と気になっていませんか。

実は、官公庁や行政でFAX廃止が進められていることに伴い、企業でもFAX廃止の動きが進んでいます。

現在、業務でFAXを使っている方は、いずれは代替の手法を導入する必要があるでしょう。

この記事では、FAXが廃止されるのはいつなのか、なぜ廃止が進められているのかを解説します。廃止することで得られるメリット、ファックスに代わる代替案も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

FAX廃止が進められる理由とは？

長年業務で活躍してきたFAXですが、DX化に伴い、廃止の動きが出てきました。廃止が進められる背景には、以下のような事情があります。

PSTNマイグレーション

PSTNマイグレーションとは、アナログ回線からIP網へと移行することです。

PSTN（Public Switched Telephone Network）はNTT東日本／西日本が提供していたサービスで、長く活用されてきました。しかし、固定電話の契約数減少・管理者の人材不足などを理由に、アナログからIP網への移行を決定しています。

PSTNマイグレーションによって、2025年1月からG4規格FAXは使用できなくなりました。

G3規格FAXは引き続き利用できますが、G4FAX規格で利用している場合は、FAXに代わる手法を導入しなければなりません。

ペーパーレス化の推進

多くの企業でペーパーレス化が進んでいることも、FAX廃止の背景のひとつです。FAXは紙でのやり取りになるため、使い続けると紙代・インク代・通信機器の費用に加え、紙を保管するスペースも確保しなければなりません。

デジタル化に伴い、FAXを廃止すれば紙代やインク代などにかかる費用をカットできます。また、紙を保管する必要がなくなるため、オフィスの省スペース化も実現可能です。保管場所を削減することで、空きスペースを休憩場所にしたり、商談スペースにしたりできます。

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電子帳簿保存法の改正

2022年1月に改正された電子帳簿保存法も、FAX廃止のきっかけのひとつです。電子帳簿保存法とは、電子取引における契約書や請求書などのデータの保存方法について定める法律です。紙を読み込むタイプのFAXは電子取引に該当しませんが、複合機のFAX機能を使ったデータの送受信は電子取引に該当します。

電子取引によって発生したデータは、7年間の保存が義務付けられています。紙での保存が認められないことから、FAXではなく、別の方法を選択する企業も増えているようです。

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働き方改革の影響

残業時間の削減やテレワークの導入など、働き方改革も影響を与えています。FAXでのやり取りは、通信機器のある場所でしかできないため、必ず出社しなければなりません。データ送受信の手間や出社が必須といったデメリットは、FAXを廃止することで解消可能です。

FAXに代わる代替の手法を取り入れれば、自宅から契約や業務に関する内容のやり取りができます。送受信の手間も大幅に削減できるため、社員の負担を減らせるでしょう。

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企業がFAXを廃止できない理由とは？

官公庁や行政のほか、数多くの企業でFAX廃止の動きが出ているにもかかわらず、FAXを使い続ける企業も少なくありません。なぜFAXを廃止できないのか、その理由を見ていきましょう。

取引先の慣習

取引先がFAXを使い続けていることから、廃止に踏み切れない企業は数多くあります。長くFAXを使い続けている企業からすれば、通信手段にほかの手法を取り入れることは難しいでしょう。特に、デジタルツールに拒否感を示す方は、FAXを手放せない傾向にあります。

自社側がFAX廃止を希望していても、取引先が対応していなければ廃止できません。通信手段が断たれると今後の取引に影響することも考えられますから、取引先の企業によってはFAXの廃止が難しくなります。

業務フローを見直さなければならない

FAXからほかの手法に切り替える場合、これまでの業務フローを見直さなければなりません。FAXを使う流れを見てみましょう。

続いて、デジタルツールを使って取引先にデータを送る流れを紹介します。

FAXからデジタルツールに切り替えると、印刷業務とFAX機が不要になります。パソコンひとつでデータを取引先に送信できるため、業務フローは大幅に短縮されるでしょう。ただし、データの保管場所・利用するデジタルツールの選定など、検討するべきポイントがいくつかあるので、導入時に時間がかかるかもしれません。

