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給与明細を電子化するメリット・デメリットを紹介 | 従業員の同意が必要な理由についても解説

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給与明細といえば、紙媒体で従業員に配布されることが主流でしたが、近年、給与明細を電子データで渡す会社も増えてきています。ペーパーレス化が推進されている現代、さまざまな書類が電子化されており、このことは会社や従業員にとっても大きなメリットがあります。

本記事では給与明細について、電子化するメリットやデメリットをご紹介。あらかじめ従業員の同意を取る必要があるなど、電子化のためにはいくつか注意点もあります。給与明細の電子化を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

目次

会社における給与明細とは

会社における給与明細とは、従業員が受け取ることになる給与額や報酬の詳細について記された書類です。その月にどの名目でいくらの支払いがあるのか、透明性を持たせる意味でも従業員に提供されます。

給料からは、基本的に健康保険料や所得税、住民税などが控除されるため、手取り金額が少ないと感じる場合があるかもしれません。給与明細には控除の詳細も明確に記されているため、給与明細を見れば手取り金額に納得できるでしょう。

給与に関して従業員が疑問を持つことなく受け取るためにも、給与明細の作成・交付は大切です。給与明細は、正社員やアルバイト・パートを問わずすべての従業員に交付する義務があり、給与を支払うタイミングまでには交付しなければならないという規定があります。この交付義務を怠ったり、給与明細に虚偽の記載があったりした場合は罰則も科されるため注意しておきましょう。

なお、労働基準法には給与明細の交付義務は明文化されていません。一方、所得税法は下記の通り給与明細の交付義務を規定しています。

(給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書)

第二百三十一条 居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

出典:所得税法 | e-Gov法令検索

給与明細の電子化は可能?

近年、仕事やプライベートを問わずさまざまな書類が電子化されています。紙の書類を作成・管理するのが非効率だとして電子化する動きも増えており、その流れのなかで給与明細の電子化を検討する会社も増えています。

実際に給与明細の電子化は可能です。すでに電子給与明細を導入している会社も数多く存在します。

2006年の税制改正で、2007年1月1日以降に交付する給与明細は電子化で交付できると規定されました。そのため、現在では法律的にも給与明細の電子化は問題ありません。具体的には毎月従業員に配布する給与明細をPDFなどのデータとして作成して、各従業員にメールで送信する、専用のWebサイト・サービス上で配布するなどといった手法が取られています。

給与明細の電子化が進む理由

IT技術が世のなかに浸透した今、パソコンだけでなく、スマートフォンのようなモバイル端末を多くの方が手にしています。こうしたデジタルデバイスの普及に伴って、給与明細に限らずさまざまな書類がデータとして電子化されています。

自身の端末で手軽に書類のデータを確認・編集できるのは業務効率化にも効果的です。また、昨今ではテレワークも主流になり自宅で仕事をする人も増えたため、会社の資料はデータとしてやり取りすることが多くなってきました。給与明細もその一環で電子化される動きが進み、今や多くの会社が給与明細を電子化しています。

給与明細を電子化するメリット

給与明細の電子化には、従業員側と会社側の双方にさまざまなメリットがあります。以下の点が魅力的に感じる場合は、積極的に導入を検討してみましょう。

コストの削減

紙の給与明細の場合は印刷代や、郵送代、封入や郵送時の切手貼り作業の人件費などさまざまなコストがかかります。従業員数が多い会社であるほどこのコストは膨大になってしまい、金額として無視できないレベルになっているケースもあります。給与明細を電子化できればこれらのコストが一切かからなくなり、コスト削減に大いに貢献できるでしょう。

人的ミスの軽減

コストが削減できると同時に、今まで手作業で行ってきた作業がなくなることはミスが起こる可能性の削減にもつながります。

たとえば、紙の給与明細を郵送する際、封入した給与明細が他人のものであったり、送付先住所の誤りで正しく届かなかったりするなどのミスは少なくありません。電子化できればこうした郵送の手間がなく、従業員は電子上からいつでも給与明細を受け取れる体制を作れます。

また、手動で給与計算を行っている場合は計算ミスが発生することもあるでしょう。システムであれば正確に計算してくれるため、人的ミスも大幅に軽減されます。

給与明細の確認が容易

電子上で給与明細を確認可能とすれば、基本的にインターネットにつながっている端末さえあればどこでも参照可能となり、確認が非常に容易になります。過去の給与明細を見返したいと思った際、紙の給与明細の場合はなかなか見つからないといったケースもあるでしょう。しかし電子上でデータとして存在しているのであれば、検索性も高く、簡単に過去の分も確認できます。

紛失のリスクが軽減

電子データとすることで、給与明細の確認が容易になるのと同時に、紛失のリスクもなくなります。万が一給与明細を紛失してしまうと、個人情報流出につながる恐れもあります。電子化すれば、こうしたリスクを回避できるため非常に有用です。

