重要な書類を発送する場合などに、内容証明郵便を使うケースがあります。内容証明郵便という名称から、郵便局に行けばどこでも内容証明郵便を出せると思っている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、内容証明郵便はどこの郵便局でも送れるわけではありません。また、最近ではインターネットを利用して内容証明を送付する「e内容証明」と呼ばれるサービスも登場しています。
そこで今回は、内容証明郵便を利用するシーンや書き方、出し方、e内容証明の利用方法などについて解説します。
内容証明とは
内容証明とは、書留で送付する郵便物の内容を証明する郵便局のサービスです。郵便局では、内容証明郵便で送付した文書の謄本を5年間保管することが定められており、差出人は5年以内に限り、差出郵便局に保存されている謄本の閲覧を請求できます。
内容証明郵便を利用した場合に、証明されるのは次の項目です。
- 差出日
- 文書の内容
- 差出人
- 宛先
つまり、内容証明では、いつ、どのような内容の文書を、誰が、誰に送付したのかを証明できるのです。
内容証明の効力
内容証明には、次のような効力があります。
法的証拠として利用できる
内容証明郵便を送付する場合、送付した文書の内容や送付した日、差出人、宛先の控えが郵便局に保管されます。
文書を送付したことは書留や特定記録郵便でも証明できますが、どのような文書を送付したのか、文書の内容まで証明できる方法は内容証明郵便しかありません。
債権の時効を延長することができる
債権には時効期間が設定されており、一定の期間を超えた場合、債権は無効となってしまいます。しかし、内容証明郵便を送付して相手に催告を行えば、時効を延ばすことが可能です。
債権の相殺や債権譲渡の効力を得られる
未回収の債権を互いが所有しており、互いの債権を相殺する場合、その効力の証明とトラブル回避のために内容証明郵便は有効です。内容証明郵便を使い、債権の相殺に合意した旨の書類を送付すれば、債権相殺の証拠となります。
また、未払債権の弁済を依頼する場合、債務者が有している債権を第三者に譲渡する債権譲渡を行います。その際にも、内容証明郵便によって譲渡された債権の効力を発生させることが可能です。
契約解除通知をした日時を証明できる
契約解除をする場合、相手に対して契約を解除する旨の通知を行わなければなりません。契約解除を巡っては、後々裁判に発展するケースもあります。
しかし、内容証明郵便で契約解除を通知したことが証明できれば、裁判をスムーズに進めることが可能です。
内容証明郵便を利用するシーンとは
内容証明郵便のおもな効力をご紹介してきましたが、内容証明郵便はどのような場合に利用するものなのでしょうか。内容証明郵便の利用が想定されるケースをいくつかご紹介します。
未払費用の督促をする場合
保有している不動産の入居者が賃料の滞納を続けている場合は、請求を行った旨の証拠を残すために内容証明郵便を使い、請求書を送付するケースが多くあります。
また、発送した商品の代金が支払われていない場合なども内容証明郵便が利用されています。
契約解除の通知をする場合
家賃の滞納を続けている入居者に契約解除を求める場合、内容証明郵便で契約解除通知を送付するケースも多くなっています。
そのほか何らかの契約を締結した場合でも、一定期間であれば契約を解除できるクーリング・オフを利用する際に、内容証明郵便を使うケースもあります。契約解除を通知した旨を、証拠として残すことができるためです。
従業員との雇用契約を解除する場合なども、内容証明郵便が用いられるケースが多くなっています。
裁判の証拠として利用したい場合
慰謝料や損害賠償請求などを求めても支払いがない場合、内容証明郵便を送ることで、相手にプレッシャーを与えられます。
また、万が一、訴訟にまで発展した場合、相手に正しい方法で請求しているかどうかを証明しなければなりません。内容証明郵便で送付をすれば、書類の内容や書類の送付日も記録されているため、裁判の証拠として利用することが可能です。
内容証明郵便の書き方
内容証明郵便として差し出す文書を作成する際に使用する用紙には、特に決まりはありません。しかし、内容証明郵便で送る文書を作成する際には、次の点に気を付ける必要があります。
