コロナ禍以降、リモートワークの普及などにより働き方改革に対しこれまで以上に多くの注目が集まっています。

ペーパーレス化もその一つで、紙の文書がこれまで一般的であった状況が大きく変わり、たとえば契約書などの電子化が広く普及しつつあります。

社会の流れを受けて、契約書の電子化に取り組もうと考えている人は多いのではないでしょうか。ここでは、契約書の電子化について、意義やメリット、注意点を解説します。

契約書を電子化する際には、電子契約サービスの導入がおすすめです。なかでも電子印鑑GMOサインは、豊富な導入実績を持つ信頼性の高いサービスとして、上場企業をはじめとした多くの企業で導入されています。操作もかんたんで、契約書をアップロードしたら、相手先のメールアドレスを入力して送信するだけで完了です。

実際に、株式会社日本財託管理サービス様では、不動産契約をGMOサインで電子化し、契約にかかる時間は従来の半分以下、書類の印刷も20分の1で済むようになりました。（参照：不動産契約の電子化で効率化を実現！）

GMOサインでは無料プランも用意しています。月5通までの契約であれば、電子契約の機能を無料で利用可能です。

ビジネスのスピードと安全性が求められる今、電子契約の活用は避けて通れません。まずは無料プランで、安全・確実な電子契約を体験してみてください。

契約書の電子化とは？

契約書の電子化とは、これまで紙の契約書だったものを電子データのかたちで保存すること、または、電子データを用いて電子契約を締結することを指します。

ペーパーレス化の促進を受け、現在では電子契約に対応するためのサービスが各社から提供されています。

法的効力について

電子化された契約書には法的効力がないのではと思う人もいるでしょう。しかし一定の条件を満たしたものであれば、紙の契約書と同様に法的効力を有していると判断されます。もちろん、裁判においても証拠能力が認められます。

法的効力が認められるためには、電子署名や電子サイン、電子印鑑が入力され、タイムスタンプによりその契約書が改ざんされていないものであると認められる必要があります。

紙の契約書との違い

従来の紙の契約書とは、そもそも現物として存在するかどうかという点が大きく異なりますが、そのほかにも、印鑑で押印するか電子署名を行うかという違いもあります。

電子署名では簡単に後日改ざんされてしまうのではないかと思う人がいるかもしれませんが、高度な技術により改ざんや書き換えができないようになっていますので、そのような不安を抱くことなく安心して使用することができます。

また、締結日時の証明も両者では異なるポイントの一つです。基本的に、紙の契約の場合は契約書に記入された日付が締結日になります。

一方、電子契約の場合は、法的に認証されたタイムスタンプの日付に基づくことになります。というのも、タイムスタンプは、付与時点にデータが存在したことと、付与後にデータが改ざんされていないことを証明することができるためです。

契約書の受け渡し方法

契約書の受け渡しの点でも両者に違いがみられます。紙の契約書の場合は対面でお互い署名を交わしたり郵送したりするなどしてやり取りするのが一般的です。

他方、電子契約による場合は、電子上でデータのやり取りをすることで契約書の受け渡しが可能です。

電子契約によると紙の契約書の場合とは違い現物がありませんので、持参や郵送などの面倒な手続きを省略できるわけです。

契約書を電子化するメリット

契約書の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な点について確認していきましょう。

コストカット効果が見込める

紙の契約書の場合、プリントアウトや郵送のための手間やコストが発生します。さらに契約金額によっては収入印紙を貼る必要があるため、印紙代も負担することになります。

しかし、電子契約にすることで、このような手間やコストを削減することができます。契約書作成時のコストを削減できるのは、大きなメリットといえるでしょう。

業務効率が向上する

契約書の電子化により、業務効率の向上を図ることできる点もメリットの一つです。先ほどのコストカット効果と重なりますが、紙の契約書の場合にどうしても必要となっていた作業を電子化により省くことができるので、業務の作業効率アップにつながります。

また、過去に作成された契約書は一定期間保管しなければなりません。そのため、契約書を保管するためのスペースを確保し、実際にそこに保管する必要があります。

しかし、電子化することでそのようなスペースの確保が不要になるだけでなく、検索機能を活用することで管理のしやすさも上がりますので、紙の契約書のように書類を探すのに手間取るといったこともなくなります。

コンプライアンスが強化される

契約書を電子化することで、クラウド上で一元管理が可能となります。その結果、契約締結や更新の抜け漏れのような心配もなくなります。しかも関係者がクラウドにアクセスすることで、契約の進捗状況を確認でき情報を共有化できます。つまり業務の透明性が従来よりも向上するといえるでしょう。

さらに契約書を閲覧できる社員を担当スタッフだけにするなど制限をかけることも可能です。すると契約に直接関係のないスタッフは契約書にアクセスできなくなります。

よって従業員が悪意を持って、契約書を改ざんしたり漏えいさせたりするリスクを低減できます。このようにコンプライアンス体制の強化にもつながります。

契約書の電子化を進めるにあたっての注意点

契約書の電子化には上記のようなメリットが存在します。しかし導入にあたってはいくつか注意すべきポイントがありますので、順に紹介します。

取引先の理解・協力が必要

契約書は先方あってのものです。契約書の電子化を進めたいと思っていても、相手の状況によっては対応が難しい場合もあります。

そのため、一方的に進めるのではなく、双方の事情を加味し、どのように進めていくのがよいかをしっかりと確認しながら導入を検討するようにしましょう。

業務フローの変更が必要になることがある

取引先の理解・協力とも関係しますが、契約書の電子化により業務フローが変わる可能性があるため、この点についてもしっかりと確認・検討することが大切です。

現場社員の理解を深めるために、オペレーションや業務フローの状況をしっかりと把握し、電子化の必要性についてていねいに説明することが大切です。

電子化できない契約もある

契約書の中には法律の規定などから電子化できない種類のものもあるので注意しなければなりません。

一部のものを除き、電子化はほとんどの契約類型において認められていますが、問題なく電子化できるだろうといった安易な思い込みはせず、最新情報について確認する習慣をつけましょう。

契約書の電子化に関するよくある質問

契約書の電子化は十分な事前準備が不可欠

契約書の電子化にはコスト削減をはじめとして多くのメリットがあります。導入することで業務の効率化・迅速化を図ることができますが、導入にあたっては自社の状況を十分に把握するだけでなく、取引先の事情も考慮することが欠かせません。

多くのメリットを享受するためにも、事前準備をしっかり行うことを忘れずに導入を検討するようにしましょう。