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社員、パート・アルバイトを採用したら労働条件通知書を渡すのが会社の義務 | 助成金の申請にも活かそう

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新年度が始まったこの季節、新しい人材の確保を積極的に進めている企業も多いでしょう。採用する方が決まり労働契約を締結する際は労働条件を明示しなければならないのですが、具体的には何をしたらよいのでしょうか?
本記事では、労働条件通知書について雇用主の方々の立場に基づいて解説いたします。

目次

2008年に施行された労働契約法

つい15年ほど前まで、日本には労働契約に関する体系的な成文法はありませんでした。労働条件の最低基準は労働基準法に定められており、民法に雇用に関する規定が数条あるものの大原則として労働関連法令の適用を受けるので民法上の雇用契約の定めがそのまま適用されることは多くなく、個別の法令等で部分的に必要に応じて規定されているという状態だったのです。
そのためトラブルが生じたときは、それまでに蓄積された過去の事案(判例)に沿って解決が図られてきましたが、さまざまな働き方が生まれ、新しい業種や職種も増えるなかで経営者や管理職があらゆる法令や判例を追いかけ続けなければならないとなると、とても大変です。

このようにして労働契約の基本的な考え方や共通原則、判例法理に沿った労働契約の内容の決定、変更に関するルールなどをひとつに体系化してまとめたものが労働契約法として制定されました

採用が決まったらすぐに労働条件通知書を渡そう

採用が決まったら、労働者と労働契約を締結します。労働契約とは、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立します(労働契約法第6条)。

労働条件は、労働基準法や最低賃金法で定める最低基準を下回らないように定めなければなりません(最低基準を下回る労働条件を定めてもその部分は無効となります。)

 

(1)労働条件通知書とは?

労働契約そのものは、口頭でも成立しますが、雇用側は、採用に際して、賃金、労働時間その他の労働条件を労働者に示さなければなりません
そのうち一定の事項については、書面の交付により、労働者に明示しなければなりません(労働基準法第15条、労働基準法施行規則第5条第4項)。違反者は30万円以下の罰金に処せられます(労働基準法第120条)。

労働者の方が希望する場合は、EメールやLINEなどのSNSのメッセージ機能、ウェブメールサービスといったデジタル上での明示も可能です。

出力して書面を作成できるものに限られますが、労働者の個人的な事情によらず、一般的に出⼒可能な状態であれば問題ありません。なお、第三者に閲覧させることを目的としている労働者の方のブログや個人のホームページへの書き込みは認められません。

(2)労働条件通知書に記載する事項

労働条件通知書に記載しなければならない事項は以下の通りです。

  1. 労働契約の期間に関すること
  2. 期間の定めのある労働契約の場合、更新の有無・更新の基準に関すること
  3. 就業の場所及び従事する業務に関すること
  4. 労働時間、所定労働時間を超える労働の有無、休憩、休日、休暇、交替制勤務の就業時転換に関すること
  5. 賃金の決定、計算及び支払い方法、賃金の締め切り及び支払いの時期に関すること
  6. 退職に関すること(解雇事由を含む)
  7. 昇給・退職手当・賞与の有無(パートタイム・有期雇用労働者)
  8. 雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口(パートタイム・有期雇用労働者)

 

このほか、以下の事項を制度として設けている場合には労働条件通知書に記載しておく必要があります。

  • 退職金に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金等に関する事項
  • 労働者に負担させるべきものに関する事項
  • 安全・衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
  • 表彰・制裁(懲戒)に関する事項
  • 休職に関する事項

(3)労働条件通知書のフォーマットは厚生労働省のウェブサイトに

上記を漏らすことなく1から労働条件通知書を作成するのはとても大変です。厚生労働省がフォーマットを用意しているので活用しましょう。フォーマットには記入の仕方やヒントも書かれています。

【参考】労働条件通知書(一般労働者用;常用、有期雇用型)

(4)就業規則と労働条件通知書の食い違いに注意する

就業規則は、労働条件や職場の規律について雇用側が定めるルールです。賃金規程や退職金規程なども就業規則の一部です。その事業場で常時10人以上の労働者を使用する場合には、必ず作成しなければなりません(労働基準法第89条)。

労働基準法は、就業規則を作成するにあたっては、労働者代表の意見を聴き労働基準監督署に届け出ることのほか、これを事業場の見やすい場所に掲示または交付するなどして労働者がいつでも見られるように周知しなければならないと定めています(労働基準法第 106条)。

採用に際して、労働条件通知書等の書面によって明示されなかった労働条件であっても、使用者から就業規則が周知され、その内容が合理的であれば、その就業規則の内容も適用されます。ただし、就業規則の内容を上回る労働条件を労働条件通知書等で合意していた場合には、その合意が優先します。なお、就業規則に定める基準に達しない労働条件を定める労働契約はその部分については無効となり、就業規則に定める基準によります。

事業が拡大し従業員が急速に増えている段階にある企業、さまざまな働き方や職種を用意している企業の場合は、就業規則の確認や労働条件通知書とのすり合わせも必要となるでしょう。必要に応じて社会保険労務士(社労士)や顧問弁護士に相談しながら作成することをお勧めします。

労働条件通知書はいつ渡すのか

労働条件通知書を受け取るタイミングは、労働基準法第15条で労働契約締結時と定められています。 内定ではなく即時採用・入社の場合は入社時に受け取りますが、内定期間がある場合は内定のタイミングで労働契約が成立と捉えることができるため、内定の通知とともに労働条件通知書を明示しましょう

まとめ|雇用関係助成金の申請のためにも労働条件通知書と就業規則の整備が重要

労働条件通知書の重要性と記載内容についてまとめました。採用が決まったら正社員だけでなくパート・アルバイトの方にも労働条件通知書を渡しましょう。口頭のみの説明は認められていません。
厚生労働省や自治体は、従業員の採用に積極的に取り組む企業やさまざまな働き方を支援する職場環境や人事制度を整備する企業に助成金や補助金を準備しています。これらを申請するためには就業規則や労働条件通知書や労働契約などを整備することが最低条件です。対象となる助成金や補助金の確認などを含め社労士や顧問弁護士の方に相談してみるのはいかがでしょうか。

労働条件通知書は、労働者の方が希望する場合は、EメールやLINEなどのSNSのメッセージ機能、ウェブメールサービスといったデジタル上での明示も可能です。

電子印鑑GMOサインは、労働条件通知書の保存や管理に便利な電子契約サービスです。

労働者の方にオンラインで労働条件通知書を送ることができ、ひな型を保管しておくこともできます。機能を十分に試せるお試しフリープランもありますので、この機会にぜひお試しください。

【参考】労働基準法関係 様式集(厚生労働省東京労働局)

 

 

 

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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