印鑑届書とは？知らないと困る提出時の書き方と注意点

「印鑑届書」は、会社設立登記の際に必要な書類であり、必ず法務局に提出しなければいけません。印鑑届書で提出する印鑑は、会社・法人の実印として効力を発揮します。

今回は、印鑑届書とはどんなものであるのか、印鑑届書を提出するケースや、印鑑届書の具体的な書き方などについて解説しました。

印鑑届書とは？

印鑑届書とは、「代表者印」とも呼ばれる、会社・法人の実印を届け出るための書類です。例えば個人に置き換えると、市町村などの役所に実印登録をすることと同じだと考えて差し支えありません。

代表者が1人の場合は代表者の印鑑を提出し、代表者が複数いる場合はその内の1人が印鑑を提出します。なお、複数の代表者がそれぞれ印鑑届書を提出することもできますが、同じ印鑑は使えず、印鑑届書も代表者ごとに提出します。

なお、印鑑届書で登録する実印は、認印や銀行印、社印に使用している印鑑ではなく、別のものを使用します。

会社・法人で使う印鑑の種類

会社・法人では、「実印」、「社印」、「銀行印」、「認印」、「その他ゴム印」など多くの印鑑が主に使用されます。それぞれの特徴は以下のとおりです。

印鑑届書と印鑑証明書

印鑑届書を提出して、会社・法人の実印を法務局で登録すると、印鑑証明書を発行してもらうことができます。なお印鑑証明書の発行には「印鑑カード」が必要となり、印鑑カード交付申請書を法務局・登記所に提出すれば交付されます。

印鑑届書の提出が必要となるシーン

印鑑届書は、会社設立の登記の際に必要な書類です。会社・法人は、商業登記法の第20条、商業登記規則第9条によって、印鑑を届け出る義務を負っています。そのため会社を設立する際には必ず印鑑届書を提出して、代表者印を実印として登録しなければいけません。

また、代表者が替わった、あるいは印鑑が損傷するなどして、他の印鑑に変える必要がある場合には「改印」しなければいけません。この改印にも印鑑届書を使います。

その他、印鑑届書の提出が必要となるケースは以下のような事例が考えられます。

本店の法務局の管轄が変わるとき

本店が現在の法務局の管轄外に出るとき、移転登記を行います。この際、移転先の法務局に印鑑届書を提出しなければいけません。

会社が解散して、清算人が選ばれたとき

精算業務を進める清算人が会社の代表者となるため、印鑑届書を提出しなければいけません。

印鑑届書の書き方と記入時の注意点

ここで、印鑑届書の書き方や注意点について解説します。

印鑑届書

参照：http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001188212.pdf

提出する印鑑は鮮明に押印すること

印鑑届書の左上に代表者印を押印します。この押印が不鮮明だと、印鑑届書は受理してもらえません。

右上に記入する商号や印鑑提出者、印鑑カードの引き継ぎ

株式会社の場合、商号・名称欄には「株式会社○○」と記入し、本店あるいは主に使っている事務所の住所を記入します。

そして、印鑑提出者の資格欄は「代表取締役」など当てはまる資格に○をつけます。用紙にはいくつかの資格が書かれていますが、その他「仮代表取締役」、「代表取締役職務代行者」「代表清算人」などは、代表者の資格によって自身で記入します。

新しく会社を設立して代表者印を届け出る場合は、「印鑑カードは引き継がない」にチェックを入れます。会社の代表者が替わった場合だと、前の代表者の印鑑カードを引き継ぐことができるため「印鑑カードを引き継ぐ」にチェックを入れるケースもあります。

個人の印鑑証明書の添付と届出人

代表者本人が届け出る場合、申請書の真ん中右には「代表者個人の実印」を押印し、届出人欄は「印鑑提出者本人」にチェックを入れます。そして、個人の実印の印鑑登録証明書（3カ月以内に発行されたもの）を必ず添付します。

代理人が提出する場合

代理人が印鑑届書を提出する場合は、代理人の認印を押印します。届出人欄で「代理人」にチェックを入れて、印鑑届書を提出する人の住所と氏名を記入します。委任状欄には代理人の住所と氏名、日付、代表者の住所と氏名を記入します。

さらに、代表者の個人の実印を押印して、印鑑登録証明書（3カ月以内に交付されたもの）を添付して法務局に提出します。

まとめ

印鑑届書は、会社設立に必要な実印登録や、代表者の変更による改印の際に使われる書類です。印鑑届書を作成する際は、押印を鮮明にすること、個人の実印を押印してその印鑑登録証明書を添付することを忘れないようにしましょう。代理人が届け出る場合は、代理人の認印と代表者の実印と印鑑登録証明書が必要です。

▷関連記事：テレワークで普及が進む電子印鑑も必見！