デジタルツールを導入する場合は、取引先への周知も必要です。取引先に承諾してもらわなければデジタルツールに移行できないので、取引先1社ずつ、しっかり話し合っておきましょう。

ITツールへの移行が難しい

社員によってはITツールに拒否感を示すケースもあるため、移行が難しくなります。

年配の方やデジタルツールが苦手な方の多くは、ITツールを使いこなせないと感じています。デジタルツールに拒否感を持っている場合、使い慣れたFAXのほうが早くデータを送付可能であるため、さらに廃止が難しくなるでしょう。

FAXに代わる通信手段はいくつかありますから、使いやすいものを選ぶことがおすすめです。デジタルツールが苦手な人でもすぐに使えるような、操作がシンプルなツールを選びましょう。

FAXを廃止するメリット

FAX廃止の動きが出ていても、何らかの事情で廃止できないと悩む方も多いでしょう。ここでは、FAX廃止に悩む方の後押しとなるメリットを紹介します。

企業のペーパーレス化を推進できる

ペーパーレス化を目指す企業にとって、FAX廃止には大きなメリットがあります。FAXを使わなければ紙を使わなくなくなり、コストカットが可能です。

ペーパーレス化には、ほかにも以下のようなメリットがあります。

紙やインク代、FAX機にかかる費用を削減できるほか、保管場所の省スペース化も実現できます。紙からデータに切り替えれば、データはクラウド上に保管可能ですから、物理的な保管スペースも不要です。空いたスペースを有効活用できるでしょう。

また、ペーパーレス化は環境に配慮している企業イメージを与える効果も期待できます。

テレワークに対応できる

FAXからデジタルツールに切り替えれば、テレワークにも対応できます。

FAXでのやり取りは、FAX機が必須です。自宅にFAX機があれば問題ないものの、仕事のために家庭にFAX機を購入するというのは、現実的ではないでしょう。しかし、FAXがない場合、テレワークに切り替えたにもかかわらず出社の必要が出てくるため、通勤の手間が発生します。

デジタルツールであれば、自宅でデータを受信することが可能です。取引先にデータを送信することも可能ですから、テレワークの恩恵を最大限に受けられるでしょう。

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セキュリティを強化できる

FAXを廃止することで、セキュリティを強化できます。

FAXを使う場合は紙でのやり取りになるため、誰でも閲覧が可能です。情報漏洩のリスクがあるだけでなく、機密情報を持ち出される恐れもあるため、書面を厳重に保管しなければなりません。

データであれば、閲覧制限を設定できます。機密情報は上層部のみがアクセスできるフォルダに保管できるため、セキュリティ面も安心です。

FAX廃止を検討する企業におすすめの代替手法

FAX廃止を検討するのであれば、代替となる手法を決めておく必要があります。ここでは、4つの手法を紹介します。それぞれの使い方と特徴を確認してみてください。

インターネットFAX

インターネットFAXとは、インターネットを通じてFAXを送受信するものです。インターネットを使うため、書面はデジタルデータとなりパソコンやスマホからデータの送受信が可能です。インターネットFAXを利用する流れを見てみましょう。

インターネットFAXは、取引先がFAX機を使用していてもデータの送受信が可能です。こちらから送ったデータは取引先のFAX機から紙として出力されるため、取引先がFAXを廃止しないことが理由でデジタルツールに移行できないとお悩みの方におすすめです。

月々1,000～2,000円ほどサービスの利用料が必要となる点は、あらかじめ理解しておきましょう。

クラウドストレージ

企業間で共有できる、クラウドストレージの活用もおすすめです。ストレージにデータを保管しておけば、取引先がストレージにアクセスしてデータを確認できます。手間いらずでデータを共有できるため、デジタルツールに慣れていない人でも使いやすいツールです。クラウドストレージの使い方を見てみましょう。

