Web会議システムは、コロナ禍におけるテレワークの普及や業務効率化のために多くの企業に導入されました。現在では会議はもちろん、ウェビナー（セミナー）や研修、オンライン面接など多様な用途で使われるようになっています。

ただ、Web会議の普及により、さまざまなWeb会議システムが登場したことで導入する際、何を基準に選択すべきかで悩まれるケースも少なくありません。

本記事では、さまざまな種類が揃ったWeb会議システムのなかで、自社に合ったシステムを選択するポイントやおすすめのWeb会議システムを紹介します。

また、導入時の注意点や別途用意しておくべき機器、Web会議を効率的に進めるツール、サービスもあわせて紹介しますので、比較する際の参考にしてください。

Web会議システムを選ぶ際の比較ポイント

自社に合ったWeb会議システムを選択するには、さまざまな点をチェックする必要があります。なかでも重要な比較ポイントは次の6点です。

1.目的の明確化

冒頭でも触れたように、Web会議システムといってもその用途は多様なものとなっています。会社説明会やオンライン面接、研修など会議以外での利用も珍しくありません。まずは何を目的として導入するのか、その目的を明確にすることが重要です。

たとえば、自社でテレワーク社員も含めたミーティング中心であれば、少人数用のWeb会議システムでも問題ありません。しかし、100人を超えるようなウェビナーを目的としている場合は、大人数でも参加できるシステムが必要です。

まずは、何を目的にWeb会議システムを導入するのかを明確にしましょう。

2.操作性

誰もがかんたんに操作できるかどうかも、重要なポイントの1つです。

将来的に多様な用途で活用することを見据えて、多機能型のWeb会議システムを選択することは間違いではありません。しかし、基本的に多機能になればなるほど操作性は複雑になります。

その結果、Web会議システムの操作ができない社員が多くなり、誰も使わなくなってしまっては意味がありません。

Webリテラシーの有無に関わらず、最低限の機能は誰もがかんたんに操作できることが、システム選択には欠かせません。

3.安定性

画像が乱れたり、音声が途切れたりするシステムでは、ストレスが溜まり、スムーズな会議が実現しません。

また、安定性の低いシステムでは、相手に伝えたつもりでも伝わっていないといった事態も起こりえるため、重大なミスやトラブルにつながるリスクがあります。

安定性は、利用者側のインターネット環境に依存する部分も多いとはいえ、システム自体の画像や音声の質が低いものは避けた方がよいでしょう。

4.セキュリティ対策

Web会議システムはインターネット回線を使ってやり取りを行うのが基本です。そのため、第三者による不正アクセスや社員がデバイスを紛失したり、盗難されたりすることによる不正アクセスリスクが考えられます。

暗号化機能や接続セキュリティコード、IPアドレスによる参加者指定、端末認証機能など、セキュリティ対策が万全かどうかのチェックは欠かせません。

5.サポート体制

サポート体制が万全かどうかも必ずチェックする必要があります。特に海外製のシステムは、国内製に比べ最新の機能を搭載しているケースが多いものの、サポートはメールのみといったものも少なくありません。

電話でのサポートもあるか、使い方の説明は十分にしてくれるか、問いあわせてから回答までにどれぐらいの時間を要するかなどはチェックしておきましょう。

また、無料お試しサービスがある場合は、積極的に活用し、実際に導入するまでに疑問点を解消できるかどうかをチェックしておくことをおすすめします。

6.導入・運用コスト

初期費用が無料で安価で導入できても、運用コストが他よりもかかるケースは少なくありません。また、導入・運用コストが安くてもサポートが十分ではなく、トラブルが起きると長期間使えないといったケースも少なからず見受けられます。

Web会議システムを導入する際は、価格面だけを見るのではなく、さまざまな視点で他システムと比較しつつ検討することが重要です。

長期的に活用する視点で確認しましょう。

おすすめのWeb会議システム11選

現在、Web会議システムはシンプルなものから、多様な機能を持ったものまでさまざまな種類があります。ここでは、そのなかでも特におすすめのシステムをご紹介します。

Zoom

Zoomは、アメリカに本社を構えるZoom Video Communications社で、Web会議システムとして「Zoom Video Meetings」を提供しています。

