社員が共通の認識を持つために重要な役割を果たしている社内回覧の形態は、コロナ禍におけるテレワーク、そして働き方改革による在宅ワークの増加によって大きく変わりつつあります。
従来の社内回覧は紙面のため、会社に出社しなければ閲覧はできませんでした。しかしそれでは、テレワークや在宅ワークをする従業員にとっては大きなデメリットとなってしまいますし、企業にとってもマイナスの影響が懸念されます。
そこで促進されているのが、社内回覧の電子化です。企業にとっても従業員にとってもたくさんのメリットが期待できる電子化は、どのようなポイントを押さえるのが良いのでしょうか？
社内回覧の種類
社内で回覧される文書は、すべて社内回覧と呼ばれています。しかし社内回覧と一口に言っても複数の種類があり、どのような目的で回覧されるのか、またどんな役割を持っているのかが異なります。
社員の意見を上層部へ伝える社内回覧
社内回覧には、社員の意見を企業の上層部や役員へ伝える目的を持つ文書があります。これは上申書と呼ばれるもので、主に意見具申という役割があります。
多く回覧されるのはお知らせ系
社内で多く回覧される文書には、案内文や通知文などの文書があります。これらは、社員へ情報を通知することを目的としており、例えばイベントや行事の案内や、社員が知っておくべき情報が記載されている文書などがあります。
お知らせ系の文書の多くは、社員全員へ回覧されることを前提としているため、部署ごとに同じ内容のものが回覧される特徴があります。
透明性を高めるための文書
企業の経営や運営に関する透明性を高める目的の文書が、回覧されることは少なくありません。例えば会議の内容を記載した議事録は、会議に出席しなかった社員にも内容が分かるようにまとめられています。
また決済や承認を求める稟議書が回覧されることもあります。稟議書は社員全員ではなく、担当者など該当する関係者が対象となります。
社内回覧の電子化は可能
上記の目的を持つ社内回覧を、紙面ではなく電子化することは、決して難しくありません。近年では多くの企業がペーパーレス化に取り組んでおり、回覧文書の電子化を導入する企業も増えています。
ただし社内回覧を導入する際には、メリットやデメリットを理解した上で、正しく適切に導入することが必要です。
電子化のメリットは多い
社内回覧を電子化することには、たくさんのメリットがあります。
メリット1：効率的な情報伝達が可能
紙面の社内回覧では、回覧板を該当する社員に物理的に回しながら押印を受け取るため、どうしても時間がかかります。しかし電子化することによって、同じ内容の回覧を同時に複数の人へ届けることができます。より多くの人に素早く情報を伝達するなら、電子化された社内回覧の方が大きなメリットを期待できるでしょう。
メリット2：コスト削減
紙面の社内回覧は、作成された回覧の内容を印刷したり製本したりする費用が掛かります。人件費に用紙代、インク代など、企業によってはまとまったコストとなってしまうことが少なくありません。しかし電子化することによって、こうしたインク代や用紙代は不要となるため、企業にとってはコスト削減にもつながります。
メリット3：SDGsへ貢献
紙の使用を控えてペーパーレスを目指すことは、地球資源の消費を減らすSDGsに貢献できるというメリットもあります。地球にとって最大限にエコな事業運営をすることは、企業にとっての使命です。社内回覧の電子化によって、企業としての信頼度も高まるでしょう。
知っておきたい社内回覧の電子化におけるデメリット
多くのメリットが期待できる社内回覧の電子化には、どのようなデメリットがあるのでしょうか？デメリットを理解することによって、どんな内容の情報を電子化するべきか、またどんな内容は電子化すべきではないかが分かります。
初期費用がかかる
社内回覧を電子化する場合には、社員全員がアクセスできる設備を整備しなければいけません。社内に共通で利用できるパソコンが1台しかない職場環境で社内回覧の電子化を導入しても、業務効率化といったメリットを期待することは難しいでしょう。
初期費用は、パソコン導入費用だけではありません。ネットに接続する環境を維持するためのサービスを利用する際には費用が掛かりますし、パソコンの利用方法が分からない社員に対しては研修を実施する必要もあります。そうした初期費用は、ケースバイケースでまとまったコストになってしまうリスクがあります。
費用対効果は未知数
社内回覧を電子化することによって得られる費用対効果は、企業や環境によって大きく異なります。得られる効果、そして導入して運用するまでにかかるコストや労力などを比較した上で、電子化が本当に企業にとっても従業員にとってもプラスとなるのかどうかを、慎重に判断しなければいけません。
