2021年9月1日、デジタル庁が新たに創設され、業務のデジタル化や電子契約、押印業務の電子化が推進されています。マイナンバーカードと保険証の連携も進められており、今後も日常のさまざまな場面で電子化の流れは進んでいくでしょう。
しかし、今でも紙の契約書がビジネスにおいて重要なことに変わりはなく、印鑑が使用される場面も多々あります。そこで本記事では、ビジネスでもよく使用される印章や印鑑について、名称による違いや種類、電子化によるメリットなどを解説します。
印鑑の電子化をご検討中の企業・担当者の方は、本記事の内容をぜひ参考にしてください。
印章・印鑑・印影の違いと用途
印鑑や印章という呼称について、判子（ハンコ）と同じ意味で使っている方も多いかと思います。しかし、印章・印鑑・印影はそれぞれ意味が異なり、ビジネスシーンにおいける間違いは許されません。
本項では、それぞれの違いと、どのような用途で使用されるのかをご紹介します。ぜひ覚えておきましょう。
印章とは
印章は、ハンコ本体のことを指します。印鑑と混同されがちですが、ハンコ本体は、印章が正式名称です。印章には、木や竹、石、象牙のほか、金属、合成樹脂でできたものもあります。
章の意味は模様のある印を意味し、徽章（きしょう）や勲章などにも章の漢字が用いられています。日常生活では、印章と印鑑を厳密に使い分けていませんが、知識の1つとして覚えておくとよいでしょう。
印影とは
印影は、印章に朱肉をつけ、紙に押した後に残る跡のことです。書類への押印や宅配物のサインなどで、「ハンコをお願いします」という時に用いられるのが印影です。
正しく表現すると、「ここに印象を押して印影をください」となりますが、日常生活では簡略化されています。細かく指摘されることは滅多にありませんが、意味を知っておくだけでも、ビジネスシーンで戸惑うことはなくなるでしょう。
印鑑とは
印鑑は、銀行印や実印として登録された印影のことです。少しややこしい表現ですが、印章を押して残した印影で、銀行や役所に登録したものが印鑑になります。そのため、お店で販売している印章を印鑑と呼ぶのは正確な表現ではありません。
印鑑と判子（ハンコ）の違いとは?
前述した通り、印章・印影・印鑑ではそれぞれ意味が異なります。そして、もう1つ混同されやすいのが、印鑑とハンコです。
印鑑は、銀行や役所などに登録している銀行印や実印の印影のことを指します。一方で、ハンコは印章そのものを指し、ハンコの正式名称は印章となります。日常生活では、印鑑とハンコは区別せずに呼んでいますが、正確には違うものであることは理解しておきましょう。
印鑑とハンコの語源
次に、なぜ印鑑やハンコという言葉が一般的になったのか、語源からその理由をご紹介します。
印鑑の語源
印鑑の語源は、押された印章が本物かどうか区別するため、照合に用いた鑑（かがみ）という台帳です。当時は印影を比較するには肉眼で行うしかなく、鑑に押された印影が本物の印章だとされていました。
公的機関に記録された鑑と照合し、押された印影が合っていれば印章は本物であると判断していました。そこから、鑑のことを印を記した鑑ということで、印鑑と呼ぶようになり、時代と共に印章そのものを印鑑と呼ぶように変化したといわれています。
ハンコの語源
ハンコの語源は諸説ありますが、最も有力な説は江戸時代の版画に使われていた版行・板行（ハンコウ）が転じ、判子（ハンコ）になったというものです。
江戸時代の印刷方法は、木の板に文字や絵を掘り、それを書物にする版画技術が一般的でした。同じ文字や絵を何回も刷ることになるため、次第に簡略化されてハンコと呼ばれるようになったといわれています。他にも、判を押す行動から、判行が省略されたという説もあります。
現代で利用されている印鑑の種類
現代でも事務処理や契約書など、色々な場面で印鑑（ハンコ）は利用されています。日常的に利用されている印鑑の種類は次の4種類です。
・認印（みとめいん）
・実印（じついん）
・銀行印（ぎんこういん）
・角印（かくいん）
それぞれの使用場面や特徴をご紹介します。
認印
認印は、荷物の受け取りや書留、日常的な業務で最も利用されるハンコです。文房具店や100円ショップでも大量に売られており、簡単に手に入ります。
シャチハタのようなインク浸透型もあり、使用しやすいハンコといえるでしょう。ただし、文房具店などで誰でも手に入れられる分、偽物も簡単に用意できる点が問題です。そのため、公的機関や契約書などの正式な印影が必要な場面には不向きで、普段使い以外の用途で使うケースはほとんどありません。
実印
