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契約書を紛失した際に取るべき行動とは?再発行の手段や紛失を防止する方法を解説

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仕事で交わすことになる契約書は、取引の回数が増えるとその分枚数も増加します。そのため、正しく管理しておかなければ紛失するリスクもあり、注意しなければなりません。

本記事では、契約書を紛失してしまった場合の対処法や紛失した場合の注意点などを解説します。紛失してしまったと思った場合でも、焦らずに行動して状況がそれ以上悪化しないように気をつけましょう。仕事で多くの契約書を交わす方は、ぜひ参考にしてください。

目次

契約書とは

契約書とは、ビジネス上の取引などでよく交わされる、契約関係を明確にするための書類です。契約書を交わすことで、その取引の正当性を証明でき、またその取引が法的な保護を受けやすくなります。

双方が契約内容について理解して契約書に合意することで、後から契約内容や認識齟齬についてのトラブルが起こらないようにします。このような書類は証憑(しょうひょう)書類とも呼ばれ、仕事上の取引に関する文書証拠として、法人・個人事業主問わず受け取ったら一定期間は保管しておかなければならない義務があります。

「2人以上の契約当事者の署名捺印を必要とする書類」=契約書という認識が一般的です。しかし、契約の成立等が証明される書類であれば注文書や申込書といった書類も契約書として実質的に当てはまります。仕事を進めるにあたって取引先と交わした書類は、多くが契約書に該当するという認識を持っておくと良いでしょう。

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契約書の紛失により起こること

契約書は証憑書類に該当するため、法人・個人事業主問わず一定の保管義務があります。税法上、基本的に法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保管義務があり、この期間内は適切に書類を保管しておかなければなりません。では、万が一契約書を紛失してしまった場合はどのようなことが起こりうるのでしょうか。

信用の低下を招く

契約書には、仕事内容の詳細や双方の機密情報が記載されているケースが多々あります。そのため、書類を紛失することで機密情報が漏洩してしまうリスクも考えられます。この場合、自社はもちろん、取引先にも多大な損害が発生する可能性もあるため、社会的な信用を失いかねません。

トラブル発生時に不都合が生じる

仕事を進めるにあたって認識の齟齬をなくす意味もこめて契約書は交わされます。そのため、どう動けば良いか取引先と協議する機会が生じた場合は、契約書の内容に基づいて動くことでスムーズに進められるようになっています。

しかし、契約書を紛失してしまうと、仕事でトラブルが発生した場合に契約内容を見返すことはできません。そもそも、契約書自体にトラブル発生時の対処法が記載されていることも多く、適切かつ迅速な対応ができなくなります。

保管義務があるものはペナルティを科される

証憑書類は保管義務があり、決められた期間内は正しく保管しておかなければなりません。紛失により、この保管義務を果たしていないとみなされて、ペナルティを科される場合があります。

保管義務を怠っていたかどうかは、税務調査の時に外部にも発覚します。たとえば、税務調査時に書類の提出を求められた際、紛失しているとその要求に応じることはできません。その場合、青色申告が取り消されてしまい白色申告しかできなくなる、推計課税が行われてしまうなどのペナルティを科される場合があるので注意しましょう。

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契約書を紛失した時の対処法

気をつけて管理していたつもりでも、万が一紛失してしまった場合はどうすれば良いのでしょうか。焦らず冷静に対処することで、不利益を最小限に抑えられる可能性が高まります。まずは以下の行動をとって少しでも不利益を被らないようにすることを心がけましょう。

本当に紛失したか再度確認

紛失したと感じた時にはすでに心当たりがある場所を探し終えた後かもしれませんが、あらためて再度確認してみましょう。一人で時間がかかる場合は、同僚や先輩にもお願いして心当たりがある場所を落ち着いて片付けながら探してみることをおすすめします。

書類と書類の間に挟まっていた、入れる予定だったファイルとは違うところに挟んでいたなど、些細なことで見失っているだけの可能性も十分に考えられます。本当に紛失したかどうか曖昧な状態で取引先などに連絡して後から見つかると、相手を混乱させてしまう恐れもあるでしょう。まずは、本当に紛失してしまったのか事実確認を迅速に進めるのが重要です。

関係者に事実共有

本当に紛失したことが発覚した場合は、取引先や社内の関係者に情報を共有しましょう。契約書を紛失してすぐに契約が破棄されることは通常ありませんが、こちら側の不手際で紛失したという事実は早急に謝罪して、誠実な対応を見せなければなりません。

素早く対応することでこちらの誠意も伝わり、今後どのように仕事を進めていくかのリカバリーの話し合いもスムーズに進められます。

契約書の再発行

契約書を紛失して原本・コピーともに残っていない場合は、あらためて取引先に確認したうえで契約書を再発行することも考えられます。双方の署名捺印が必要になるなど取引先にも手間をかけてしまいますが、今後の仕事をスムーズに進めていくためには誠意ある謝罪をしたうえで再発行を依頼するのが重要です。

再発行後はコピーを作成して保管

契約書を再発行できた後は、また紛失するといったことがないように厳重に保管しておき、リスク回避のためにコピーも作成しておくと安心です。トラブルが発生した場合の証拠書類としてはコピーの効力は弱いものの、記載内容について見返すことを考えれば必ずコピーを作成しておいた方が良いでしょう。

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電子契約書なら紛失リスクを軽減できる

契約書を紛失してしまうと、信用の低下やその後の対応の手間などさまざまなデメリットが生じることになります。こうした紛失は、紙として保管しているケースで多く見られるため、電子上で契約書を作成してデータとして保管しておくことをおすすめします。

電子上の管理は紛失のリスクを最小限に抑えられるだけではなく、複数の案件で作成された多くの書類をまとめて管理したり、検索機能で簡単に探し出せたりと業務効率化のメリットも大きいでしょう。

また、契約書のような書類は電子化することで、印紙税が非課税となるメリットもあります。コストを抑えて業務効率化も図れるため、電子契約サービスの導入を進める企業は現在増えています。

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まとめ

契約書の紛失は、自身や自社にとって数多くのデメリットをもたらします。事前に対策するなど紛失を予防するのが一番重要ですが、万が一なくした場合はどのように行動すべきか対処法も今のうちに決めておきましょう。

紛失発覚時は冷静に行動することが肝要です。なお、契約書の紛失リスクを軽減するためには、電子契約サービスの利用をおすすめします。電子契約サービスの利用は印紙税のコスト節約や時短による業務効率化にも大きくつながるため、ぜひ導入を検討してみてください。

 

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この記事を書いた人

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