給与支払報告書とは、どのような書類なのでしょうか。

源泉徴収票と似ていますが、作成目的も提出先も異なるので注意してください。

当記事では、給与支払報告書の基本と具体的な記述内容、また、提出を怠ったときのペナルティーなど注意点も併せてお伝えします。

給与支払報告書とは

給与支払報告書は、企業が1年間に従業員へ支払った給与の総額を記録し、報告するための重要な書類です。

すべての従業員、つまり、正社員、パートタイマー、アルバイト、役員などを問わず、給与や報酬の支払いを受ける全員が対象となります。

給与支払報告書の目的

給与支払報告書作成の主な目的は、各従業員の住民税の算出基準とするためです。給与支払報告書により、各市区町村は、居住者の前年度の所得にもとづいて適切な住民税額を算定できるようになります。

給与支払報告書の提出期限と対象者

企業は毎年、1月1日から12月31日までに支払った給与について、翌年の1月31日（もし1月31日が土日祝日の場合は翌平日）までに、各従業員の居住地の市区町村に給与支払報告書を提出しなければなりません。

給与支払報告書の構成

給与支払報告書は、個人別明細書と総括表の2種類の書類で構成されています。

個人別明細書

個人別明細書は、各従業員の詳細な情報、すなわち、個人情報、給与額、社会保険料の控除額などが詳細に記載された書類です。

総括表

総括表とは、個人別明細書をまとめる役割を果たす書類です。提出する個人別明細書の人数や、そのなかに含まれる退職者の人数などの情報が総合的に記載されます。

給与支払報告書と源泉徴収票の違い

給与支払報告書と給与所得者の源泉徴収票は、その作成目的と提出先が異なることを理解しなければなりません。

給与支払報告書は、各従業員が納めるべき住民税を算出するための基準となる書類であり、提出先は各従業員の居住地の市区町村です。

一方、源泉徴収票は従業員の給与や徴収した税額などが記載された書類で、税務署と従業員本人に提出されます。

給与支払報告書に関する企業の義務とその重要性

給与支払報告書の作成と提出は、従業員を雇用しているすべての事業者、つまり、法人や個人事業主を問わず課せられた義務です。企業が正確な給与支払報告書を提出することで、市区町村は適切な住民税額を計算し、従業員は適切な税金の納付が可能となります。

年末と年初の手続き

年末には従業員一人ひとりの給与や社会保険料の控除額を詳細に計算し、年初にはそれぞれの従業員が住んでいる市区町村に対して、正確な給与支払報告書を提出することが必要です。

退職者の取り扱い

前年中に退職し、かつ給与支払額の合計が30万円以下の従業員については、個人別明細書の提出義務は免除されます。これは、少額の給与しか受け取っていない人の手間を軽減するための措置です。

個人別明細書に記入する項目

給与支払報告書の個人別明細書ついて、記入が必要となる項目を具体的に確認しておきましょう。ただし、具体的な項目は市区町村によって若干異なることがあります。

以下に示すのはあくまで一例です。

実際に支払った給与額	従業員に年間で支払われた給与の合計を記入します。
配偶者控除	配偶者控除を受けているときに、その金額を記入します。
配偶者以外の扶養家族	従業員が扶養している家族（配偶者を除く）の数を記入します。
社会保険料や生命保険料等の控除	前年度に従業員が支払った社会保険料や生命保険料、地震保険料などの控除額を記述します。
摘要欄	住宅ローン控除や、控除対象となる配偶者や扶養親族の詳細などをここに記入します。
控除対象の扶養家族の氏名と個人番号	控除対象となる家族の氏名とそれぞれの個人番号を記入します。
16歳未満の扶養家族の氏名と個人番号	16歳未満の扶養家族の名前と個人番号を記入します。
配偶者の合計所得	配偶者控除の対象となる配偶者がいる場合は、その合計所得を記入します。
年の途中で就職・退職した場合の日付	年度内で入職や退職があった場合、それらの日付を記入します。
給与受給者の生年月日	給与を受け取っている従業員の生年月日を記入します。
支払者の個人番号や法人番号	給与を支給した組織の情報（名前、住所、電話番号、法人番号など）を記入します。

