電子契約の導入にはさまざまな落とし穴が存在し、準備を怠ると契約締結の遅延や追加コストの発生といった深刻な問題を招く可能性があります。ContractS株式会社が2023年10月に実施した「契約業務デジタル化調査」によると、約8割が電子契約の導入後に以下のような課題を感じていることがわかりました。

• 情報が一元管理できていない：39.5％
• システム間で業務が分割され非効率：38％
• システム導入前の紙のデータを処理できていない：33.6％
• 相手方の希望で完全にデジタル化できない：29.9％
• システムの機能が十分でなくて完全にデジタル化できない：23.5％
  
  （引用：８割がシステム連携における課題を実感。約1000人の契約業務従事者に調査）

この記事では、電子契約導入の失敗要因と回避策、導入前に必ず確認すべきチェックポイントを解説します。電子契約を導入する際は、どのサービスを利用するかも重要です。サービスによって以下のような違いがあるので、自社にあった選択を行いましょう。

• 法的有効性・証拠力の違い
• セキュリティ・コンプライアンス体制の違い
• 業務フローとの相性・柔軟性
• 外部システムとの連携性
• 導入費用とランニングコスト

安心して電子契約を導入するためには、豊富な導入実績がある電子印鑑GMOサインがおすすめです。GMOサインなら充実したサポート体制により、導入時のリスクを最小限に抑えながらスムーズな移行が可能です。他社サービスからの乗り換えサポートもあるため、すでに電子契約を導入はしているものの失敗だと感じている事業者もぜひ一度ご検討ください。

GMOサインにはお試しフリープランもあり、月5件までの電子契約を無料で利用できます。電子印鑑の作成や基本的な契約締結機能を実際に体験していただけるため、導入前の検証にも最適です。

電子契約導入の失敗を避け、確実な業務効率化を実現したい方は、ぜひGMOサインの無料プランから始めてみてください。

電子契約の導入が失敗するおもな原因と対策

電子契約の導入が失敗するおもな原因として、以下のようなことが挙げられます。

トラブルや後悔を避けるために、それぞれの原因と対策について理解しておきましょう。

契約締結の遅延・再手続きの発生

電子契約の導入により業務効率は大幅に向上しますが、予期しない遅延や再手続きが発生することがあります。おもな原因としては、電子契約のワークフロー整備が不十分であることが考えられます。

特に電子契約を導入したばかりの頃は、従来の押印ワークフローとの違いにより混乱が発生する可能性が高いので注意が必要です。承認者が電子署名操作に不慣れであることや承認ルートの設定ミスなどによって遅延や再手続きが発生することが多いため、社内承認プロセスが複雑になっていないか再確認しておきましょう。

入力ミスや送信操作ミスで再手続きを行うことになると、相手方にとっても負担が増えてしまいます。電子契約締結の際は遅延・再手続きが発生しないように、関係者への説明やマニュアルの整備なども対応しておくことが大切です。

導入したものの相手方の同意が取れなかった

電子契約の導入を社内で進めたものの、相手方から同意を得られず契約が失敗するケースもあります。たとえば、相手企業の社内規定で電子契約が認められておらず、最終的に紙で再契約するといったケースが考えられます。

電子署名が付与されることで紙の文書と同様の法的証拠力が認められることや、高いセキュリティをアピールできれば、同意を得られる可能性が高まります。また、業務効率化やコスト削減など、双方にメリットがあることを明示すればさらに納得性を高められるでしょう。

また、GMOサインのように、相手方がアカウント登録不要で署名できる「立会人型」の電子署名サービスを利用することも有効です（※）。これにより、取引先のシステム導入や操作研修といった負担を最小限に抑え、スムーズな同意形成を促すことができます。
※GMOサインでは立会人型に加え当事者型の電子署名も標準機能として利用可能です。

法律により電子契約ができない書面があった

日本の法律には、特定の契約類型について書面での契約を必須とする規定があります。たとえば、以下のような契約を締結する際は電子契約を利用できません。

• 事業用定期借地契約（借地借家法23条3項）
• 企業担保権の設定・変更契約（企業担保法3条）
• 任意後見契約（任意後見契約に関する法律3条）

上記の契約では、公正証書を用意することが義務付けられています。公正証書とは、公務員である公証人によって作成される公文書のことです。一般の個人や法人が作成した私文書よりも信頼度が高く、法的証拠力も高いとされています。

