介護施設を運営する企業にとって、事業者間でのケアプランデータのやり取りは手間がかかり、頭を悩ませる要因となっています。とくに、介護業界は慢性的な人手不足に直面しているため、業務の効率化が求められています。

このような背景の中、2023年4月20日にケアプランデータ連携システムがリリースされました。このシステムを導入することで、介護事業者の負担を大幅に軽減することが可能です。そのため、導入を検討している経営者も多いことでしょう。しかし、具体的なメリットや導入に際しての注意点については、まだ十分に理解されていない方も少なくありません。

本記事では、ケアプランデータ連携システムのメリット、導入方法、注意点について詳しく解説します。

ケアプランデータ連携システムとは

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所がお互いに書類をデータで送受信できるシステムです。国民健康保険中央会が提供しています。

公益社団法人 国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」

複数の介護サービスを利用している場合には、介護事業者間でケアプランなどの書類をやり取りする必要があります。従来は、相手の事業所へ書類を持参して手渡ししたり、郵送やFAXなどで渡したりする方法が一般的で、現在もそのような方法で書類をやり取りしている介護事業者は少なくありません。

ケアプランデータ連携システムを利用することで、紙の書類を実際に渡す必要がなくなります。オンラインでケアプランを送受信できるようになるため、国もケアプランデータ連携システムの導入を推奨しています。

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介護事業者が抱えている課題を深掘りすると紙文書の存在が要因として浮かび上がる

紙の書類による直接的な悪影響

紙の書類を扱うことは、郵送やFAXなどの手間のかかる方法でのやり取りを必要とします。また、パソコンで作成した書類を1枚ずつ印刷する手間も発生するでしょう。このような業務は、時間や労力が浪費され、介護職員の負担が増大します。

さらに、紙の書類は保管スペースを必要とし、整理にも時間がかかります。このような状況が続くと、残業が増え、仕事に対するやりがいを感じられなくなる介護職員も出てくるでしょう。結果として、離職者が増加し、人手不足がさらに深刻化するリスクが高まります。

間接的な悪影響も多い

紙の書類を扱うことで人手不足が進行すると、経験豊富な職員が事務仕事に追われることになります。その結果、新人職員に対して十分な指導ができず、業務の円滑な運営が難しくなるかもしれません。

このような状況にある介護施設では、求人を出しても「ここで働きたい」と思う人材が集まりにくくなります。人手不足がさらに人手不足を招く負のスパイラルに陥り、介護サービスの質が低下する恐れがあります。

ケアプランデータ連携システムを利用するメリット

ケアプランデータ連携システムシステムを導入することで、介護施設が抱えている課題解決につながる以下のようなメリットがあります。

生産性を向上させられる

ケアプランデータ連携システムを利用すれば、紙の書類を作成したり、印刷したりする必要がなくなります。他の介護事業所と書類を共有する場合にはデータのまま送信できるため、時間を大幅に短縮できる点がメリットです。書類の保管や整理などの業務も効率化でき、生産性の向上につながります。

職員の働く環境を改善できる

働く環境が良くなかったり、生産性の低い仕事を行っていたりすると、やりがいを感じにくくなるかもしれません。その結果、介護職員のワークエンゲージメントも低下する可能性があります。

ケアプランデータ連携システムを導入することで生産性が向上すれば、介護職員の働く環境も良くなると期待されます。業務に対するやりがいや達成感も生まれ、離職防止につながる効果が期待できるでしょう。

コストを削減できる

紙の書類を他の介護事業所に送るためには、切手代やFAX代がかかります。その点、ケアプランデータ連携システムなら、送信するたびにコストがかかることはありません。職員の残業時間も削減できるため、人件費の削減にもつながります。

業務を標準化できる

ケアプランデータ連携システムを利用することで、業務の標準化が期待できます。事業所ごとに異なる介護ソフトを使っていたとしても、ケアプランデータ連携システムを間に挟むことで、ケアプランデータの受け渡し方法が標準化・統一化されるのです。これまで必要とされていた介護ソフト同士の連携作業が不要となるため、連携事務の負担軽減を図ることが可能となります。

セキュリティを強化できる

ケアプランデータ連携システムでデータを送信できる宛先は、ケアプランデータ連携システムを導入済みの介護事業所のみです。また、電子証明書を使用するため、内容の改ざんなども防止できます。

ケアプランデータ連携システムを利用する上での注意点

ケアプランデータ連携システムは、介護事業者にとって非常に便利なシステムです。しかし、実際に導入して利用する際には、次のような点に注意が必要です。

電子証明書が必要

ケアプランデータ連携システムを利用するには、電子証明書を用意しなければなりません。電子証明書とは、電子契約などの際に用いる電子署名が正当なもの（本人性を担保）かどうかを証明するためのものです。

対応している介護ソフトが必要

ケアプランデータ連携システムは、介護ソフトを通じて利用します。現在使用している介護ソフトが非対応の場合には、対応している介護ソフトに変更しなくてはなりません。

費用がかかる

双方が利用登録する必要がある

ケアプランデータ連携システムを利用するには、データを送信する側の事業所と受信する側の事業所の双方で利用登録が必要です。自社で導入済みでも、相手先で未導入の場合には、ケアプランデータ連携システムを利用したデータの送受信ができないため注意しましょう。

ケアプランデータ連携システムが十分に普及するまでの間は、自社で導入した後も、相手側の事情で紙の書類が必要になることもあります。

ケアプランデータ連携システムの導入方法

ケアプランデータ連携システムを導入する際の手順について見ていきましょう。

参考サイト：ケアプランデータ連携システムヘルプデスク「ケアプランデータ連携システム – スタートガイド」

まとめ：ケアプランデータ連携システムを導入して業務効率化を図ろう

ケアプランデータ連携システムを導入すれば、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所との間でデータのやり取りがスムーズに行うことが可能です。紙の書類を扱う機会を減らせるため、職員の負担軽減やコスト削減などメリットは大変大きなものとなります。業務を効率的に行えるようになるでしょう。職員にとっては残業も減り働きやすい環境になるため、ワークエンゲージメントの向上も期待できます。人手不足の解消にもつながるでしょう。

ケアプランデータ連携システムの導入は国でも推奨しています。人手不足やコストの増大で課題を抱えている介護事業者は、ぜひケアプランデータ連携システムの導入を検討してみてください。

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