総括表に記入する項目

給与支払報告書の総括表についても同様に、記入しなければならない具体的な項目を確認しておきましょう。これらの項目を適切に記入することで、労働者の年間所得に関する重要な情報を税務署に正確に伝えることが可能となります。

ただし、こちらも具体的な項目は市区町村によって若干異なることがありますので、詳しくは直接確認してください。

給与の支払期間	該当年度の給与が支払われた期間を記入します。
提出区分	すべての従業員に対する年間の情報か、退職者だけの情報かを明記します。
法人番号	給与を支払った企業や団体の法人番号を記入します。
給与支払者	事業所の情報を記入します。
事業種目	事業の種類や業務内容を記入します。
提出先市区町村数	報告書を提出する対象となる市区町村の数を記入します。
受給者総人員	1月1日時点での従業員総数を記入します。
報告人員	報告書を提出する必要がある従業員の人数を、在職者と退職者に分けて記述します。
所轄税務署	事業所の所在地に基づき、管轄する税務署の名称を記入します。
給与の支払方法とその期日	給与をどのように支払うか、およびその支払いが行われる日を記入します。
金融機関名	源泉徴収税の振込先となる金融機関の詳細を記入します。
給与支払者番号	給与を支払う組織の登録番号を記入します。

給与支払報告の提出を怠った場合の罰則

給与支払報告の提出を怠った場合、給与支払者（事業主）は罰則を受ける可能性があります。

地方税法第三百十七条の六において、給与の支払いを行う事業主は、前年度の給与支払いに関する情報を記載した給与支払報告書を、毎年1月31日までに従業員の住所所在地の市町村に提出する義務があると規定されています。

　（給与支払報告書等の提出義務）

第三百十七条の六　一月一日現在において給与の支払をする者（法人でない社団又は財団で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。以下この節において同じ。）で、当該給与の支払をする際所得税法第百八十三条の規定により所得税を徴収する義務があるものは、同月三十一日までに、総務省令で定めるところにより、当該給与の支払を受けている者についてその者に係る前年中の給与所得の金額その他必要な事項を当該給与の支払を受けている者の同月一日現在における住所所在の市町村別に作成された給与支払報告書に記載し、これを当該市町村の長に提出しなければならない。

引用元：地方税法 | e-Gov法令検索

また、地方税法第三百十七条の七には、上記の義務に違反した場合の罰則が定められています。給与支払報告書を提出しなかった場合や、虚偽の記載をした報告書を提出した場合には、1年以下の懲役、または、50万円以下の罰金が科される恐れがあるため、注意してください。

　（給与支払報告書等の提出義務違反に関する罪）

第三百十七条の七　前条第一項から第四項までの規定により提出すべき給与支払報告書、届出書若しくは公的年金等支払報告書を提出しなかつたとき、又は虚偽の記載をした給与支払報告書、届出書若しくは公的年金等支払報告書を提出したときは、その違反行為をした者は、一年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。

引用元：地方税法 | e-Gov法令検索

また、提出が遅れた場合の直接的な罰則は明記されていません。しかし、給与支払報告書の提出が遅れることで、従業員の住民税の計算や徴収が遅延し、それにより、地方自治体の税収に影響が出る可能性があります。

給与の支払いを行う事業主は、給与支払報告書の作成と提出を適切に行うことが必要です。また、従業員の雇用状況の変化に対する報告義務も規定されていますので、同様に注意してください。

給与支払報告書の提出は給与支払者の義務

給与支払者である事業主は、正確な給与支払報告書を作成したうえで、期日までに市区町村に提出する必要があります。法律上の義務のため、正確な記入と提出期限には注意してください。

独力では不安がある場合は、必要に応じて税理士などの専門家に相談することも重要です。