セキュリティ対策は重要な課題
社内回覧の電子化において、セキュリティ対策は重要な課題となります。インターネットにアクセスできる人が誰でも閲覧できる状態では、残念ながらセキュリティ対策は十分とは言えませんし、情報が漏洩する原因にもなってしまうでしょう。
社内回覧を電子化するならワークフローシステムが必須
社内回覧を電子化する際には、どのような順序や方法で承認や決済を行うかといったワークフローを事前に決定しておくワークフローシステムが必要不可欠です。ワークフローシステムがなければ、社員に対して社内回覧を送っても、閲覧するだけで終了してしまいます。しかしそれでは、承認や決済といった重要な判断を電子化することはできません。社内回覧を電子化する際には、具体的にどんなポイントを押さえたワークフローシステムが必要なのでしょうか？
社内回覧の基本的な流れは変えずに電子化する固定機能
電子化されたワークフローで重要なことは、紙面で回覧していた文書の形態を電子化しながらも、回覧して承認する順序などはできるだけ従来の方法に従うことです。これはワークフローの固定機能と呼ばれており、社内文書を回覧する順序を事前に設定できるというものです。
順番を変えることなく電子文書を回覧することによって、各担当者が承認をしたら次の担当者へ回覧されるという順序を守れるというメリットが期待できます。
ワークフローシステムにはいろいろな種類があります。中には、こうした固定機能が搭載されていないものもあるため、システムを導入する際には固定機能の有無を確認することをおすすめします。
権限を付与することでセキュリティ対策
社内回覧の電子化で重要となるセキュリティ対策では、限られた人しか閲覧できないような権限を付与する必要があります。これはワークフローシステムに搭載されている機能で、文書を閲覧できる閲覧権限に加えて、承認が必要な際には承認できる権限など、複数の権限から選択し、事前に設定が可能です。
ワークフローシステムの中には、アクセスできるパソコンのIPアドレスを制限することでセキュリティ性を高め、関係者でなければ閲覧できないようなアクセス制限を設定できるシステムもあります。
どんな内容に使えるかを想定した上でシステム選択
ワークフローシステムには、社内回覧を目的としたものもあれば、対外的な取引先との業務契約などにも活用できるハイスペックなシステムもあります。具体的にどんな目的でシステムを導入するのかは企業によって異なるため、目的とニーズを考えながら導入するワークフローシステムを決めると良いでしょう。
多くのワークフローシステムでは、対外的な契約業務にシステムを使う場合には、追加料金やオプション料金が発生することが少なくありません。そうした費用面に関しても、事前に複数のシステムを比較検討しておくことで、費用対効果を最大に近づけられます。
社内回覧を電子化する際の注意点
社内回覧を電子化する際には、どのような注意点を踏まえたらよいのでしょうか。
ルールを最初に決めておく
電子化された社内回覧に限ったことではありませんが、社内回覧を作成する際には、事前にルールを決めておく必要があります。例えば、回覧を閲覧したら必ず返信するというルールを事前に決めておけば、誰が閲覧したかを回覧文書作成者が把握しやすくなるでしょう。
また、企業の規模が大きくなればなるほど、社内回覧を電子化してもすぐに閲覧しない人や不在者などの問題が起こりやすくなります。その場合には、社内回覧はそこでストップしてしまいます。不在者は飛ばして良いというルールを事前に決めておけば、社内回覧がスムーズに迅速に回覧できます。
作成方法には注意が必要
社内回覧の作成方法は、紙面でも電子化されたものでも、基本的には大きく変わりません。できるだけ簡潔に内容を伝えられるよう、社内回覧を作成する側は文書作成スキルが求められるでしょう。例えば、タイトルは分かりやすくし、内容がざっくりと 理解できるタイトル作成をすることは、電子社内回覧では必要不可欠です。
また、ビジネス文書を作成する際には、どうしても前置きや結びの言葉で丁寧な感じを出すのがマナーと考えられていますが、社内回覧では不要です。簡潔に伝えたい内容のみを箇条書きなどで伝えることが必要です。
名簿とチェック項目で管理
社内回覧を電子化する際には、誰に文書を回覧するのか、そして誰が閲覧したのかが分かるよう、名簿やリストを別途で作成しておくことも重要です。こうしたリストがなければ、誰が閲覧したのかを把握しづらくなり、後からわざわざ一人ひとりに確認するという作業が必要となってしまいます。コスト削減効果が期待できる社内回覧の電子化では、できるだけステップごとに効率的かつ効果的な方法で電子化対策をすることが求められます。
