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契約書の取り交わしはメールでもできるのか?重要なポイントや注意点を解説

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文書のやり取りをメールで行う企業は増えていますが、重要な契約書の取り交わしもメールで行う企業はどれほどあるのでしょうか 。また、そもそもメールで締結した契約書の法的効力が気になる方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、メールで締結される契約書の法的効力やメリット・デメリットなどについて詳しく解説します。

目次

契約書の締結はメールでも可能

契約書の取り交わしは一般的に書面で行われるイメージがありますが、実際にはメールで契約書を取り交わしても問題ありません。

両者の合意があればOK

そもそも契約とは、両者が合意すれば成立します。契約書を取り交わすのは、トラブルを防止するために合意した内容を確認できるようにするためです。つまり、お互いが契約書の内容に合意していれば、契約書が書類やメールでも契約は成立するのです。

法的効力も変わらない

書類の契約書やメールの契約書でも、法的効力は同様です。そのため万が一のトラブルで裁判などになった場合でも、契約書がメールだからという理由で不利になることはありません。

メールで契約書の取り交わしを行うメリット

契約書の取り交わしをメールで行うことには、以下のようなメリットがあります。

・ スムーズに契約を締結できる
・ コスト削減などに役立つ
・ 紛失のリスクを減らせる

それぞれ詳しく解説します。

スムーズに契約を締結できる

メールならば契約相手が遠方や海外である場合でも、契約内容について気軽に話し合えるので、迅速に契約を締結できるでしょう。全国やグローバルに展開している企業にとっては、大きなメリットです。

コスト削減などに役立つ

書類で契約書を作成する場合には、印刷代や用紙代などのコストが発生します。契約書を作成する機会が多いと、かなりの費用がかかってしまうでしょう。そこでメールによる契約書を導入すれば、コスト削減だけでなく、契約書の作成や製本にかかっていた労働力も節約できます。

紛失のリスクを減らせる

契約書の取り交わしをメールで行えば、契約書をそのまま電子データとして保存できます。そのため、書類の契約書と違って紛失のリスクを減らせるでしょう。

デメリットにも注意

しかし、メールで契約書を取り交わすには以下のようなデメリットも存在します。

・ 改ざんのリスク
・ 精査する必要がある

それぞれ詳しく解説します。

改ざんのリスク

メールによる契約では、第三者によって内容が改ざんされてしまうリスクが考えられます。そのため、もし改ざんに気づかなかった場合には大きな損害を被ってしまう可能性があります。

そこで改ざんリスクへの対策としては、S/MIME を導入する方法がおすすめです。S/MIMEはメールの改ざんを検知してくれたり、送信者のなりすましを防止できたりする機能があるため、メールで契約書の取り交わしを行う企業では人気が高いです。

精査する必要がある

メールの場合には、両社が契約内容をきちんと精査する作業が重要です。メールによる契約は、慣れていないと重要な条項を見落としてしまうケースもあります。

両者が適切に精査するには、まず契約書の案文をまず相手にメールで送り、内容に納得してもらった上で正式な契約書として送信する方法がベターです。

改ざんのリスクを低減する方法

メールによる契約の取り交わしでも、法的効力は有効です。しかし、メールによる契約ではどれだけセキュリティ対策を講じていても、改ざんのリスクがつきまといます。

そこで、改ざんリスクを低減する方法についてご紹介します。

クラウド型の契約システムの活用

クラウド型の契約システムとは、クラウド上に保管されている電子契約書に対して、自社と相手側がアクセスして確認する方式であり、契約書自体をメールなどでやり取りするわけではない点が大きな特徴です。契約書はクラウド上にあるため、誰がどのようにアクセスして編集したかなどの履歴はすべて確認できます。そのため、改ざんされてもすぐに発見できるでしょう。

契約書だけは書類で締結する方法も

普段のコミュニケーションや文書のやり取り、契約書の案文にはメールを使う企業でも、ビジネスで重要な契約書だけは書類で行うケースもあります。web上からの改ざんリスクをゼロにできるため、有効な方法といえるでしょう。

ただし、契約書を相手の企業に郵送する場合には、日本郵便を使うことが法律で義務付けられています。契約書は信書の扱いとなるため、信書の郵送は国が認可している信書便事業者を利用しなければならないのです。また、郵送する方法にはレターパックや封書などさまざまな選択肢があります。

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メールによる契約は個人でも要注意

メールを使った契約締結は、オンラインで商品を購入するなどの個人契約にも適用されます。そこで、個人契約におけるよくあるトラブルと対処法について解説します。

契約の申込みを放置するトラブル

メールによる注文書も有効な法的効力を持つ契約書です。しかし、注文(契約の申込み)しているのに相手からの返信がないなど契約が成立している状態なのかどうかわからないトラブルが多く見られます。

商法508条では、契約の申込みに対して一定期間相手からの対応や承諾がなければ、その申込みは法的効力を失うと定められています。そのため、一定期間が過ぎてから相手が契約を受けたいと申し出てきても、対応する必要はありません。

(隔地者間における契約の申込み)

第508条 商人である隔地者の間において承諾の期間を定めないで契約の申込みを受けた者が相当の期間内に承諾の通知を発しなかったときは、その申込みは、その効力を失う。

 民法第524条の規定は、前項の場合について準用する。

https://hourei.net/law/132AC0000000048

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メールによる契約の取り交わしは、両者が合意していれば法的効力があります。しかしメールには改ざんのリスクや精査する手間などのデメリットから、メールだけで契約書を締結する企業はそれほど多くありません。

そこでおすすめなのが、電子契約サービス「電子印鑑サービスGMOサイン」です。高いセキュリティを備えており、互いの同意を間違いなく確認できるので契約時には非常に役立ちます。無料トライアルもありますので、電子契約でお困りの際はぜひ一度ご利用ください。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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