電子契約を学ぶ

2020年9月30日

契約書の正しい郵送方法と発送時のマナー│法令遵守でリスクを回避

契約の相手方に契約書を送付する際、コンプライアンスの観点から気を付けたい契約書の送付方法と発送時のマナーについて説明します。
また、最近では紙の契約書に代わってオンライン上で契約を作成・締結するケースも増えています。電子契約の概要や紙の契約書と比較した場合のメリットについて説明するとともに、電子契約システムの一つである「電子印鑑GMOサイン」を紹介します。

契約書の郵送に関するポイント

契約書は契約締結の証となる重要な書類ですが、実は、契約書を宅配便やメール便などの「郵送」以外の方法で相手に送付してはいけないのをご存じでしょうか。

契約書を送る際は、「郵送」する必要がある

契約書は、「信書」にあたります。信書とは、郵便法および信書便法で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定められているものです。「特定の相手に渡すとされているもの」であり、手紙や契約書に限らず請求書、結婚披露宴や会議の招待状、許可書、証明書なども信書に該当します。
信書は、法令で定められた方法で送付する必要があります。具体的には、郵便局=日本郵便株式会社(以下、日本郵便)もしくは国から許可を得た企業が提供している信書の郵送サービスを利用する必要があります。
ご存じの通り、追加料金を支払うことで配達状況の確認や不着の際の補償、相手方に届いたことを通知するサービスもありますから、これらを活用すれば、届いた・届いていないといったトラブルになるリスクも減らせるでしょう。

法令で定められた方法以外で送ると違法となる

メール便や宅配便など、郵便法や信書便法で認められていない方法で契約書を送付すると、法令違反となります。違反した場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されます。配送した事業者はもちろん、配送を依頼した側も罰せられる可能性があるので注意が必要です。

参考:「信書の送達についてのお願い」(総務省)

契約書を郵送する際のマナー

契約書を郵送する際、法令順守の観点以外にも気を付けたい契約相手とのやり取りについてまとめてみました。

配達記録が残るサービスを利用する

前述のように、万が一郵送の際のトラブルによって必要書類が受取人に届かなかった場合、発送したことが証明できないと水かけ論になってしまいます。こうしたリスクを回避するためにも、契約書を郵送する場合は、配達記録付きのサービスを利用するようにしましょう。たとえば、簡易書留や配達証明郵便(一般書留)、レターパックなどは、追跡番号から郵送物の所在を確認することができます。料金が多少割高になりますが、契約書の配達状況を知ることができるのでおすすめです。

クリアファイルにはさんで郵送する

手紙やお知らせは、折りたたんで封筒に入れることもありますが、契約書には紙(ページ数)の厚みや背表紙があることが多く、折りたたみには不向きです。とはいえ、契約書の一般的なサイズであるA4サイズの封筒に契約書を入れて送付するのも強度が足りず不安です。そこで、契約書を送付する際はクリアファイルに挟み込んだうえで封筒に入れることをお勧めします。契約書が折れ曲がらないようにするだけでなく、送付時の水濡れや汚損リスクを下げることができるからです。

宛先に部署名や担当者名を記載する

契約書郵送の際は、宛先に相手方の社名だけでなく部署名や担当者名も記載するようにしましょう。相手方には毎日膨大な数の郵便物が届いています。社名に加え、部署名や担当者名、差出側の連絡先などを記載することで、締結までの期間を少しでも短縮することを心がけましょう。

契約書を郵送する手間とコストを省ける電子契約とは?

紙の契約書の郵送時に気を付けるポイントについて説明いたしましたが、前述のとおり、紙の契約書のやりとりには多くの手間と時間、コストがかかります。郵送代は1通あたりでは数百円程度ですが、これが数十通、数百通となると金額もかさみます。さらに、紙の契約書には印紙が必要になる場合もあります。

この点、電子契約に切り替えることで、契約書の郵送にかけていた手間やコスト、印紙税を削減することができます。電子契約の内容とメリット、そして電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」についてご紹介します。

電子契約とは

電子契約は、契約内容が記載された電子データに電子署名や電子サインをすることで取り交わした契約です。もともと「契約」とは「約束」のことであり、口約束でも契約は成立しますが、電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は(記名押印や自署のある紙の契約書と同様に)本人の意思によって文書が作成されたと推定されることになっています。

電子契約のメリット

電子契約のメリットは、主にコスト削減・業務効率化・コンプライアンス強化の3点が挙げられます。何より紙の契約書の取り交わしに必要となる郵送代や印紙税も不要であることは大きなメリットです。たとえば、印紙税法の7号文書に該当する契約書となると1通につき4000円の印紙(契約書は両当事者がそれぞれ保管することが一般的ですから計8000円)が必要になりますが、電子契約では0円で済むのです。

また、郵送だけでなく印刷や製本、押印のプロセスもなくなりますから、契約締結までの時間も短縮され、双方の業務効率化にもつながります。もちろん契約内容の変更も手続きも簡単です。
さらには、クラウド上で契約書データや対応ステータスを管理することで進捗や進行の管理もできますし、閲覧権限を制限したりデータのバックアップを取ったりと、情報漏洩や紛失・消失などのリスクにも対応できます。紙の契約書を電子契約に置き換えることで業務の効率化が図れるだけでなく、セキュリティも強化できるのです。

電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」の特長

「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子契約サービスです。その特長である「便利な機能」「選べる署名タイプ」「充実したセキュリティ対策」の3点について説明します。

・便利な機能
「電子印鑑GMOサイン」は、オンライン上で契約を締結できる仕組みを持っているだけでなく、テンプレート機能や一括送信といった機能により大量の契約も手早く処理できます。また、契約状況の管理も容易ですので締結漏れのリスクも低減できますし、検索機能やフォルダ管理などにより契約書データをすぐに探し出すことができます。さらにはAPIを公開しているため、既存の基幹システムやCRM(顧客管理)システムなどとデータ連携させることも可能です。

・選べる署名タイプ
Agreeでは、メール認証によるシステムログで本人性を担保する「電子サイン」タイプと、電子認証局により厳格に本人確認・発行された電子証明書によって本人性を担保する「電子署名」タイプの2種類を採用しています。導入が簡単で業務上の負担が少ないのが「電子サイン」タイプの特徴であり、より厳格な本人確認を可能にするのが「電子署名」タイプの特徴です。契約の目的や重要性に応じて、適した方法を選択できるようになっています。

・充実したセキュリティ対策
政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接連携しており、厳密な本人認証を可能とします。またe-文書法や電子帳簿保存法などにも対応するセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与しており「改ざんされていないこと」を担保できる仕組みになっています。

それ以外にも、通信やファイルの暗号化、署名鍵の保管など多彩なセキュリティ対策を実施しており、誰もが安心して利用できる電子契約を提供できるよう努力しています。

参考:「電子印鑑GMOサイン」の特長

契約の郵送時にはコンプライアンスを意識。電子契約への切り替えも。

契約書の送付には、法令遵守の観点から注意すべきことがあることがわかりましたが、電子契約であればそもそも送付する必要がないので注意も必要ありません。しかも、電子契約には手間や費用を抑えられ、業務効率化を図れるというメリットまであることがわかりました。
業務効率化や長期的なコスト削減の効果を見据え、「電子印鑑GMOサイン」をはじめとした電子契約システムの導入をお勧めします。

「電子印鑑GMOサイン」とは?
Agreeは、電子サインと電子署名、2つの署名タイプが使えるので、あらゆるビジネスにおける契約業務の課題を解決いたします。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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