最初にストレージへのアクセス権や閲覧権限などを設定する必要があるものの、設定後はデータを移すだけで済むため、手軽に使えます。ストレージへのデータ移行はコピー&ドラッグでかんたんに行えるため、誰でも手軽に利用できるでしょう。

一点注意したいのが、個人向けと法人向けのサービスがあることです。高度なセキュリティ対策と大容量のデータ共有ができるものは法人向けとなり、利用料は一般的に月額20,000円以上となります。

サービスによって費用が異なるので、予算の範囲内の利用料を設定するサービスを選びましょう。

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メールやチャットツール

メールやチャットツールもFAXの代替となる手法です。メールはデータを添付して送信するだけ、チャットツールはチャット欄からデータを送信できるため、どちらも手軽にやり取りできるでしょう。

取引先と円滑にコミュニケーションをとりたい場合は、チャットツールがおすすめです。送信した文章がすぐに表示されるため、取引先もすぐに確認できます。チャットツールにもさまざまな種類があるため、各ツールの特徴を比較したうえで決めましょう。

電子契約サービス

あらゆる契約を電子化するなら、電子契約サービスの導入を検討することがおすすめです。電子契約サービスとは、インターネットを通じて契約を取り交わすサービスです。書面での契約は対面や郵送の手間があったものの、電子契約なら即日で契約を締結できます。

電子契約サービスは、電子帳簿保存法に対応しており、データを保管するフォルダ機能も付属しています。別途データ保管場所を用意する必要がなく、データ別に閲覧制限やアクセス権の設定も可能で、第三者にデータが漏れる心配もありません。

一点注意したいのが、サービス別に使える機能や利用料金に差があることです。どのような機能を求めるか、月々にどれくらいの値段なら支出できるかに応じて、最適なサービスを選びましょう。

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DX化を推進するなら電子契約サービスの導入がおすすめ

企業の業務効率化を目指すなら、電子契約サービスの導入もひとつの方法です。電子契約サービスを導入すれば、これまで書面契約にかかっていた時間や費用を大幅に削減できます。契約締結までの時間も一気に短縮されるため、社員の負担も減らせるでしょう。

ここでは、電子契約サービスについて、サービスを選ぶときのポイントを紹介します。

電子契約サービスとは？

電子契約サービスとは、電子契約を行う際に活用できるサービスです。電子契約は、メールで締結することも可能です。作成した契約書を取引先に送信し、受け取った人が電子署名を行えば契約は締結されます。

ただし、電子署名を行う際は電子証明書を発行しなければなりません。電子署名は契約書を受け取ることができれば誰でも行えるため、本人以外の人が署名することを防ぐためにも、電子証明書を付けて署名する必要があるのです。電子証明書は第三者機関である認証局から取得するため、申請から取得まで時間と手間を要します。

電子契約サービスを利用すればサービス側で電子証明書を申請、万全のセキュリティ体制のもと、契約書に署名できます。

このほかにも、電子契約に活用できる機能が多く付属しているため、電子契約を導入する際はサービスを利用することがおすすめです。

機能性・コスパに優れたサービスを選ぼう

電子契約サービスは複数提供されているので、それぞれを比較し、機能性・コスパに優れたサービスを選びましょう。サービスごとに、使える機能や料金が異なります。サービスによっては、利用プラン別に機能が制限され、全機能を使うには高額プランへの加入が必要なケースもあります。

まずは、電子契約を行ううえで、自社が求める機能について検討してみてください。求める機能を備えたプランが予算の範囲内であれば、サービス導入後のミスマッチを防ぐことができます。

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FAX廃止を検討するなら電子契約サービスを導入しよう

FAX廃止がいつになるかはわかりませんが、G4FAX規格は2025年1月で終了しており、代替となる手法探しを迫られている企業もあるでしょう。ここで紹介した代替の手法を参考に、自社で無理なく導入できる方法を見つけましょう。

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電子契約サービスでお悩みの方は、ぜひGMOサインをチェックしてみてください。