働き方

2020年7月13日

【法人向け】印鑑証明書の取得手順と必要なもの、手続き時の注意点

個人と同様に、法人でも実印を印鑑登録します。そして会社名義の銀行口座を開設するときは、法人としての印鑑証明書を提出することが求められます。会社を設立するためには、印鑑証明書の交付が必須なのです。

そこで今回は、法人向けの印鑑証明書を取得する方法およびその手順についてご説明します。また、印鑑証明の前提となる印鑑カードの交付を受ける方法についても併せてお伝えします。

【法人向け】印鑑証明書の取得手順

法人の印鑑証明書を申請する方法には、法務局(登記所)の窓口申請、郵送で申請、オンライン申請の3種類あります。原則として印鑑証明書を請求できるのは会社の代表者のみですが、委任を受けた代理人でも申請が可能です。それぞれの方法について、取得手順をご説明します。
参考:会社・法人の登記事項証明書等を請求される方へ

法務局の窓口申請

会社の本店または支店の所在地を管轄する法務局(登記所)で申請を行うのが、最も一般的な方法です。管轄する各法務局・地方法務局については、法務局のホームページから調べられます。

管轄区域の法務局に行って、印鑑証明書の交付申請書を作成・提出します。この交付申請書に、会社の商号や本店(法人の名称と住所)、印鑑提出者の資格・氏名・生年月日および印鑑カード番号を記載します。

次に、決められた手数料額に相当する収入印紙または登記印紙を購入して交付申請書に添付し、印鑑カードを添えて窓口に提出すれば印鑑証明書を発行してもらえます。印鑑カードについては、後ほどご説明します。

なお、窓口に証明書発行請求機が設置されている場合は、申請書を作成せず請求機から入力操作することで証明書を交付窓口から受け取ることができます。証明書発行請求機を設置している法務局の一覧については、こちらの証明書発行請求機設置場所一覧(法務局のホームページより)を参考にしてください。

郵送で申請

郵送で印鑑証明書の交付を申請することができます。法務局のホームページの「申請書様式」から「印鑑証明書交付申請書」のPDFないしExcelを選択してダウンロードし、B5かA4で印刷します。参考:登記事項証明書(商業・法人登記)・印鑑証明書等の交付請求書の様式

窓口申請と同様に会社の商号や本店(法人の名称と住所)、印鑑提出者の資格・氏名・生年月日および印鑑カード番号を記載するとともに、印鑑カードと返信用封筒・郵便切手を同封して郵送してください。

大事な印鑑カードを同封しなければいけませんので、郵送の際には書留や配達証明などのオプションサービスや追跡が可能な宅配便を利用すると良いでしょう。

オンライン申請

法務局の「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっと」における「申請用総合ソフト」という専用アプリケーションを利用することで、会社のPCから印鑑証明書の交付申請を提出することができます。
※参考:「登記ねっと」
※参考:「供託ねっと」

申請用総合ソフトを利用するためには、初回設定としてアプリケーションのインストール、申請者情報の登録、電子署名(デジタル署名)に必要な電子証明書の取得など、いくつかの作業が必要です。詳細はこちらのWebサイトを確認してください。

申請用総合ソフトを利用可能にすれば、いつでもオンライン申請が可能となります。申請した印鑑証明書は、受取先に指定した法務局ないし法務局証明サービスセンターの窓口か、郵送してもらうかのどちらかを選択して受け取ります。※参考:第5 オンラインによる印鑑証明書の請求

【法人向け】印鑑証明書の発行に必要な印鑑カードの取得手順

法務局の窓口申請、郵送で申請、オンライン申請といずれの方法を選択するにしても、印鑑証明書の交付申請を行うには、事前に印鑑カードが必要です。

印鑑カードは、法務局(登記所)に印鑑カード交付申請書を提出することで取得できます。申請には会社の実印が必要です。また、登記時の会社法人等番号(履歴事項全部証明書に記載されています)の記入欄もあるので、あらかじめ調べておきましょう。代表者ではなく代理人が手続きを行う場合は、申請書内にある委任状欄にも記入します。

印鑑証明書と同様に、印鑑カード交付申請書も郵送で提出できます。こちらのWebサイトから「印鑑カード交付申請書」のPDFかExcelを印刷して、必要事項を記入し捺印してから郵送します。返信用封筒と郵便切手の同封も必要です。

印鑑カードと印鑑証明書は同時に受け取ることができません。印鑑カードの発行が先です。会社設立の登記時に代表者印鑑を登録しますので、その際に併せて印鑑カードの発行もできます。

【法人向け】印鑑証明書を取得するときの注意点

印鑑証明の取得について、2つ注意すべき点があります。

申請方法によって受付時間が異なる

法務局の窓口で申請する際は、当然ながら法務局の業務取扱時間の間に訪れる必要があります。平日の8時30分から17時15分まで、受付可能となっており、土日祝や年末年始はお休みです。

郵送やオンラインで申請する場合は受付時間に制約はありませんが、当然ながら法務局のお休みを挟む場合は交付が遅れる可能性もあります。また、オンライン申請で受取方法を法務局証明サービスセンター窓口に指定した場合は、受取可能時間が平日8時30分から16時30分までとなっています。受取を法務局にした場合は、上記の時間です。

法務局証明サービスセンター一覧(令和2年1月20日現在)

コンビニでの取得はできない

個人の印鑑登録証明書であれば、コンビニでもマイナンバーカードないし住民基本台帳カードで取得できます。しかし、法人の印鑑証明書は法務局へ交付申請書の提出が必要なので、コンビニで取得することはできません。

法人設立後は印鑑証明の前に印鑑カードの交付を忘れずに

今では法務局を訪れなくても法人向け印鑑証明書の交付を申請できるようになっており、便利になりました。印鑑証明を受けるためだけであれば郵送、登記や供託など、他の手続きも併せて利用するならオンラインで申請するのが良いでしょう。

また前述の通り、印鑑証明書の発行のためには印鑑カードの存在が前提となります。事前に印鑑カードの交付申請を忘れずに行ってください。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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