実印は、自分の住民票がある市区町村役場で登録し、公的にも認められているハンコのことです。役所に印鑑登録を行うことで、実印と呼ばれるようになります。
認印とは違い、使われる材質は様々で、チタン製や琥珀製のハンコは高級感のある外観をしている点が特徴です。実印は、次のような手続きで必要とされます。
フルネームで作成するのが一般的で、偽造しにくく防犯性も高いハンコです。
銀行印
銀行印は、名前の通り銀行などの金融機関に届け出ているハンコのことです。金融機関で口座を開設する時や、窓口で手続きをする時に本人確認の目的で提出を求められます。
認印よりも使用頻度が少ないため、複数のハンコを持っている方はどれが銀行印かわからなくなりがちです。しかし、銀行で多額の現金を引き出したり、ローンを組んだりする際には提出が必須になるため、管理が重要なハンコです。
角印
角印は、印影が四角いハンコのことです。個人の氏名が彫られた角印や会社名の彫られた角印もあり、実印のようにも思えますが、性質としては認印に近いものです。そのため、実印のように役所への届け出は不要で、重要な取引で使うことはありません。
また、会社名が入った角印は社印とも呼ばれ、社内文書や領収書・請求書・見積書などに押されます。角印と似たものに丸印とも呼ばれる代表印もありますが、社印と代表印では用途が全く異なるため、兼用しないように注意してください。
印鑑登録・印鑑証明の手続きの方法
印章やハンコの中でも、市区町村に登録し、法的な効力も発生するのが実印です。では、実印として印鑑登録を行い、印鑑証明書を発行するにはどのような手続きが必要なのでしょうか。
個人と法人のそれぞれの立場から、印鑑登録の手続きと印鑑証明の発行手続きについて解説していきます。
印鑑登録の手続きの方法
まず、印鑑登録をどのような手順で行えばよいのか、順を追ってご説明します。
個人の印鑑登録
個人の印鑑登録を行うには、ご本人が住民登録している市区町村の役場で手続きを行います。市区町村によって指定がある場合は例外として、次のものを準備してください。
・実印登録するハンコ
・顔写真付きの身分証明証（運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど）
実印用のハンコは当然ですが、本人であることを役所が確認するために、顔写真付きの身分証明証も必須です。印鑑登録するには15歳以上という条件もあるため、身分証明証の提出をしなければなりません。
また、登録する印影のサイズは「8㎜以上25㎜以下」とされています。ただし、印影のサイズは市区町村で別途定義していることもあるため、登録前に市区町村の窓口やホームページで確認してください。
手続きが完了すると、カード型の印鑑登録証が発行され、以降の印鑑証明書の発行には印鑑登録証の提出が必要になります。
法人の印鑑登録
次に、法人の印鑑登録方法についても解説します。法人の場合は、本店の所在地を管轄する法務局で登録できます。
法人登記をしているのが法務局であるため、法務局の窓口で手続きを行わなければなりません。本店を管轄する法務局について知りたい場合は、法務局のホームページでご確認ください。
法人の印鑑登録に必要なものは、次の通りです。
・会社の実印（代表者印が基本）
・代表者本人の実印
・代表者本人の印鑑証明書（発行後3カ月以内のもの）
代表者本人の印鑑証明書については、登記申請書の提出に使ったものをそのまま利用することも可能なため、希望する場合は該当項目にチェックを入れましょう。
法人の印鑑登録では、印鑑のサイズは「辺の長さが1㎝を超え、3㎝以内の正方形の中に収まるもの」という定義があります。印鑑は角型でも丸型でも構いませんが、一般的には丸型の印影の外側に会社名、内側に役職名を入れるパターンが多いです。
印鑑登録が完了したら、印鑑カードの手続きもあわせて行っておきましょう。印鑑カードについては、印鑑カード交付申請書を提出することで取得できます。
印鑑証明書の発行手続き
印鑑登録完了後は、個人も法人も印鑑カードで印鑑証明書を発行できるようになります。それぞれの発行手続きについてご紹介します。
個人の印鑑証明書
個人の印鑑証明書を発行する場合は、次の3つを用意しましょう。
・印鑑登録証（印鑑登録カード）
・顔写真付きの身分証明証
・発行手数料
上記を揃えて、市区町村の役場で発行してもらいましょう。なお、コンビニ発行に対応している自治体もあるため、確認してください。
また、万が一、印鑑登録証を紛失または破損してしまった場合、個人の印鑑登録と同じ手順で再登録が必要です。一度登録したものと同じハンコでも、違うハンコを用意しても構いません。
