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特定記録郵便は送った事実を記録できる郵送サービスであり、業務で必要な重要書類を送付する際に役立ちます。
本記事では、うまく使うためにメリット・デメリットを詳しく解説します。また類似したサービスとして簡易書留もありますので、違いもお伝えします。
特定記録郵便とは、差し出した郵便物の引き受けと配達の状態を記録するサービスであり、郵便局が提供しています。サービス内容について詳しく解説します。
特定記録郵便では、送った事実を記録できるため重要書類を発送する機会が多い企業におすすめです。実際、納品書や請求書の送付に利用されるケースが多いです。
また配達状況の追跡も可能であり、配達された時点で相手に届いたことがわかります。しかし、特定記録郵便ではおおむね郵便受けに投函された時点で配達完了となるため、相手が確認したかどうかは把握できない点に注意しましょう。
郵便局では、簡易書留という似たサービスも提供しています。簡易書留は郵便物が配送途中で紛失した際に、最大5万円までの損害が補償される点が大きな特徴です。また受取人に直接手渡しを行って署名を求めるため、特定記録郵便よりも確実に届けられます。
また利用料金にも違いがあります。特定記録郵便では郵便物にかかる料金に加えて、利用料金として160円必要です。一方簡易書留は郵便料金に加えて、350円かかります。
特定記録郵便では、「単割300」という特別な割引制度が利用可能です。以下の要件を満たせば、1通ごとの料金が11円割引されます。
・同じ発送元から同一のタイプの郵便物またはゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含む）を一度に300通以上発送する
・郵便料金を後納や別納、料金計器別納のいずれかの方法で支払う
・バーコードを用いてお問い合わせ番号を郵便物等に表示する
・特定記録郵便物等の受領証等を作成する
ただし、郵便物とゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含む）の合計が300通以上になる場合には割引制度の対象外となるので注意してください。
| 郵便物の種別 | 現在の料金 | 検討中の料金 |
|---|---|---|
| 定形郵便物（25グラム以内） | 84円 | 110円 |
| 定型郵便物（50グラム以内） | 94円 | 110円 |
| はがき | 63円 | 85円 |
| レターパック、速達など | 値上げを検討中（詳細は未定） | |
2023年12月18日、総務省は郵便料金値上げの方針を示しました。定形郵便物に関しては現在の25グラム以内、50グラム以内という重量区分がなくなり一律110円に、はがきは現在の63円から85円にすることを検討しているとのことです。なお、詳細は決まっていませんが、レターパックや速達などの料金も値上げの検討がされています。
参考：日本経済新聞「郵便料金値上げへ 定形封書110円・はがき85円」
契約書の送付に多く利用されているレターパックの値上げも検討されているということで、郵便料金の値上げにともない契約業務に関するコストの増大も予想されます。そこで、この機会に電子契約サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。電子契約サービスとは契約をオンラインで完結できる仕組みです。電子契約サービスも基本的に送信料がかかりますが、電子契約においては印紙税がかからないというメリットもあるため、トータルでみると契約の際に発生するコストを大幅に削減できます。なお、導入企業数300万社以上（※）を誇る電子印鑑GMOサインは、送信料が他社サービスの半額という点が魅力のひとつです。お試しフリープランでは、月額基本料金と送信料（送信数に上限あり）がなんと無料です。電子契約の導入を検討されているのであれば、ぜひGMOサインを試してみてください。
※導入企業数：導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（ 2023年7月末）
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次に特定記録郵便のメリットにデメリットについて解説します。
特定記録郵便のメリットとして、以下の3点が挙げられます。
まず郵便物を送った記録が残る点が大きなメリットです。そのため、配達中に郵便物の紛失などが起こっても、自分が送ったことを証明できます。
また配達状況の追跡ができる点も便利です。送った時点から現時点までにおいて郵便物がどこにあるのか確認できるので、差出人・受取人ともにいつ郵便物が届くのかという不安の解消に役立つでしょう。
そして受取人の署名が不要というメリットもあります。受取人が不在でも配達が可能ですので、手軽に受け取れます。
しかし、特定記録郵便では便利な点だけでなくデメリットも存在します。デメリットとして、以下の3点が挙げられます。
特定記録郵便では受取人に直接手渡ししないため、確実に郵便物を受け取ったかどうかはわかりません。一方簡易書留では受取人の署名が必要なため、確実に届けられます。そのため、郵便物の内容などによってサービスを使い分けると良いでしょう。
また配達が完了したと見なすタイミングが郵便局によって多少異なるため、配達された時間を正確に把握することは難しいでしょう。受取人に時間指定されている場合などにはご注意ください。
そして郵便物が紛失した場合や中身に破損が合った場合などでも、損害賠償金制度がないデメリットがあります。一方簡易書留では5万円まで賠償されます。そのため損害賠償の有無が気になる場合は、簡易書留などのサービスを使った方が良いケースもあるでしょう。
特定記録郵便で郵便物を出す場合には、手順をしっかり確認しておきましょう。以下の手順に沿って手続きすれば、簡単に済ませられます。
STEP①：郵便局に行き、「書留・特定記録郵便物受領証」に差出人の名前や住所、受取人の名前を記入します。
STEP②：手続き完了後に引受番号が記載された受領証を受け取ります。郵便追跡サービスで引受番号を入力すれば、配達状況を追跡できます。
特定記録郵便とは、郵便物の配達を記録として残せる便利なサービスです。しかし、郵便局に直接足を運ぶ必要があるため、納品書や請求書などの重要な書類を発送する機会が多い法人では、かなりの手間がかかってしまいます。
そんなときには、電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」がおすすめです。納品書や請求書などの重要書類も安全にwebで完結でき、郵送にかかっていた手間やコストを省くこともできます。また記録も電子上に残せますので、特定記録郵便の代替策として非常に役立ちます。
特定記録郵便など発送作業にお悩みの企業にはぜひおすすめしたいサービスですので、ぜひこの機会に導入をご検討ください。
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