働き方

2020年6月1日

2022年7月13日

テレワークを実現するのに必要なITツールは?

新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、従業員を自宅で勤務させる形のテレワークを導入する企業が急増しています。しかし、テレワークを実現するためにはITツールの力を借りて、テレワークで予想される課題をいくつか解決する必要があります。

そこで今回は、テレワークを実現するためのITツールを「ネットワーク環境」「コミュニケーション」「脱印鑑」の3つの観点からご説明します。

セキュリティを担保するネットワーク環境

企業でテレワークを実現するための前提条件として、ネットワーク環境の整備が挙げられます。光回線やWi-fiなどによって自宅でもインターネットを利用できるという人が大半だとは思われますが、その環境のまま企業内の機密情報へアクセスさせるにはリスクがあります。情報漏えいによって企業のブランド価値を傷つけることがあるようでは、テレワークを導入するメリットも薄れてしまうでしょう。

街中でも無料のWi-fi環境が整っていますが、データのやり取りや内容を覗き見されたり改ざんされたりするリスクがあるため、テレワークで使うのは危険です。プライベート利用とは異なり、悪意のあるユーザーによる機密情報の漏えいや盗難を許さないセキュリティの担保が求められます。

そこでセキュリティ対策の一つとして考えられるのが、VPN(Virtual Private Network)です。VPNとは、インターネット上に仮想的な回線(トンネリング)を設置し、特定の人だけが利用できるようにするための技術です。行き来するデータを暗号化するとともに、送信者と受信者同士でお互いが正しい相手であることを承認することにより、セキュリティリスクを軽減します。

VPNを使うことで、テレワークをしている従業員も安全に社内のデータや機密情報を取り扱うことができます。そのためVPNなどのセキュリティ対策は、テレワークを実現するための必須条件であると言えるでしょう。

生産性を維持するためのコミュニケーションツール

セキュリティはもちろん重要ですが、それ以上に従業員の業務生産性を維持・向上させるための取り組みも求められます。特に課題となるのが、同僚や上司・部下などとのコミュニケーションです。

テレワークのデメリットをたずねた調査によると、「社内のコミュニケーションに支障がある」といったコミュニケーションにおけるデメリットを指摘する回答も寄せられています職場で同僚や上司と顔を突き合わせるような働き方ではないため、テレワークによってコミュニケーションが阻害されて生産性を下げるリスクが考えられます。

テレワークでのコミュニケーションを円滑にするITツールとしては、ビジネスチャットツールやテレビ会議システムが考えられます。チャットツールは、離れた環境にいる同僚や上司とちょっとした会話(メールでやり取りするほどではない会話)を交わすことを可能にします。ショートメッセージを送り合うことで、オフィスで話していたようなこまごまとした確認や質問、相談ができるため、各従業員が作業を円滑に進められるのです。

また、テレビ会議システムは顔を見ながら会議や打ち合わせを行うためのツールです。画面共有機能を利用することで、参加者全員がアプリのダウンロードを必要とせずに資料を見ながら会議を進められます。プライベートの雑談やランチ、飲み会といった懇親の場にも活用できるでしょう。

テレワーク時代の雇用・営業に脱印鑑

最後に、業務における脱印鑑のためのツールを挙げることができます。テレワークをしていても、上長やクライアントに捺印してもらうために出社・訪問をしているようでは、テレワークのメリットを生かすことはできません。新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐためにも、こうした移動・他者との物理的接触の機会は減らしたいところです。

そこで活用したいのが、電子印鑑や電子契約といったシステムです。紙に捺印する代わりに、上に承認の証を残すことができます。時間的・金銭的コストの削減につながるのはもちろん、クラウド上でステータス管理やセキュアなデータ保管なども実現できます。

なお、電子印鑑は主に社内ワークフローにおける承認印を電子的に行うものであり、電子契約とは取引間の契約ワークフローにおける手続きを電子的に行うという違いがあります。どちらを社内で実現したいか(あるいは両方実現したいのか)を明確にすることで、自社に必要な脱印鑑システムが決まってきます。

▶おすすめ記事:企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)について詳しく

まとめ

VPNによって安全なネットワーク環境を用意し、コミュニケーションツールの導入で社内コミュニケーションの活性化を図るとともに、電子印鑑や電子契約ツールによってスピーディーかつ安全な業務フローを実現する。

テレワークを実現したいのであれば、こうしたITツールに対する投資が必要と言えるでしょう。

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