チャット機能を使い、音声だけではなくテキストでの情報共有を行える上、AIによる会議内容の要約で効率的なコラボレーションも実現可能です。

プラン	Basic	Pro	Business
利用料金	無料	23,985円/年/人	32,985円/年/人
同時参加人数	100	100（オプションで人数増加あり）	300（オプションで人数増加あり）

Teams

Teamsは、Microsoft社が提供するコミュニケーションシステムで、そのなかの機能の一つとして、Web会議システムがあります。

ビデオ会議や電話会議のほか、バーチャルイベントでは、最大10,000人同時参加での利用も可能です。

プラン	無料	Essentials	Basic	Standard
利用料金	無料	599円/月/人	899円/月/人	1,874円/月/人
同時参加人数	100人	300人	300人	300人

バーチャルイベント機能を使うには、ベースとなる有料プランの契約をした上で、別途、Teams　Premiumの契約が必要です。また、上記プランはMicrosoft365のプランのため、一部Teams以外のOffceツール利用料金も含まれます。

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供するWeb会議システムです。Googleアカウントを持っていれば、無料でWeb会議を行えます。

主な機能として挙げられるのは、65以上の言語でコミュニケーションを行える字幕翻訳機能、会議内容をキャプチャする自動メモ生成機能などです。

プラン	無料	Starter	Standard	Plus
利用料金	無料	800円/月/人	1,600円/月/人	2,500円/月/人
同時参加人数	100人	100人	150人	500人

上記プランはGoogle Workspaceのプランのため、一部Google Meet以外のツール利用料金も含まれます。

RemoteMeeting

RemoteMeetingは、RSUPPORT株式会社が提供するプログラムのインストール不要なWeb会議システムです。

ドキュメント共有、録画、チャットなど多様な機能を搭載している上、相手の声がノイズなくはっきりと聞こえる技術によりスムーズなWeb会議を実現します。

プラン	従量制	定額制
利用料金	29円/分	990円/月/人
同時参加人数	無制限	無制限

letaria

letariaは、NTTコムウェア株式会社が提供するWeb会議システムです。NTTの高いセキュリティ基準をクリアしたシステムのため、ビジネス用途であっても安心して利用できます。

チャットやリアクション機能のほか、ネットワーク環境に応じた解像度切り替えや画面を最大4分割してそれぞれに資料を同時表示させることも可能です。

プラン	ユーザーID登録プラン	会議開催回数プラン
利用料金	8,000円～/5ID	5,000円～/月10回
会議開催回数	無制限	10～50回 ※回数によって料金変動
人数制限	5人～ ※利用人数や同時参加人数によって料金変動	なし

Slack ハドルミーティング

Slack ハドルミーティングは、アメリカに本社を構えるSalesforce社が提供するチャットツール「Slack」にある機能でWeb会議を行えるシステムです。

社内のチャットツールとしてSlackを利用していれば、そのままの使い勝手でWeb会議も行えるのは大きなメリットといえるでしょう。

プラン	フリー	プロ	ビジネスプラス
利用料金	無料	1,000円/月/人	1,800円/月/人
同時参加人数	1対1のみ	無制限	無制限

Chatwork Live

Chatwork Liveは株式会社kubellが提供するチャットツール「Chatwork」にある機能でWeb会議を行えるシステムです。

Slackハドルミーティング同様、ビジネスチャットとしてChatworkを使っている企業であれば、そのままWeb会議を行えます。

プラン	フリー	ビジネス	エンタープライズ
利用料金	無料	700円/月/人	1,200円/月/人
同時参加人数	1対1のみ	14人	14人

クラウド商談どこでもSHOWBY

クラウド商談どこでもSHOWBYは、株式会社かんざしが提供するWeb会議システムです。1対1でのオンライン商談や社内での面談に特化したシステムでありつつ、複数人（6人まで）でのWeb会議にも活用できるようになっています。

