重要事項説明書とは、不動産取引に欠かせない大事な書類です。その重要性から確実に顧客に渡すために紙ベースで交付することが義務化されていましたが、2022年5月から電子化できるようになりました。
そこで本記事では、不動産取引における電子契約のメリットやデメリットを踏まえて、重要事項説明書の電子化がもたらす変化について詳しく解説します。
重要事項説明書とは？
重要事項説明書とは、不動産取引業界において用いられる重要な書類です。主に不動産会社が物件の詳細や取引の内容などを顧客に説明するために使われます。非常に重要な書類であり、もし物件の瑕疵が記載されておらず契約後に当該瑕疵によるトラブルが発生した場合には不動産会社に「契約不適合責任」が問われるケースがあります。
そのため、不動産会社や顧客の双方にとって非常に大事な書類と言えます。
重要事項説明書の電子化が可能に！その背景とは
重要事項説明書は顧客に物件の状態を詳細に伝え、トラブルを未然に防ぐための重要な書類であるため、宅建業法によって紙ベースの交付が義務付けられていました。しかし2022年5月に宅建業法の改正が行われ、重要事項説明書の電子化が認められるようになりました。
なぜ電子化が認められるようになったのか？
重要事項説明書は、必ず顧客に手渡して内容を説明することが義務づけられていたほど重要な書類です。それがなぜ顧客が重要な内容を見落としてしまうといったリスクが考えられる電子化が認められるようになったのでしょうか。
その背景には、2021年9月に施行されたデジタル改革関連法が存在します。この法令では書類の電子化が推進され、それに伴って多くの業界の法律で電子契約が進められるようになりました。
その影響から不動産業界でも宅建業法や借地借家法など主要な法律で電子契約が進められ、重要事項説明書の電子化もその一環として認められるようになったと考えられます。
重要事項説明書の電子化によるメリット
重要事項説明書を電子化することによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。詳しいメリットについて解説します。
不動産取引がスピーディーに行える
重要事項説明書はその重要性から、顧客に直接手渡す必要がありました。そのため、顧客と担当者がスケジュールを合わせて直接会う手間がかかっていたのです。
しかし、重要事項説明書を電子化すればデータですぐに渡せるため非常に便利です。
重要事項説明書の内容を確認しやすい
重要事項説明書は非常に分厚く、かつ専門性が高いため素人が理解するのは困難です。しかし、電子化されていれば内容をwebなどで確認しやすいのでわかりやすくなるでしょう。
また電子上で保存できるため、いつでも確認できる点もメリットです。
重要事項説明書の電子化によるデメリット
しかし、電子化にはメリットだけでなく不便な点もあります。次はデメリットについて説明します。
重要事項説明書の内容を説明する義務は残っている
重要事項説明書自体は電子化して渡せますが、内容を説明する義務は存続しています。直接会って説明しても良いですが、電子契約では「IT重説」という方法が採用されているケースがあります。
「IT重説」とは、オンラインツールなどを使って遠隔で重要事項説明書の内容を説明する方法です。そのためお互いにスケジュールを合わせる必要があり、この点がデメリットと言えるでしょう。
またオンラインの場合には不動産会社と顧客が共通のツールを使う必要があり、さらに回線がダウンした場合などには再度スケジュールを調整しなければなりませんので、このような点もデメリットと言えます。
重要事項説明書を電子化するハードルが高い
電子化した重要事項説明書が契約で有効と認められるには、以下の2つの要件を満たさなければなりません。
・顧客が電子化した重要事項説明書をプリントして、書面として作成できる
・書面の内容が改変されていないか確認できる
どちらも顧客に求められる要件なので、不動産会社の努力では解決しがたいと言えます。その上、どちらの要件もパソコンなどの扱いにかなり慣れているレベルが要求されていますので、顧客にとってもハードルが高いです。
また、そもそも重要事項説明書を顧客が確認できないケースもありえます。ファイルの互換性の問題や閲覧できるソフトの有無などが関わりますので、結局紙で交付する必要が生じるケースも考えられるのです。
国土交通省も推進している「重要事項説明実施マニュアル」
