保険などに加入する際、「申込書に記入して提出したことがある」という経験がある人も多いと思いますが、「申込書」とはどのような性質の文書なのでしょうか。また、「契約書」とどのように違うのかよく分からないという人が多いと思います。

そこで、今回は、申込書の役割や契約書との違い、また、申込書のテンプレートを示しながら、申込書の書き方などについて解説します。

申込書の役割

契約が成立するためには、「申込み」という意思表示に対して相手方の「承諾」が必要です。つまり、「申込み」と「承諾」の2つがあって契約は成立します。申込書というのは、契約の成立に向けた「申込み」の意思表示を示した書面です。

契約の成立には書面は要求されていないため、口頭で意思表示をすれば足ります。しかし、口頭の場合は証拠が残らないため、書面で行うのが一般的です。申込書が使われるのは、すぐに契約が成立する場合ではなく、承諾までに審査が必要な場合などです。

保険に加入するというのは保険契約を締結することですが、保険の場合も同様に、申込みをしたからと言って、必ず契約が成立するというものではなく、承認が必要とされます。保険会社の審査があり、審査が通ってはじめて契約が成立します。

銀行に対する「ローンの申込書」や不動産賃貸をする場合の「不動産賃貸借の申込書」なども同じです。銀行や賃貸人の審査があるからです。審査の結果、承認されなければ契約は成立しません。

申込書と契約書の違い

申込書は、申込みの意思表示を示した書面なので、申込者のみの署名または記名押印しかありません。それに対して契約書は、債権者と債務者の当事者双方が署名または記名押印をします。

また、契約書は、契約書自体が契約を証する書面になりますが、一方で申込書は、単に申込みをした事実を証する書面にすぎないので、契約の成立を証明することはできません。

申込書の主な種類とテンプレート

借入申込書を例にテンプレートを紹介します。実際には、以下の内容以外に決済欄などの必要事項が印刷されています。

参考元：連帯保証人の記載がある借入申込書｜国税庁 (nta.go.jp)

申込書の書き方

上記テンプレートを例に、書き方を説明します。書く内容としては、「申込年月日」、「表題」、「申込者の情報」、「申込み内容」があり、この4つの要素は必ず書く必要があります。このように、一方当事者の情報や要望を書いた書面が「申請書」ということです。

実務的には、審査する側が作成した申請書に申込者が記入するというケースが多いので、実際には、審査する側が申請書を作ります。これは審査するのに必要な情報を確実に得るためです。

申請書は契約書ではありませんが、相手が承諾すれば契約が成立します。したがって、申請書を記入するにあたっては、正確に真実を記入する必要があります。また、申請書の裏面に約款や注意事項が書かれていることがありますので、その内容も確認しておく必要があります。

申込書を送付する際の注意点

申込書は、「信書」にあたるので、「宅急便」や「メール便」で送ることは違法です。郵便で送る場合には、普通郵便で送ると送付した事実が記録されないため、特定記録郵便、簡易書留、レターパックなど郵便記録が残るものを利用してください。

申込書をメールで送ることが許されている場合にはメールで送付しても構いませんが、相手から受信した旨の連絡がない場合には、不着のおそれもあるため、メールが届いているか確認するようにしてください。

最近では、Web上で申請内容を入力して申込みを受け付けているところもあり、より申請が容易になってきています。電子署名なども使えるようになってきているので、契約書もオンライン上で済ませることもできます。テレワークやリモートワークの普及も進むなか、今後は、紙にハンコを押して郵便で送付するというスタイルは減っていくでしょう。

まとめ

今回は、申込書と契約書の違いや申込書の書き方、送付する際の注意点などについて解説してきました。申込書は契約書ではないものの、提出してしまえば、相手の承諾により契約が成立してしまう重要なものです。そのため、契約書と同等の注意が必要になります。

申込書の多くは、審査する側が用意しており、申込者は、フォーマットに従い記入すれば足ります。ただ、申込書は審査する側に都合のよい内容になっていることもあるので、審査において必要ないと思われる項目については、記入が必須となっていない限り書く必要はありません。

オンライン申請の場合、定められた印紙を貼付する必要がないため、費用を抑えることができます。今後はそのようなことから、オンライン申請が増えてくると思いますが、根本的なことは書面と変わりません。必要な内容だけ入力するようにしましょう。