名刺管理サービスとの連携によるオンライン上での名刺交換機能、電子契約サービスとの連携によるオンライン契約など商談に欠かせない機能が満載です。

プラン	無課金タイプ	ユーザー課金タイプ	ルーム課金タイプ
利用料金	無料	1,980円/月/人	5,500円/月/部屋
商談回数	月間20商談まで	無制限	無制限

Waaarp

Waaarpは、岩崎通信機株式会社が提供するWeb会議システムです。作成した会議室にロックをかけ不審な入室者の入室を制限する機能により高いセキュリティを実現しています。

また、画面共有や話者優先表示、チャット機能などのほか、有料プランにはオプションでホワイトボード、議事録といった機能もそれぞれ100円（月額）で追加が可能です。

プラン	フリー	応接室	小会議室	中会議室
利用料金	無料	680円/月/人	980円/月/人	1,280円/月/人
拠点数	8(利用時間30分)	8	16	24

LiveOn

LiveOnは、ジャパンメディアシステム株式会社が提供するWeb会議システムです。コストを抑え気軽に利用できるクラウド版とお客さま独自のネットワークであるLGWAN内や閉域網にLiveOnサーバーを構築できる高セキュリティなオンプレミス版が用意されています。

パソコン（Windows）で利用する場合、資料共有やホワイトボード、録音・録画、チャット、アンケートなど多様な機能が利用可能です。

※料金や同時参加人数については要問合せ

Lite FreshVoice

Lite FreshVoiceは、エイネット株式会社が提供するWeb会議システムです。インストールレスかつ、主催者以外の参加者はメールアドレスの入力なく利用できます。

また、アプリをインストールするタイプの「FreshVoice」も用意されています。Lite FreshVoiceの同時接続が会議モードで15拠点、ウェビナーモードで30拠点を推奨しているのに対し、FreshVoiceは最大250拠点の同時接続が可能です。

※料金については要問合せ

Web会議システムの導入メリット

Web会議システムを導入することで企業はさまざまなメリットを得られます。そのなかでも大きいのは次の7点です。

1.時間と場所を選ばず会議が行える

Web会議システムはインターネット環境のある場所であれば、いつでもどこでも会議を開催できます。

そのため、テレワーク社員がわざわざ会議のためだけにオフィスに出社する必要はありません。結果として、オフィスに出社するための交通費や移動時間の削減にもつながります。

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2.会議室を予約する必要がなくなる

Web会議システムがあれば、会議をしたいのに会議室が予約で埋まっていてできないことがありません。

テレワークや外出中の社員がオフィスに来るのを待つ必要もなくなるため、スピーディーな意思決定もしやすくなり、業務効率化に大きく貢献します。

3.テレビ会議システムに比べ低コストで運用できる

従来、離れた場所にいる人と会議を行う際のシステムとして、テレビ会議がありました。しかし、テレビ会議システムはインターネット環境は必要としないものの、導入コストは数十万から数百万円かかるケースも少なくありません。

また、テレビ会議は参加者すべてが専用システムを用意する必要もあります。これに対し、Web会議システムは、インターネット環境さえあれば、後はパソコンやスマートフォンでも参加可能なため、低コストでの導入が可能です。

さらに、Web会議システムは、基本的にクラウドサービスのため、管理やメンテナンスの手間、コストもかかりません。従来のテレビ会議システムに比べ、導入はもちろん、運用にかかる手間やコストが削減できるのは大きなメリットといえるでしょう。

4.オフィスのペーパーレス化につながる

Web会議で使われる資料はデジタル化された書類です。紙の書類を郵送してから会議を行う必要はありません。

Web会議では、画面共有機能を使い、ExcelやWord、PowerPointで作成した資料を表示することが可能です。必要であれば後でメール送信したり、クラウドストレージにアップすれば共有できます。