日本ではデジタル化やDX化にともない、様々な業界で電子化が進んでいます。国土交通省も不動産業界の電子化を進めるために、電子化した重要事項説明書を運用するためのマニュアルを公開しています。そこで重要事項説明書を電子化するための手順を解説します。
まずは顧客からの承諾を受ける
「重要事項説明実施マニュアル」によると、まずは電磁的方法の提供に関する承諾を顧客から受ける必要があります。承諾を受けるには、以下の4つの方法がマニュアルで想定されています。
表２ 説明の相手方等から承諾を得る方法
ⅰ 承諾する旨を記載した書面（紙）を受領
出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル｜国土交通省
ⅱ 承諾する旨を電子メール等で受信
ⅲ Web ページ上で、重要事項説明書等の電子書面を提供する方法（表１におけるいずれかの方法）及び重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式を示し、Web ページ上で承諾する旨を取得
ⅳ 承諾する旨を記録した CD-ROM や USB メモリ等の受領
もし相手が拒否した場合には、相手の意思を尊重して電子での交付を中止しなければなりません。またその旨が明記されている書面も受領しておく必要があります。
重要事項説明書の電磁的方法による提供の要件を確認する
重要事項説明書を電子書面で交付する場合には、デメリットで紹介した要件を満たさなければなりません。また重要事項説明書の電子書面を提供した旨が明記された通知を行う必要もあります。
重要説明書などの電子書面の提供とその旨を通知する方法については、マニュアルで以下のように記載されています。
表４ 重要事項説明書等の電子書面を提供した旨の通知
出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル｜国土交通省
重要事項説明書等の電子書面を提供する方法 提供した旨の通知方法（例） 電子メール等により提供 電子メール等を送信後、電話で電子メール等を送信した旨を伝える
※ 電子メールの開封確認機能等により、既に、説明の相手方等が開封していたことを確認した場合には、通知は不要Web ページからのダウンロード形式により提供 Web ページからのダウンロードが可能となった時に、電話や電子メール等でダウンロードが可能である旨を掲載 URL とともに伝える、又は、Web ページからのダウンロードを可能とする対応等を行った後に、電話や電子メール等でダウンロードが可能となる予定日時を掲載予定 URL とともに伝える
※ 既に、説明の相手方等が Web ページを閲覧していたことを確認した場合には、通知は不要電子書面を記録した CD-ROM やUSB メモリ等の交付 電子書面を記録した CD-ROM や USB メモリ等を発送後、電話や電子メール等で発送した旨を伝える
※ 対面して手交する場合には、通知は不要
なお重要事項説明書を電子書面で交付する場合には、担当した宅建士の氏名を盛り込んでおきましょう。
電子書面の改変の確認方法を説明する
電子化された重要事項説明書を交付する場合には、改変リスクがネックになります。適切な対策を講じていないと、内容が改変されているかどうか確認できなくなってしまいます。
国土交通省のマニュアルでは、電子書面が改変されていないことを確認する方法として、以下のような形式を推奨しています。
出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル｜国土交通省
なお確認方法は対面でもオンラインでもかまいません。
電磁的方法による提供を中止する場合の対応について
電磁的方法で重要事項説明書を交付するにあたっては、トラブルが発生した場合に手続きを中止する可能性がある点に注意しなければなりません。このような場合には、途中から書面による重要事項説明書を交付しても問題なく、再開するのも現実的ではありませんので即座に切り替えましょう。
「電子印鑑GMOサイン」を導入して、電子化に対応しましょう！
重要事項説明書の電子書面による交付は2022年5月に認められたばかりなので、まだ対応できていない企業も多いのではないでしょうか。しかし、様々な業界で電子化は進んでいるため、他の重要な書類でも同様の動きが起こる可能性は否定できません。
そのため、早めに電子化に対応するために「電子印鑑GMOサイン」を導入してはいかがでしょうか。経験やノウハウを積んでおけば、新しい電子化の流れにも対応しやすくなるでしょう。ぜひ「電子印鑑GMOサイン」を使って、新時代を乗り切っていきましょう！
