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「工事完了報告書とは何のためにいるの？」
「工事完了報告の作成方法を知りたい」
工事完了報告書は工事が完了したことを報告する書類です。契約どおりに工事したことを元請業者へ説明する書類として提出が求められるため、正確な作成が必要とされます。
しかし、工事完了報告書を作成するうえで上記のような疑問や悩みをお持ちの人も多いでしょう。
この記事では、工事完了報告書の作成ガイドとして基本内容や書き方、テンプレートなどを紹介します。また、近年のDX推進に伴う電子化の可能性についても解説します。
この記事を読み終えると、工事完了報告書について理解し、作成に取りかかることができるでしょう。
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工事完了報告書とは建築やリフォームなどの工事が完了した際に、工事の経緯や成果を報告するために作成する書類です。施工内容を明確化することでトラブルの発生を防ぎ、関係者全員が安心して進行状況を確認できるメリットがあります。
ここでは、工事完了報告書の「作成義務の有無」と「役割」について詳しく解説します。
工事完了報告書は法的に義務化された書類ではありません。つまり、作成しなくてはならない書類ではないのです。ただし、取引先とのトラブル防止に重要な書類と認識されているため、多くの建設会社や工事業者が慣習的に作成しています。
工事完了報告書の重要な役割は、以下の3つです。
これらの役割が取引先とのトラブル予防や引渡し後のスムーズな支払い手続きを可能にします。
工事完了報告書を作成する主な方法は、以下のとおりです。
それぞれの作成方法について詳しく解説します。
自社独自の工事完了報告書を作成する場合には、ExcelやWordを活用すると効率的です。ExcelやWordは高い自由度でカスタマイズが可能であり、使いやすいオリジナルの工事完了報告書を作成できます。
工事完了報告書を一から作るため、最初は時間はかかりますが、一度汎用性のあるフォーマットを作成すればその後も調整すれば使えるようになります。
工事完了報告書の定型フォーマットは文房具店やネット上で購入できます。一般的な項目が網羅されており、初めてでも作成しやすい内容が特徴です。
工事完了報告書を一から作成する手間や時間をかけたくない場合は、市販の工事完了報告書を活用するのもひとつの方法です。
多くの元請業者は独自の工事完了報告書フォーマットを用意しているため、下請け業者は指定の書式として作成することが求められます。
元請業者の様式は元請業者が管理しやすいように設計されており、下請け業者はそのフォーマットに慣れるまでは時間が必要なケースも考えられるでしょう。
一方で、元請業者の書式を使うことで、必要な情報はすべて盛り込まれていますから、漏れなく記載することが可能です。結果として、スムーズな提出と確認プロセスを実現できるでしょう。
工事完了報告書は記載内容が多くありますが、主な項目は以下のとおりです。
それぞれの項目内容について見ていきましょう。
表題には「工事完了報告書」と記載します。作成日は工事完了報告書の提出日です。
工事完了報告書には、自社で割り振った工事ごとの管理番号を記載します。特定の番号を割り振ることで自社での管理が容易になるでしょう。
管理番号が設定されていることで問い合わせがあった際に、誰が応対しても工事内容の特定が容易にできるため、スムーズな応対につながります。
ただし、管理番号を重複して採番しないように管理番号を発行する責任者の指定や定期的な点検などの管理が必要です。
元請業者の業者名を記入します。必要に応じて住所や電話番号も記載します。なお、法人格は省略しないように記載してください。
| 略称 | 正式名称 |
|---|---|
| （株） | 株式会社 |
| （有） | 有限会社 |
| （同） | 合同会社 |
| （資） | 合資会社 |
| （名） | 合名会社 |
正式な書類では正式名称で記載しましょう。
工事業者と現場責任者の名前を記載します。現場管理が複数人いる際は、誰か一人ではなく責任者を記載することに注意が必要です。
現場の名称を工事の現場名に記載します。工事の住所ではなく、工事した箇所を具体的に記載しましょう。
たとえば、大型商業施設建設のプロジェクトでは多くの工事業者が工事を担当します。自社が担当した現場が正確にわかるような具体的な記載が重要です。
工期は着工日から完了日までの期間を正確に記載する必要があります。具体的な工事期間から計画通りに工事を進行できたがどうかを把握するために必要な情報です。
元請業者と自社、双方にとって今後の建設計画や工事を請け負う際のスケジュール管理における資料として役立つでしょう。
工事費用は予算管理にも影響を与える数値であるため、正確な記載が求められます。工事全体の費用とともに各項目の費用内訳の提示が必要です。
材料費や人件費、雑費などの項目を記載して必要な費用だったことを証明します。さらに証明資料として、領収書や納品書の保管を行いましょう。
工事内容には工事や取引に関する内容を記載します。契約内容が実施されているかを相互で確認するため、追加工事が発生した際には、どの部分をなぜ工事したかなどを詳細に書くことが必要です。
工事完了報告書にて伝えきれていなければ、現地確認時や引渡し時の確認の際に混乱が生じるリスクもあります。
工事完了時の写真は、工事の成果や進捗内容を伝えるために重要な資料です。工事前後の比較写真や工事進捗の写真があると、文字より多くの情報を伝えることが可能です。一連の工事を視覚的に理解するために欠かせません。
工事完了報告書の具体的な記入内容を記載したテンプレートです。様式を導入前の人は、ご自由にご利用ください。
工事完了報告書
報告日：令和6年2月5日
株式会社○○ 御中
住所：東京都新宿区西新宿1-1-1
会社名：株式会社△△
代表者名：□□ 印
下記の工事が完了しましたので、ご報告申し上げます。
1. 工事名称：●●●●工事
2. 工事場所：●●●●