Web会議システムを導入することでペーパーレス化が実現し、印刷や配布の手間も削減できます。

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5.社内の情報共有がしやすくなる

Web会議システムの多くは録画機能が搭載されているため、何かしらの事情で会議に参加できなかった社員も後から内容の確認が容易に可能です。

特に最近ではAIを活用し、会議内容の要約を自動で行える機能があるものもあり、会議を最初から最後まで閲覧する必要もありません。この機能があれば、議事録を取る手間も削減され、会議の大幅な効率化が実現できます。

6.優秀な社員獲得の可能性が高まる

たとえば、Web会議システムを使い、会社説明会やオンライン面接を行った場合、遠方に住んでいて会場まで行くのが難しいといった方でも参加可能です。その結果、新規採用のコスト削減だけでなく、さまざまな地域から優秀な人材を獲得できる可能性が高まります。

対面で実施した場合でも録画してアーカイブ視聴できるようにする方法もあるものの、Web会議システムを使うよりも大幅な手間やコスト高は避けられません。Web会議システムであれば、アーカイブ配信も容易に行えるため、新規獲得コストの削減が可能です。

7.社員間のコミュニケーション活性化につながる

テレワークは、出社にかかる時間やコストの削減、家庭の事情で出社できない社員にも働く機会を創出できるといったメリットがあります。しかし、テレワークは常に1人で業務を行うため、オフィスにいる社員に比べ、コミュニケーションをしにくくなるケースも少なくありません。

Web会議システムを使って定期的にミーティングをし、業務に関するやり取りをしていればコミュニケーションも自然と活性化します。

Web会議システムを導入する際の注意点

多くのメリットを持つWeb会議システムですが、導入する際にはいくつかの注意点があります。

事前にインターネット環境の整備を確認する

Web会議システムはインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも会議を行えるのが大きなメリットです。しかし、逆にインターネット環境がない、悪い環境では会議に参加できなかったり、できても画像や音声が途切れとぎれになったりしてしまいます。

導入時には、インターネット環境の整備を徹底しましょう。オフィス内であればそれほど問題はないものの、テレワーク社員の場合、自宅のインターネット環境は改めて確認しておく必要があります。

コミュニケーションを取りやすくする施策を検討しておく

Web会議システムは、対面に比べるとコミュニケーションを取りにくい場合があるため、導入時にどうすれば適切にコミュニケーションを取れるかを検討しておきましょう。

具体的には、画質や音質の良いカメラとマイクの設置や参加者アンケート機能があるシステムを選択することをおすすめします。また、議事進行者が適時モニターに向かって確認を取りながら進められるように、カメラを置く位置への配慮なども必要と考えましょう。

セキュリティ対策を検討しておく

Web会議システムはインターネット回線を利用するため、外部から不正アクセスをされるリスクがあります。これを避けるには、イントラネットの導入が有効です。

また、外出先から参加する社員のデバイスの紛失や盗難対策も必要となります。たとえば、スマートロックやMDM（Mobile Device Management）の導入、セキュリティアプリの利用などです。ほか、社員に対するセキュリティ教育も行っておきましょう。

Web会議に必要な機器

Web会議をスムーズかつ快適に行うには、Web会議システムとインターネット環境以外にいくつかの機器が必要になります。ここでは主な機器を見てみましょう。

デバイス

Web会議システムの多くはクラウドサービスで、ブラウザや専用アプリケーションを使って行います。そのため、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスは必須です。

Web会議システムの種類が対応しているOSや機種であれば問題ありません。ただ、あまり古い機種では、Web会議システムに対応できない場合もあるので事前に確認しておきましょう。

カメラ

Web会議システムを利用する場合、パソコンに内蔵されているカメラであっても参加者側は問題ありません。ただ、主催する側はパソコン内蔵カメラでは画質の面で問題があるケースもあります。

特に会社説明会やウェビナーなど参加者が100名を超すような場合は、1080p以上の解像度、200万画素以上の画素数、フレームレート30fps以上のカメラがおすすめです。

マイク

発言者の声を的確に届けるには、Web会議システムにあるノイズ低減機能を使って調整する必要があります。ただ、マイクに関しても、パソコン内蔵のものより外部マイクを使用したほうがいいでしょう。

