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社員として採用されると、一般的に雇用契約書が交付されます。雇用契約書には、勤務時間や賃金などの労働条件が記載されているため、非常に重要な書類と言えます。
しかし、企業によっては雇用契約書を交付しないところもありますが、法的な問題はないのでしょうか？本記事では、雇用契約書を交付しない場合に考えられるトラブルや対策について詳しく解説します。
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雇用契約書とは、企業と労働者が労働契約に合意したことを示す書類です。記載されている内容は、休日や福利厚生といった労働条件がメインであり、賃金の金額や計算方法、支払い方法なども記されています。
雇用契約書には、労働の契約期間や始業・終業時刻について明示しなければいけません。また残業の取り扱いや休憩時間のルールなども、雇用契約書に記載する必要があります。そして賃金についても、雇用契約書に計算方法や支払い方法、締切日や支払日などを詳細に記載しなければなりません。
雇用契約書には、労働契約の内容を把握する重要な役割があります。そのため多くの企業では採用時に雇用契約書を交付しますので、渡さないと違法行為に該当するように思えるでしょう。
しかし、実は雇用契約書の交付に法的義務はありませんので、交付しなくても違法行為には該当しないのです。
雇用契約書を交付しなくても、違法行為に当たりません。しかし、交付しなければ違法行為となってしまう雇用契約書に類似した書類も存在します。それが、労働条件通知書なのです。
労働条件通知書とは、企業が労働者に対して労働条件を明示するための書類です。書かれている内容は雇用契約書と大差ありませんが、労働条件通知書は労働者に対して交付する義務が法律によって定められています。
また2019年の法改正によって、労働条件通知書は電子交付でもOKとなりました。
労働条件通知書は、労働者の雇用形態に関わらず交付することが義務付けられています。そのため正社員だけでなく、アルバイトやパート、日雇いの労働者などに対しても労働条件通知書を交付しなければいけません。
雇用契約書と労働条件通知書に記載されている内容はほぼ同じですが、手続きなどの面で違いがあります。それぞれの違いについてわかりやすく解説します。
まず雇用契約書の作成には、法律上の義務はありません。しかし、労働条件通知書は作成義務があるので、この点が最も大きな違いと言えるでしょう。
（労働条件の明示）
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
引用元：労働基準法 | e-Gov法令検索
雇用契約書には、具体的な記載内容は法令で規定されていません。一方労働条件通知書では、記載すべき内容が法令で明記されているため、必要事項が漏れていると違法になってしまいます。
雇用契約書は、企業と労働者が合意した上で署名と押印を行います。合意がある点が前提であるため、合意がなければ雇用契約書は締結できません。
しかし労働条件通知書は、合意がなくても交付できる特徴があります。なぜなら、企業が労働条件を労働者に伝えるためだけに作成される書類であるため、労働者の合意は不要なのです。
雇用契約書を作成しておかないと、働く前に合意しておいた労働条件が働き始めてから守られているかどうか書面で確認することができません。そのため、のちにトラブルとなってしまうケースは決して少なくないのです。
最も起こりやすいトラブルには、労働条件が採用時に聞いていた条件と違うことが挙げられます。求人情報や面接時に確認した労働条件に納得して入社してみたら、実際には大きく条件が違っていて「こんなはずじゃなかった」と後悔するケースがよく見られます。
そのような場合には、雇用契約書から条件を企業に再確認してもらえるでしょう。しかし雇用契約書自体がないと、「そんなこと言った覚えがない」「そんな話は知らない」と水掛け論になりかねないため、泥沼化してしまう恐れがあります。
雇用契約書があれば、基本的に就業規則も明記されています。しかし雇用契約書がないと、働き始めてみてから雇用主に有利な就業規則になっていることが判明したり、就業規則が違法な内容になったりしていたなどのトラブルが起こるかもしれません。
その中でも多く見られるトラブルは、残業時間の取り扱いです。実際の残業時間に対して残業代が著しく少ない、またはみなし残業制が導入されているなど残業代が思ったより少ないトラブルは数多く起こっています。
そのため、就業規則は雇用契約書もしくは事業所にある書類から確認しておきましょう。
雇用契約書を締結していても、退職や解雇の際にはトラブルが起こりやすいです。そのため、退職に関するルールを書面で明示しておけば、トラブルを未然に防げるでしょう。
例えば、病気などで復職が難しい従業員に対して解雇できるのかどうか、無断欠勤や遅刻が多いため解雇したい、履歴書に虚偽の内容を記載していたなど考えられる解雇理由は多種多様です。そのような場合に雇用契約書がなければ、企業で従業員を解雇できるかという線引きが不透明になってしまいます。
そのため、雇用契約書を交付することは、労働者だけでなく企業にとっても大きなメリットがあるのです。
雇用契約書を交付するメリットは、以下の通りです。
雇用契約書には労働条件がまとめられていると、万が一労働者が企業を相手に訴訟を起こした場合でも、解決策が見つかりやすくなります。雇用契約書の内容をもとにお互いの認識のずれを正して、適切な解決策が模索できるでしょう。
雇用契約書を電子契約で締結すれば、作成や保管にかかる事務負担を軽減できます。また労働条件通知書も合わせて処理できるので、非常に便利です。
雇用契約書を作成する際には、ポイントを押さえておけばトラブルの発生を予防できます。具体的なポイントをお伝えしましょう。
雇用契約書には、必ず書くべき事項や書いてはいけない事項といった明確な線引きはありません。そのため、労働者にとって重要だと思われる事項を幅広く網羅すれば、トラブルを防げるでしょう。
労働時間には、変形労働時間やフレックス時間、みなし労働時間などさまざまな制度が存在します。労働者にとって非常に重要な事項ですので、労働時間はわかりやすくかつ詳細に記載しておきましょう。
近年では民間企業で使う書類だけでなく、行政への手続きに必要な書類も電子化が義務化されるようになり、国全体で電子化が進められています。労働条件通知書でも電子交付が認められています。
そのため、労働条件通知書の交付や契約・取引、公的な手続きなどに対応するために、電子契約サービスを導入することが必須になっていると言えるでしょう。そこで役立つのが、「電子印鑑GMOサイン」です。
労働条件通知書などの書類を電子上で保管できるため、検索しやすく確認もスピーディーに行えます。そのため、トラブルの発生を未然に防ぐ効果もありますので、まだ導入していない企業はぜひご利用ください！
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