3. 工事期間：令和5年☓月☓日 ～ 令和6年☓月☓日
4. 工事内容：
当初契約内容：
・
・
・
・
追加・変更内容：
・
・
5. 工事代金：
1）当初契約金額内訳
項目 金額
①
②
③
当初契約金額計
2）追加・変更金額内訳
項目 金額
①
②
追加・変更金額計
3）最終工事代金
当初契約金額計
追加・変更金額計
小計
消費税（10%）
合計金額
6. 完了確認事項
☑ 契約書・仕様書に基づき完了
☑ 追加・変更工事を含めて完了
☑ 現場の片付け・清掃完了
7. 添付資料：
☑ 工事写真
☑ 施工図面
☑ 材料証明書
☑ その他（施工管理記録）
上記の通り、工事が完了したことを報告いたします。
================================================================
発注者確認欄
確認日：令和6年2月5日
上記工事の完了を確認いたしました。
確認者： ■■■ 印
以上
工事完了報告書の正確な作成が、お互いの信頼関係につながります。わかりにくい内容や誤った記載は、報告書の信頼性を損ないかねません。
正しく伝えるために押さえておきたいポイントや注意点を解説します。
金額に関する項目は元請業者と認識のすり合わせをしておくことが重要です。工事完了報告書は工事後のトラブルを防止するために必要な証拠書類になります。
追加工事や仕様変更などが生じていた場合は、具体的な記載が必要です。やり取りした元請業者の担当者や承認を得た日付、決定した内容は記録することで重要な証拠になります。
また、金額の根拠となる数量や単価は、元請業者の支払い金額に直接的な影響を与えるため正確に書く必要があります。誤った記載は工事完了報告書の証拠書類としての信頼性を低下させるため、複数人での確認をおすすめします。
なお、以下のような参考資料の添付は確実な証拠として有効です。
これらの資料を添付することで、より信頼のある工事完了報告書にするでしょう。
工事完了報告書の記入内容は元請業者ごとにことなるため、事前確認して記載漏れのない書類に仕上げます。
工事名称や工期、発注者情報などの基本的な情報は記入漏れがないよう注意が必要です。また、工事内容の詳細や使用材料、工事方法については、発注時の仕様書と照らし合わせながら正確に記載します。
記入後は必ずダブルチェックを行うことが、誤記や記入漏れの防止に効果的です。工事の規模や重要度によっては、上司の確認を追加することで工事完了報告書の信頼性を担保します。
記載漏れのない正確な工事完了報告書は、信頼関係の構築につながるでしょう。
工事完了報告書は文字での説明が多くなります。視覚的に情報を与えられる工事写真は重要です工事完了報告書へ添付するために必要な撮影箇所とタイミングは、主に以下のとおりです。
上記写真を添付することで、現場にいなくても一連の工事の進み具合や内容が把握できます。自社にとっては依頼内容を確実に工事した証拠となりますので、欠かせない資料です。
ただし、適当に撮影した写真では正確に伝えることができません。適切に撮影した写真が報告書の信頼性を高めることにもつながります。撮影する際に必要なポイントは、下表のとおりです。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 明るさ | ・自然光を利用する ・明るさが足りない場合は補助ライトを使用する |
| 構図 | ・焦点をあわせてブレにないクリアな写真を撮る ・工事箇所と全体がバランスよく伝わるように撮影する |
| 工事で重要なチェック部分 | 工事で安全性や完成度を確認するために必要な箇所を撮影する 【例】 ・基礎部分で建物の土台となる部分 ・配線や配管など工事の際にしか見れない部分 |
| 編集 | ・できるだけ自然な仕上がりを意識して写真の加工をさける ・編集ソフト利用時は写真内容を改善しないように気をつける |
| 複数アングルでの撮影 | あらゆる場所から撮影して重要な部分の把握が視覚的にわかるようにする |
作成した工事完了報告書は元請業者の依頼に応じた提出が必要です。また提出後も工事内容の確認などで必要となる書類のため、大切に保存します。ここでは工事完了報告書の提出や保管について解説します。
通常、工事完了報告書は工事完了後すぐに提出を求められます。主な提出方法は、以下のとおりです。
押印が必要な場合は工事完了報告書に押印して原本を提出します。提出時に自社の控えとしてコピーをとり忘れないように注意が必要です。
電子データでの提出を求められる場合は、PDFなど指定のファイル形式で作成します。近年のペーパーレス化の推進に伴い増加傾向であるため、電子化の取り組みは欠かせません。
また、提出期限は工事請負契約書に記載されている場合が多いため、必ず確認しておきましょう。
工事完了報告書の保存は明確に定められていませんが、5年間保存するのが一般的となっています。建設業法では営業に関する帳簿書類の保存期間が5年間と定められているためです。
工事完了報告書は法的義務のない書類ですが、自社での確認に必要になる書類なので保存期間の目安とするといいでしょう。
工事完了報告書は印紙税法上の課税文書にあたらず、押印義務もないため、取引先との合意があれば電子化しやすい書類です。
これまでは慣習として押印が必要であるケースが多くありました。しかし、2020年に施行された押印廃止に関する政府方針などから建設業界でもDX化による電子化は進むでしょう。
書類の電子化は作成時間や確認作業の短縮化やデータの一元管理に効果的です。工事完了報告書の正確性や信頼性が、より向上するでしょう。
工事完了報告書は記載項目が多く元請業者によっても異なり、事前確認と作成後のチェックは欠かせません。契約どおりに工事したことを説明するため、完成度の高い書類は今後の発注にも影響する可能性があります。
また、建設業界でもDX推進に伴う電子化への取り組みは欠かせません。工事完了報告書は印紙や押印の必要ない書類であるため、電子化へ取り組みやすいでしょう。
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