内容証明郵便の文書に記載すべき事項
内容証明郵便で送付する文書には、次のような事項を記載します。
- 差出人の住所、氏名
- 受取人の住所、氏名
- 差出日
- 本文（表題、通知内容）
差出人や受取人が法人の場合には、会社名と代表者名の名前を記載するようにしましょう。
内容証明郵便の謄本の書き方のルール
内容証明郵便を送付する場合、郵便局では謄本を保管します。謄本の書き方は、厳密なルールが決められています。
| 区別 | 字数・行数の制限 |
|---|---|
| 縦書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 |
| 横書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 ・1行13字以内、1枚40行以内 ・1行26字以内、1枚20行以内 |
横書きの場合は、次の3パターンのいずれかの字数・行数に納めなければなりません。
また、謄本が2枚以上にわたる場合には、綴り目に契印を押さなければならず、綴り目に押す印章は、封筒に記載された差出人の印鑑でなければなりません。ただし、差出人が1名のみの場合は、差出人の印章に代えて綴り目を明確に示すことができる印章を用いることも可能です。
内容証明郵便の文書は3通作成する
内容証明郵便を送付する際には、受取人に送付する文書のほか、送付する文書と同じ内容が記載された謄本2通を作成しなければなりません。作成した3通の文書のうち、1通を受取人に送付し、残り2通は、郵便局と差出人、それぞれが謄本として保管します。
上に紹介した字数や行数のルールは謄本に関するルールですが、送付する文書もこのルールに従って作成し、同じものを謄本として保管するケースが一般的です。
封筒を準備し、差出人と受取人の住所・氏名を記載する
文書が用意できたら、封筒も準備します。封筒は特にサイズが決まっているわけではありません。また、宛名や差出人の書き方も一般的な郵便を出す場合と同様に、表側に受取人の住所・氏名、裏側に差出人の住所・氏名を記載します。
また、郵便局で謄本を確認するため、文書は封筒に入れず、封をしていない状態で郵便局に持参するようにしましょう。
内容証明郵便の出し方と料金
内容証明郵便は、内容証明郵便を取り扱う郵便局で発送しなければなりません。内容証明郵便を差し出すことのできる郵便局は、集配郵便局および支社が指定した郵便局に限られます。
事前に郵便局に問い合わせをすれば、内容証明郵便の発送ができるか確認できますが、日本郵政グループの公式サイト上からも内容証明を発送できる郵便局を探せます。
内容証明郵便の料金
内容証明郵便を送付する際には、封筒の大きさや重さに準じた基本料金にくわえて、一般書留の加算料金と内容証明の加算料金が必要です。
【内容証明の加算料金】
| 謄本 | 料金額 |
|---|---|
| 1枚 | 480円 |
| 2枚 | 770円 |
| 3枚 | 1,060円 |
| 4枚 | 1,350円 |
| 5枚 | 1,640円 |
【一般書留の加算料金】
| 条件 | 料金額 |
|---|---|
| 損害要償額が10万円までのもの | 480円 |
| 損害要償額が10万円を超えるもの | 10万円を超える5万円までごとに23円増 |
たとえば、謄本が1枚の内容証明を定形郵便物で差し出す場合の料金は次のとおりです。
（郵便物の料金）110円 ＋ （内容証明の加算料金）480円 ＋（一般書留の加算料金）480円 ＝ （合計）1,070円
内容証明が1枚のときの加算料金は480円ですが、2枚目以降は290円がプラスされるのでご注意ください。
配達証明を付けるときの加算料金
また、内容証明郵便を送付する際には、配達証明も付けた方が賢明でしょう。配達証明は、いつ郵便物が受取人に配達されたのか、配達日時を証明するサービスです。配達証明をつける際の加算料金は350円です。
内容証明郵便では、送付日は証明できるものの、受け取り日の証明はできません。通知や請求書などは、相手が受け取ったことで効力を発するものもあるため、内容証明郵便で文書を送付する際には配達証明サービスもあわせて付けることをおすすめします。