電子契約は多くの契約で導入できますが、現時点で一部対応していないものもあるので、事前に確認しておくことが大切です。あとから無効と判明した場合は、作り直す手間が発生するので注意しましょう。

なお、法改正により、以前は書面交付が義務付けられていた特定商取引法における契約書面（訪問販売など）も、現在では顧客の承諾があれば電子的に交付できるようになっています。このように、電子契約が利用できる範囲は拡大傾向にあり、今後さらに利便性が高まることが期待されます。

電子契約にできる契約書とできない契約書の見分け方や最新情報については、以下の資料で詳しく紹介しています。無料でダウンロードしてPDFファイルで保存いただけますので、この機会にぜひご覧ください。

業務フローの変更が必要かつ非効率な場合がある

社内で電子契約を導入したものの、複数のツールの行き来が煩雑で非効率になるケースもあります。たとえば、社内の承認作業にメールや別ツールを使用していると、業務フローが滞る可能性があるので注意が必要です。

具体的な例としては、Wordで契約書のドラフトを作成し、Chatworkなどのコミュニケーションツールで契約書のレビューのやりとりを行ったあと、社内システムで契約書の承認をするパターンなどが考えられます。

また、業務フローの構築が不十分で契約書の最新版がどれか分からなくなり、誤って古い版を送信してしまうこともケースとして挙げられます。このような事態を防ぐためには、業務フローをまとめて作業をスムーズに行えるように工夫することが大切です。

GMOサインでは、契約レビューパックというオプションプランと組み合わせることで、契約書作成・レビュー・承認・契約締結・文書管理まで、一元管理を実現できます。

契約プロセスをまとめることで、情報共有の煩雑さやビジネス機会の損失リスクを減らせるので、導入する際はあわせてご検討ください。

セキュリティや証拠力の担保に問題があった

電子契約を導入する際は、セキュリティや証拠力の担保にも注力することが大切です。たとえば、電子文書のバックアップを取っておらず、システム障害でデータが消失してしまうと契約書を作り直さなければいけません。

また、証拠として必要なタイムスタンプ（いつ、その文書が存在したかを証明する時刻情報）や署名情報が正しく保存されておらず、トラブル時に証明できなかったというケースもあるので、セキュリティ対策を徹底しましょう。

まず、電子契約を導入する際は、安全性や法的証拠力が認められたサービスを選定することが重要です。電子署名を付与できる専門的なサービスであれば、セキュリティ面のトラブルを回避しやすくなります。

契約締結日をバックデートできなかった

バックデートとは、実際に契約を締結した日よりも過去の日付を契約締結日として記載する行為のことです。電子契約では、システム上の署名日が契約成立日としてログに記録されるため、バックデートを行うことは原則できません。

電子契約では署名完了時刻が自動的にログ・タイムスタンプに残るため、意図的に過去の日付へ改ざん（不正バックデート）することは技術的にも証跡管理上も困難です。

紙の契約書では署名・押印の前に日付を記入するため形式的なバックデートが容易ですが、電子契約ではシステム上の記録が残るため、あとから日付を変えることが難しくなります。

契約書面上に異なる締結日を記載すると、電子記録との不一致が生じ、真正性が疑われる可能性があるのでご注意ください。

バックデートによるトラブルを回避しながら効力発生日を調整したい場合、実務上は「効力発生日条項」で調整する運用が推奨されます。たとえば「本契約は、2025年7月1日から効力を生じるものとする。」といった条文を加えることで、特定の日付から法的効力を与えられます。契約書に締結日と効力発生日を明示的に分けて記載することで対応するとよいでしょう。

電子契約における契約日付の考え方やバックデートに関する注意点に関しては以下の資料内で詳しく解説しています。無料でダウンロードしてPDFファイルで保存いただけますので、この機会にぜひご覧ください。

思わぬコストが生じた

電子契約を導入・運用する際、当初想定していなかったコストが発生し、トラブルが生じるケースもあります。たとえば、電子契約サービスを導入した際、月額固定料金と思っていたのにもかかわらず、文書数やユーザー数超過により追加料金が発生することがあるので注意してください。