USB接続が可能で、単一指向性のマイクがおすすめです。パソコンとの接続がしやすい上、ノイズが入りにくく、発言者の声をクリアに届けられます。

Web会議に便利なツールやサービス

多機能なWeb会議システムであれば、システムにある機能を使うことでほとんどのことが解決します。ただ、すべての企業で多機能なWeb会議システムが必要なわけではありません。

そこで、ここではさまざまな事情で機能を限定したWeb会議システムを選択した場合におすすめのツールやサービスを紹介します。

チャットツール

会話だけでは意思疎通が困難な場合には、テキストを使ったコミュニケーションが便利です。現在、多くのWeb会議システムではチャット機能がありますが、ついていない場合は別途、ビジネスでも利用可能なチャットツールを用意しておきましょう。

新たに導入しなくても、社内で使っているグループウェアのチャット機能を使用しても問題はありません。

オンラインホワイトボード

会議中は、さまざまな議題やそれに対する意見をホワイトボードに書き出します。また、ウェビナーでも重要な部分は口頭で説明するだけではなく、ホワイトボードに書き出すことで、参加者に伝えようとする場面もあるでしょう。

オンラインホワイトボードは、重要な部分の書き出しのほか、データの取り込みや転送、他サービスとの連携など多様な機能を持ったツールです。

Web会議であれば、参加者全員でホワイトボードを共有し、書き込みをしたり情報共有をしたりすることも可能です。

議事録作成ツール

会議では議事録を作成し、参加者同士で共有したり、当日参加できなかった社員が後から会議の内容を確認するのが一般的です。Web会議も同様に議事録を作成しますが、議事録作成ツールを活用すれば自動で議事録が作成されるため、全員が会議に集中できるようになります。

単純に会議内容全体を書き出すものもあれば、AI活用により会議のなかでも重要な部分を強調して要約してくれる機能があるものもあり、用途に応じた使い方が可能です。

スピーカーフォン

Web会議で自宅や外出先にいる社員にもオフィスにいる社員の声をはっきりと伝えるためのツールがスピーカーフォンです。

たとえば、オフィスの会議室で5～6人が集まり、それ以外は自宅や外出先から会議に参加する場合、会議室にいる社員が話しても聞き取りにくい場合があります。その際、テーブルの中央にスピーカーフォンを設置しておけば、誰の発言でもクリアな音質で聞き取ることが可能です。

また、外部の参加者の発言もスピーカーフォンで流れるため、聞き漏らすことなく、全員の意思疎通が図りやすくなるでしょう。

リアルタイム（ライブ）アンケートツール

リアルタイム（ライブ）アンケートツールとは、Web会議やウェビナー参加者がパソコンやスマートフォンから、リアルタイムでアンケートを実施できるツールです。

ウェビナーはどこからでも参加できるメリットはあるものの、対面に比べ質疑応答が難しい傾向にあります。そこでリアルタイムアンケートツールを使い、質問タイムを設定することで、幅広く質問を受け付けることが可能になります。

Web会議システム利用時によくある疑問とは

Web会議システムを活用する上で、よくある疑問点としては次のようなものが挙げられます。

Web会議システムの導入は目的の明確化、運用は事前の確認作業徹底が重要

Web会議システムは、いつでもどこにいても会議を行えるシステムとして、現在では多くの企業が活用しています。

ただ、さまざまな種類があるため、新たにシステムの導入を検討している企業担当者の方にとっては、何を基準に比較・選択すればよいかで悩まれるケースも珍しくありません。

Web会議システム選択でもっとも重要なポイントは、目的の明確化です。少人数でのミーティングで利用するのか、全国の支店を結んで大人数で会議をするのかなど特に利用人数については、明確にしておく必要があります。

また、会議以外でも会社説明会やオンライン面接、ウェビナーなどの用途で利用する場合は、アンケート機能やホワイトボード機能があるものがおすすめです。

そして、導入後の活用ポイントとしては、事前確認作業の徹底は欠かせません。会議に入ってからトラブルが発生するとそれだけで多くの時間を費やすことになるため、予備の機器を用意した上で接続テストも行うようにしましょう。