法人の印鑑証明書
法人の印鑑証明書は、各自治体にある最寄りの法務局や郵送、オンラインでも発行可能です。法務局で発行してもらう際は、次の2つを用意しましょう。
・印鑑カード
・発行手数料分の収入印紙
印鑑証明書交付申請書を提出する場合は、会社の商号・会社などの住所・印鑑提出者の資格・氏名・生年月日・印鑑カード番号の記載が必要です。証明書発行請求機が設置されている法務局の場合は、申請書の記入は不要です。
郵送の場合は、印鑑証明書交付申請書を法務局のホームページからダウンロードし、必要な収入印紙と印鑑カード、切手を貼った返信用封筒を同封して郵送しましょう。
オンライン申請の場合は、登記・供託オンライン申請システムに登録が必要です。しかし、窓口や郵送よりも手続きがスピーディで、かんたんに印鑑証明書を取得できます。法人の印鑑証明書発行は、利用しやすい方法を選ぶことをおすすめします。
電子署名なら印鑑と同等の法的効力が発生する
書面に印章で押印しなくても、現在は電子契約書による署名でも印鑑と同等の法的効力が発生します。取引先との商談や顧客との契約がスムーズになるため、電子署名の利用がおすすめです。
電子署名は、電子証明書とタイムスタンプの2つの仕組みで、本人性を担保できるようになっています。まず、電子証明書は第三者機関である認証局を経由し、公開鍵暗号方式と呼ばれるセキュリティ性の高い方法で安全性を証明しています。公開鍵暗号方式には、受信者と送信者しか開封できない暗号が付与されているため、署名した人が本人であると担保できるからです。
タイムスタンプは非改ざん証明が可能で、いつ文書が作成され、作成後に改ざんされていないことを時刻情報によって証明するものです。紙の書面の改ざんでは、いつ改ざんされたかの把握が難しいですが、タイムスタンプのある電子署名なら改ざんの時刻まで正確に把握できます。2つの仕組みで本人性が証明できることから、電子署名も印鑑と同様の効力を持つことが許されています。
契約で電子署名を利用するメリット
印鑑と同じ効果を持つ電子署名について、ビジネスシーンでどのようなメリットがあるのかご紹介します。
契約業務が効率化できる
電子署名の大きなメリットの1つが、契約業務の効率化です。書面での契約では、契約書を作成し、紙で発行、相手に確認してもらったうえで、印章で押印してもらう必要があります。
一方、電子署名ならメールなどで書面を添付、またはURLを貼付すれば、どれほど離れた相手でも瞬時に契約書を送付できます。印刷・郵送・製本の手間がかからず、相手に押印してもらうまでの待ち時間もないため、契約締結までが非常にスムーズです。社内においては、上司のもとに直接出向いて印鑑をもらう必要もなくなり、業務効率が大幅に向上します。
印紙税などのコストカットができる
電子署名を採用すれば、書面とは違い、印紙税やプリント代などの諸費用のコストカットができる点も大きなメリットです。電子署名を利用すれば、最大80%程度のコストカットも可能で、余分なコストを削減したい企業にとってもメリットになります。
デジタル化によるコストは若干発生しますが、契約業務の多い企業であれば、電子署名の方が結果的に大幅なコストカットになるでしょう。
セキュリティ性・ガバナンス強化につながる
契約書を電子化することで、紙での契約書に比べてセキュリティ性を高め、ガバナンス強化につなげることもできます。紙の契約書は物理的な保管が必要で、第三者による持ち出しや改ざんのリスクが常に付きまといます。権限のない人間によって、契約書が勝手に許可されたり、破損・紛失したりする危険もあり、セキュリティコストも決して安くありません。
一方、電子契約書ならデータの閲覧権限を設定可能で、タイムスタンプがあるため、履歴を確認すれば改ざんも容易に把握できます。サーバーが物理的に破損しない限り、データが紛失するリスクもほとんどありません。
電子署名でDXを加速しよう
本記事では、印章と印鑑の違い、印鑑登録・印鑑証明の手続き、電子署名のメリットなどをご紹介しました。印章を用いた印鑑の文化は日本独自のもので、昔から本人性の確認に用いられてきました。
しかし、現代では印影を確認しなくても、電子署名を利用すれば本人性を証明できるようになっています。紙の契約書よりもコストが安く、業務も効率化できるため、電子署名によるDX化は企業にとって急務といえます。
電子契約書の導入をご検討中の企業は、電子印鑑GMOサインの無料プラン（お試しフリープラン）から利用されてみてはいかがでしょうか。
