いきなり電子領収書を利用せよといわれても不安を覚えることもあるでしょう。しかし「紙の方が慣れているから」という理由だけで、電子領収書に切り替えないのは非常にもったいないことです。電子領収書の3つのメリットを確認しましょう。

メリット1：発行する領収書の印紙税を節税できる

領収書を発行する際、記載金額が一定額を超えると収入印紙を貼り付けなければいけません。収入印紙を貼り付けることは印紙税法によって定められています。それでは、一体なぜ領収書を電子化して電子領収書に切り替えると、印紙税の節税につながるのでしょうか。

印紙税法基本通達第44条には以下のように書かれています。

法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。

出典：https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/inshi/inshi01/07.htm

領収書は、印紙税がかかる課税文書に含まれるため、収入印紙を貼り付けなければいけません。しかし上に書かれている通り、あくまでも用紙等に課税事項を記載した際に印紙税がかかるとされています。いい換えると電子領収書は紙を用いないため、印紙税がかからないのです。

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メリット2：経費精算に使った領収書やレシートをすぐに取り出せる

領収書やレシートは日々の経費精算等に用いられますが、原本の保存方法は企業によってさまざまです。ただし、どの企業にもいえることですが、紙の領収書やレシートの1枚1枚を証憑として保管し、いつでも取り出せるようにしておくことは、非常に多くの手間がかかる作業です。

電子化された領収書は、日付や品目、宛名などで検索することにより一瞬で見つかります。また領収書を電子化することで原本の管理や保存方法に困ることもありません。

メリット3：領収書の保存法に困らない

電子化された領収書は紙の領収書のようにファイリングをする必要はありません。電子データとしてパソコンやサーバー内に保管されるため、紙の領収書を保管するスペースの確保や経理資料のために倉庫を借りる必要もなくなります。

電子領収書の発行方法

上記に挙げたようにメリットの多い電子領収書ですが、発行するにはいろいろな方法が考えられます。企業のように日々の経費精算が多い場合や月次決算、帳簿の更新が頻繁に行われる場合、電子契約サービスなどのクラウドサービスを用いると良いでしょう。

電子契約サービスは企業が行う契約行為を紙ではなく、パソコンとインターネットを使ってできるサービスです。暗号化技術や電子認証技術によってセキュリティは保たれています。

電子契約サービスを使うことで、契約から請求、領収書発行まで、契約プロセスをすべて電子化することが可能です。

どうしても紙の資料が必要な場合でも、電子契約サービスには電子帳票を印刷する機能が搭載されているのが一般的です。電子契約サービスに移行したからといって、紙の資料を一切使えなくなるわけではありません。

また請求や領収書発行といった作業がパソコンで簡単に行えることから、経理業務の効率化にもつながります。

さらに、電子契約サービスはクラウド化（インターネットに接続できればどこからでもシステムを使える仕組み化）されることで、テレワークなどのリモート環境にも対応します。新しい働き方やビジネスのIT化には、電子契約サービスは必須です。

紙から電子領収書に切り替えるときの注意点

次に電子領収書の発行や領収書の電子化について、注意点をお伝えします。

電子領収書を発行する場合の注意点

一般的に電子領収書は、PDFファイルや電子メールなどで発行することになります。昨今は、汎用性の高いPDFファイルによるやりとりは広がっているため、取引先が電子領収書を受け取れないようなトラブルが起きることはあまり考えられません。ただし念のため、あらかじめ取引先に領収書を電子化している旨を伝えると良いでしょう。

また通常、領収書には押印が必要ですが、紙の領収書ではないため今使っている印鑑では対応できません。発行元や記載金額などをしっかりと証明するためには、電子署名を電子領収書など電子化された領収書や請求書などに付与する必要があります。電子署名とは、紙文書における署名捺印に相当するもので、電子文書に付与することで「本人性」や「非改ざん性」を担保するものです。電子署名を利用したいのであれば、電子契約サービスを活用するのがもっともスムーズな方法です。

電子契約サービス国内シェアNo.1（※）の電子印鑑GMOサインは、利用者の指示にもとづきサービス事業者の電子署名を付与することで本人性を確保する「立会人型電子署名（事業者型電子署名）」と電子認証局が行う身元確認によってより高い本人性を確保する「当事者型電子署名」、両方を提供している国内で数少ないサービスです。

月5件までであれば、無料で利用できるお試しフリープランでも立会人型電子署名を利用いただけます。領収書の電子化を検討されている方は、ぜひ下記ボタンからお試しください。

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領収書の電子化にあたって、税務署の承認は不要

以前は領収書やレシートを電子化するには、あらかじめ税務署に申請して承認を受ける必要がありました。しかし電子帳簿保存法の改正により、令和4年（2022年）1月以降、書類の電子保存について税務署の承認を得る必要がなくなりました。

これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました（電子的に作成した国税関係書類を電磁的記録により保存する場合についても同様です。）。

※領収書は国税関係書類にあたります（編集部追記）。

出典：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

また、領収書をスキャンして保存する場合、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすのでれば、原本を破棄しても問題ありません。電子帳簿保存法の詳細は次の記事で解説しています。ぜひご覧ください。

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まとめ｜電子領収書でビジネスを加速する

今発行している紙の領収書を電子領収書に切り替えることで、印紙税を節税できます。また領収書を電子化することにより、領収書原本の保管コストを削減できます。

電子領収書の発行に際しては、電子契約サービスを導入し作成から管理まですべてを電子化することで、作業の効率も大幅に上がるでしょう。