紙の場合はうっかり他人に見られてしまうケースもありえます。電子化していれば、本人が持っている端末のみで給与明細を確認できるため、第三者に見られるリスクも軽減できます。

時短による業務効率化

給与明細を電子化すると、手作業での明細作成にかかる時間や印刷にかかる時間を大幅に削減できます。その作業に割いていた時間を他の作業に使えるため、業務効率化にもつながります。従業員数が多い会社ほど担当者が給与明細作成にかかる時間も膨大であるため、電子化することは大きなメリットになるでしょう。

給与明細を電子化するデメリット

給与明細の電子化には、デメリットに感じられる点も存在します。いずれも許容できればデメリットにはならないものですが、場合によっては電子化することで紙媒体での発行よりも不便に感じてしまう場合もあります。以下の点には注意したうえで、給与明細の電子化を検討していくと良いでしょう。

電子交付には従業員の同意が必要になる

給与明細を電子化して交付する場合は、会社側の一存で決めることはできず、従業員側の合意が必要になります。そのなかで電子化を認める従業員・認めない従業員で分かれた場合は、紙での交付と電子データの交付の両方を取らなければなりません。これは、所得税法の第231条で法的に定められている事項です。

(給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書)

第二百三十一条 居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

2 前項の給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、同項の規定による給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。ただし、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の請求があるときは、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書を当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者に交付しなければならない。

出典:所得税法 | e-Gov法令検索

電子化が進む時代であっても、やはり紙媒体の方が便利だと感じる人もいます。スマートフォンを持っていない方もいますし、自宅にパソコンがない方も当然います。そうした方にも配慮するために、トラブル防止の観点からも同意なく一方的に電子化してしまわないように注意しましょう。

既存システムとの連携が難しい場合もある

給与明細を作成するなんらかのシステムを導入していた場合、電子化するにあたってのシステム連携が難しい場合もあります。場合によっては、新しいシステムに順応するまで会社側の担当者は苦労するかもしれません。こうした問題は慣れていけば解決される部分でもありますが、最初のうちはデメリットになるでしょう。既存システムと連携が取れるシステムかそうでないかは、よく確認したうえで適切なツールを導入しましょう。

導入の手間や教育コストはかかる

紙媒体から電子化に移行するとなると、当然そのシステムを使いこなさなければなりません。そうなると、担当者はシステム上で給与明細を作成する方法を学ばなければなりませんし、システム上で給与明細を参照できるものであれば従業員もシステムの使い方を覚えなければなりません。初めのうちはシステムの使い方を教える教育コストがかかることは覚えておきましょう。

また給与明細の電子化は、システムの導入にあたって費用が発生するのが一般的です。従業員の規模に応じて、より高額のプランを選択しなければならない場合もあります。電子化による業務効率化のメリットを考えれば許容できるものかもしれませんが、一定のランニングコストがかかる可能性もあることは注意です。

セキュリティ対策を入念に行う

電子化することで紛失や情報漏洩のリスクは紙媒体よりも抑えられるとはいえ、使う側の不手際でデータが漏洩してしまう可能性はゼロではありません。また、既存のサービスを利用する場合であっても、セキュリティ対策が万全に取られているものを選択しなければ運用に不安が残ります。電子化ツールの利用にあたってはセキュリティ性の高いサービスを選ぶことが重要です。利用にあたっては、社内でルールを統一する、従業員のセキュリティ意識向上の教育を実施するなどの対策は最低限取っておきましょう。

給与明細の電子化はツールで実施

給与明細の電子化にあたっては、現在さまざまなツールがインターネット上で提供されています。ツールによっては、データの自動バックアップやクラウド保存、閲覧権限の設定も可能です。

また、給与明細に限らず、仕事に必要な書類を電子上で作成してくれるツールや、業務支援システムも数多く提供されています。システムの一部として給与明細の電子化機能が組み込まれているものもあれば、給与明細の電子化のみに特化したツールも存在しており、費用もそれぞれで異なります。

自社の予算や従業員数などに応じて、最適なシステムを選定して業務効率化を図りましょう。

まとめ:メリット・デメリットを把握したうえで電子化を進めよう

ペーパーレス化の推進が進む現代、給与明細の電子化も企業で広がりつつあります。電子化することには多くのメリットがあるものの、いくつかデメリットに思える部分があるのも事実です。メリット・デメリットをそれぞれ把握したうえで、電子化の導入に踏み切りましょう。コスト削減や紛失・個人情報漏洩のリスクを極力抑えたい場合には、電子化は非常におすすめです。電子化する場合はさまざまなツールが提供されているため、自社の状況を考慮したうえで慎重に選択しましょう。

 

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この記事を書いた人

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