働き方

2020年8月31日

2021年4月23日

リモートワーク時の業務報告書の書き方と、わかりやすく書くポイント

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)拡大防止のため、会社に出社しない在宅勤務が推奨されている現在、働き方は大きく変化しています。リモートワークやテレワークでは、同僚や上司などの目が届かない場所で業務を行うことが基本となるため、重要視されるのが業務報告書です。きちんと書いたつもりでも、うまく作業内容が伝わらなければ出し直しを求められることもあるでしょう。

ここではリモートワーク時の業務報告書の書き方と、わかりやすい内容を書くポイントを説明します。

リモートワークで業務報告書が重要になる理由は?

リモートワークは、社員にとって通勤の必要がないというメリットがある一方で、労働時間を証明することが難しいという課題があります。オフィスで上司や同僚と一緒に仕事をする場合と違い、本当に業務を行っていたのかを確認するには社員からの自己申告に頼らざるを得ません。

そこで、企業や上司が従業員の作業内容を確認するため提出を求めるのが、業務報告書です。

リモートワークで業務報告書が重要になる理由は?

業務報告書は社内向けだからと、手間と時間をかけずに簡単に済ませてしまうかもしれません。しかし、上司や会社は、業務報告書に記載された内容を読んで従業員の業務を確認することになるため、出社していた場合よりも詳しく、かつ伝えやすい文章で書く必要があります。もしうまく伝えられなかったときは、自分が実際に行っていた作業を過小評価されてしまう可能性もあるので、しっかりと記載しましょう。

リモートワーク時の業務報告書の書き方

リモートワーク時、業務報告書は会社・従業員のどちらにとっても重要なことがわかりました。それでは具体的にどのような内容を書けばよいのでしょうか。ここでは社内ルールがないケースを想定し、Wordなどで業務報告書を書いてメールで送付したり、業務報告アプリなどのツールで作成したりする場合の各項目の書き方と、チャットで送付する場合の書き方を紹介します。なお、業務報告書のフォーマットについては、テンプレートを提供しているサイトやサービスも多くあるため、自社にあったものを選択して活用するのもよいでしょう。

業務内容

その日に自分がどのような作業を行ったのかを詳細に記載します。成果物があれば内容を記載し、職種によって成果物がない場合には具体的な業務内容を書きます。もし移動やオンラインミーティングなどがあった場合は開始時間、終了時間、内容も書きましょう。

翌営業日の作業予定

次の日にどんな作業を行う予定なのかを記載します。「いつ、何を、どのくらいするか」をきちんと伝えなくてはならないため、作業内容を午前や午後、場合によっては時間に区切って具体的に記載します。

所感

当日の作業中に気がついた点や、課題、問題点などを記載します。

特記事項

業務内容や所感以外に伝えたい内容などを書きます。上司に相談したいことや不安に思っていることなどを書きましょう。

コメント欄

業務報告書を読んだ上司などが記載する欄で、自分では何も記載しません。

チャットなどで報告する場合

チャットを使って業務報告を求められた場合でも、伝える内容は報告書と違いはなく「今日何をしたか」「成果」「明日何をするか」を伝えます。チャットの場合、報告内容が不足していたらその場で上司から質問があるかも知れませんが、質問を受けずに済むよう、きちんと内容をまとめてから送ることが重要です。

わかりやすい業務報告書を作成するポイント

ここではわかりやすい業務報告書を作成するために、重要な項目となる「業務内容」「所感」そして「作業予定」について、書き方のポイントを具体例とともに解説します。

わかりやすい業務報告書を作成するポイント

「業務内容」のポイント

報告書は文章ですが、長く書く必要はなく、むしろ箇条書きで簡潔に書くほうが、内容が伝わりやすくなります。具体的には何時から何時まで、どのような作業を行っていたかを書きましょう。書くべき内容は「いつ」「何の」「どんな作業を」「どれくらいの時間」です。

簡潔とはいえ、具体的に内容がイメージできるように書かなくては作業内容が伝わらないため、例えば「プログラム作成」ではなく「●●プロジェクトの●●に関するプログラムの作成」や、「営業資料」ではなく「●●社向けホームページリニューアル提案資料の作成」と書くとよいでしょう。また、こうした作業が数日にまたがるのであれば、進行状況を記載することも重要です。

完了までのおおよその日程や進捗、ステータスも併記すると、上司や同僚の不安を無くすことにもつながるからです。

「所感」のポイント

所感は書き方を間違えると、その日の感想を書いただけになってしまうので注意が必要です。感想文にならないためのポイントは、事象と改善策を書くことです。

「数時間Excel作業のコピーアンドペーストをしていて疲れた」や「オンラインミーティングの集合時間を間違えて迷惑をかけた」では単なる感想文です。これを「Excelでのコピーアンドペースト作業に時間がかかったため、ツールの作成や導入を検討したい」や「オンラインミーティングの日時を間違えたため、今後はあらかじめアラームの設定を徹底する」というよう書き換えることで、業務としての所感となります。

「翌営業日の作業予定」のポイント

明日以降何を行うか記載するだけですが、内容をイメージできるように具体的に書く必要があります。これは、業務報告や所感にも言えることですが、直属の上司以外が読んだ場合でも、部署専門の言葉以外は理解できるよう意識して書かないと報告書の意味がなくなってしまいます。例をあげると「部長に依頼された資料作成」や「●●さんの作業を手伝う」では具体的な作業が理解、想像できないのです。

「A社向け“広告の出稿状況と費用対効果”資料作成(●●部長指示)」や「営業部サポート(●●向けExcelマクロ作成)」などのように、誰が読んでも、また1カ月後に読んでも理解できるように書くことが重要です。

(まとめ)業務報告書は第三者目線で読み返し「伝わるか」を確認

業務報告書は作業内容を簡潔かつ具体的に記載し、きちんとその内容を上司や会社に伝えることが重要です。書いた業務報告書がわかりやすいものになっているか確認するには、一度、第三者の目線になって読み返すとよいでしょう。もし、説明が足りないと感じる部分があれば追加し、補足しましょう。業務報告書は、文字で自分の作業内容を伝える、重要なコミュニケーションのひとつです。

また、報告書に承認印が必要な場合は、電子印鑑を利用することで、メールやチャットでのやり取りも可能です。電子印鑑を利用できるだけでなく、簡便な承認フローも実現できる「電子印鑑GMOサイン」を利用するのもおすすめです。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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