e内容証明（電子内容証明）とは
e内容証明（電子内容証明）とは、インターネットを通じて内容証明郵便を発送できるサービスです。Wordで作成した内容証明文書をインターネット上にアップロードすると、郵便局のシステムが文書を自動で印刷・照合・封入封かんをします。そのうえで正本を受取人に配達し、差出人には謄本を送るというものです。
e内容証明は、内容証明郵便を取り扱っている郵便局が近くにない場合でも郵便局に行く必要がないため、移動の手間や時間を削減できます。また、24時間申し込みが可能です。
e内容証明の3つの差出方法
e内容証明では、次の3種類の差出方法から用途にあわせて差出方法を選べます。
かんたん差出し
1人の差出人が1人の受取人に対して、1通のe内容証明郵便を送付する場合に利用できる方法です。
差出し
複数のe内容証明を差し出す場合に適した方法です。複数のe内容証明文書を作成し、複数をまとめて差し出したり、同じ文書を複数の宛先に送付できます。
差込差出し
差込データファイルを指定して文書ファイルに該当箇所の差込を行い、最大100通のe内容証明をまとめて差し出すことができる方法です。一度に大量のe内容証明を送付したい方に適しています。
e内容証明の出し方
e内容証明を利用する場合は、郵便局のWebゆうびん/e内容証明のサイトにアクセスします。はじめて利用する場合は、利用登録が必要です。
Wordで作成した内容証明文書をサイトにアップロードし、差出人と宛先を入力します。サイト上に文書ファイルのひな型が用意されており、ダウンロードをすればかんたんに指定のサイズで文書も作成できるようになっています。
また、料金はクレジットカードまたは料金後納で支払いが可能です。アップロードした文書は、自動化された機械で印刷、照合、封入封かん作業がなされた後、内容証明郵便として発送されます。
e内容証明の料金
e内容証明の料金は、郵便局の窓口を利用する場合に比べて料金が安くなります。e内容証明を利用する際の料金は、次のようになっています。
| 郵便料金 | (1)郵便料金 | 110円 | |
|---|---|---|---|
| 内容証明関連料金 | (2)電子郵便料金 | ①電子内容証明文書1枚目 | 19円 |
| ②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで） | 6円 | ||
| (3)内容証明料金 | ①電子内容証明文書1枚目 | 382円 | |
| ②電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで） | 360円 | ||
| ③同文内容証明（2通目以降1枚目） | 210円 | ||
| ④同文内容証明（2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで）） | 210円 | ||
| (4)謄本送付料金 | ①通常送付 | 304円 | |
| ②一括送付（受取人数100人まで） | 503円 | ||
| (5)一般書留料金 | 480円 | ||
| オプション | 配達証明 | 350円 | |
| 速達 | 300円 | ||
内容証明郵便は法的手段の証拠に！書き方のルールを覚えて活用しよう
内容証明郵便とは、郵送する文書の差出日、内容、差出人、宛先を証明できる郵便局のサービスです。内容証明郵便で郵送した場合、差出郵便局において送付した文書の謄本が5年間保管されます。
e内容証明は、インターネット上で内容証明郵便を発送できるサービスです。内容証明郵便を取り扱っている郵便局は限られるため、自宅やオフィスから手軽に内容証明を送付したい場合にはe内容証明のサービスを利用するとよいでしょう。
内容証明郵便は裁判などになった際にも、通知を行った旨の証拠として提出できるため、契約を解除したい場合や未払金の督促を行う場合などに内容証明を利用するケースが多くなっています。
内容証明郵便を発送する際には、しっかり書き方のルールを確認しておいてください。