電子契約サービスは、一般的に契約書の送信件数やユーザー数に応じた従量課金制を採用しています。API連携や延長タイムスタンプなどで追加の料金が発生することもあるので、利用したい機能が予算にマッチしているのかを事前に確認しておく必要があるでしょう。

社内全体に展開した結果、ユーザー数による予想以上の課金が発生することもあります。電子契約サービスを利用する際は、自社の目的や必要な機能をもとにプランを選ぶことが大切です。

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電子契約の導入前に確認すべき注意点・チェックポイント

電子契約の導入を行う際は、事前に以下のような内容を確認しておきましょう。

自社にあわないサービスを導入すると、機能を使いこなせなかったり無駄な費用が発生してしまったりするリスクがあります。それぞれのポイントについて、詳しく解説していきます。

自社の業務に適合するか

電子契約を導入する際は、今の業務フローときちんと合うかどうかを確認することが大切です。電子契約がどのように今の流れに組み込まれるのかを見直し、必要があれば業務フローを変更しましょう。

また、自社のニーズに基づいたシステム統合を考えることも、導入前の重要なチェックポイントです。CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）など、ほかの業務システムとの連携が可能であるかを確認します。連携が可能であれば、業務プロセス全体の効率化が進み、契約管理業務を効率的に行えるようになります。

電子契約を導入した後は、従業員に使い方や運用方法をしっかり共有しましょう。そうすることで、現場の実務にあった使い方や工夫が生まれ、より効率的な業務フローを構築できるはずです。

取引先の同意形成は取れているか

電子契約を導入した企業の中には、取引先が電子契約に同意しなかったために契約が進まなかったケースもあります。同意を促すための施策としては、電子契約の具体的なメリットや法的な安心感を伝えることが効果的です。

電子契約にはコスト削減や業務スピード・利便性の向上など、さまざまなメリットがあります。具体的な利点を強調することで、取引先の興味を引きつけやすくなるでしょう。なかでも、印紙税が不要な点やペーパーレス化によるコスト削減効果は、特に大きなメリットです。

取引先の中には、紙の契約と同様の法的証拠力が認められるのか不安な人もいます。その場合、電子署名やタイムスタンプの付与、適切な保存により紙の契約書と同等の証拠力を持つことを伝えましょう。さらに、契約内容の改ざんが防止しやすいことを伝えれば、より安心感を与えられるでしょう。

また、相手方が使用している電子契約サービスとの互換性や海外企業との取引での対応についてもチェックしておくことが大切です。国際的な法令に適合性がない場合、導入を進めても使えないケースがあるので注意してください。

導入を検討している電子契約サービスの法的証拠力やセキュリティは十分か

電子契約サービスを選ぶ際は、十分な法的証拠力やセキュリティ対策が備わっているかどうかを必ず確認しましょう。具体的には、次のような基準を満たしているかをチェックすることが重要です。

• 電子署名法への準拠
• 電子帳簿保存法への適合
• セキュリティ要件の充足（暗号化・アクセス制御など）
• バックアップ・リカバリー体制の有無
• システム障害時の対応策
• データの保管期間・削除・アーカイブ機能など

安価なサービスの場合、タイムスタンプや電子署名などの機能がないこともあるため、電子署名法に準拠できずに法的証拠力が不十分になる可能性があります。法的証拠力をしっかり確保するためには、そのサービスが電子署名法や電子帳簿保存法に対応しているかを事前に確認しておくことが重要です。

また、近年では企業に対するサイバー攻撃によって顧客情報や個人情報が流出するケースも多くあります。万一に備えて、セキュリティ対策が十分なサービスを選択することがおすすめです。

導入の費用対効果は十分に得られるか

電子契約システムの導入に際しては、初期投資が発生します。初期投資には、ソフトウェアの購入費用やカスタマイズ費用、教育トレーニングの費用などが含まれます。また、月額費用や使用に応じた従量課金が発生する場合もあるので、必要なコストをしっかり計算することが大切です。

電子契約では印紙税や郵送費用、人的コストなどを削減できますが、契約頻度が少ない場合には導入・運用にかかる料金が現在の費用を上回ってしまうケースもあります。ソフトウェアの購入費用や月額費用、従量課金などを計算し、現在の契約にかかっている費用と比較してみましょう。

コスト削減に加えて、契約締結までの時間が短縮されることで、ビジネスチャンスを逃すことも少なくなります。結果として利益アップにつながる可能性も十分に考えられるため、その点も踏まえて電子契約の導入を判断するのがおすすめです。

試しに電子契約を導入してみたい方は、GMOサインのフリープランをご検討ください。フリープランでも、月に5件まで文書の送信ができます。電子署名法・電子帳簿保存法に準拠していることや暗号化・WAF・定期バックアップなど充実したセキュリティ体制が魅力なので、ぜひ試しに利用してみてください。

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失敗しないための電子契約導入ステップ

電子契約で失敗しないための導入ステップは以下のとおりです。

導入後に後悔しないように、それぞれのステップを意識して進めてみてください。

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電子契約サービスの乗り換え方法と注意点

電子契約を導入してみたものの、使い勝手が悪く乗り換えを検討している人もいるでしょう。ここからは、電子契約サービスの乗り換え方法やメリット、注意点などについて解説していきます。

電子契約サービスを乗り換えることで得られるメリット

電子契約サービスを乗り換えることで得られるメリットとして、以下のようなことが挙げられます。

• コスト削減
• 業務効率化
• 法対応や機能の充実
• 外部サービスとの連携
• データの安全性向上

現在のサービスよりも安価な料金体系で利用できることがあるため、乗り換えを行うことでコストを最適化しやすくなります。また、より機能が充実しているサービスを選択することで、業務効率を改善できることもメリットです。

サービスによっては、現在使用しているCRMやほかのツールとの連携も行える可能性があります。データの一元管理や作業の自動化ができるようになれば、業務効率化をさらに実現しやすくなるでしょう。高度なセキュリティ機能を提供しているサービスを導入することで、重要な契約でも電子契約を導入しやすくなります。

他社サービスの電子契約へ乗り換えする手順・流れ

電子契約サービスの乗り換えの手順は以下のとおりです。

乗り換え時に確認しておくべきこと・対応の注意点

現在利用している電子契約サービスから乗り換えを行う際は、基本的にフリープランや無料体験を通して使用感を確かめることがおすすめです。実際の操作性や機能の利便性は使用してみないとわからないことも多いので、一度試してみてから本格導入を判断しましょう。

電子契約サービスの中には、他社のサービスから乗り換えを行なった際、サポートが用意されているものもあります。たとえば、GMOサインでは乗り換えについての質問回答やガイド資料が用意されており、安心して利用を開始できることが特徴です。

社内の承認を得るためのワークフロー機能やユーザーグループ管理にも対応しているので、業務効率化を実現しやすくなるでしょう。乗り換えを検討している方はGMOサインの導入事例もチェックしてみてください。

＞他社サービスからGMOサインへの乗り換えに関するご相談はこちらから

電子契約の失敗に関するよくある質問

電子契約で失敗したくない方は「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ

電子契約をはじめて導入する方や、ほかのサービスへ乗り換えることを検討している方は、まずフリープランや無料体験で使用感を試してみることをおすすめします。実際に利用してから判断すれば、後悔や失敗を防げるはずです。

電子印鑑GMOサインでは、無料のお試しフリープランを用意しており、月に5件まで契約書の送信が可能です。契約書のアップロードから送信、締結までの流れを試せることに加えて、テンプレートの登録も可能なので、実際の使用感を試せるでしょう。

GMOサインでは、暗号化・WAF・定期バックアップなど、充実したセキュリティ体制も提供しています。また、契約印タイプ（立会人型）なら送信1件100円、実印タイプ（当事者型）なら1件300円と業界最安水準であることも魅力です。電子契約の締結にあたって受信者側にアカウント作成は不要のため、相手先から電子契約を受け入れてもらいやすい点も特徴といえます。

はじめて電子契約を導入する方や他社からのお乗り換えをご検討中の方も、スムーズに導入できるようサポートいたします。まずはお気軽に、フリープランや下記お役立ち資料をご利用ください。