Excelでの電子署名には、デジタルIDの取得や適切な設定が必要であり、手順を誤ると法的効力が認められないリスクや、署名の改ざんを防げない可能性があるため、注意が必要です。この記事では、Excelで電子署名を行う方法を、準備段階から実際の署名追加まで図解付きで分かりやすく解説しています。

安心して契約を結ぶためには、電子契約サービスの利用がおすすめです。電子契約サービスでは、デジタルIDの取得や複雑な設定が不要で、ブラウザ上で直感的に操作できます。そのため、Excelでの電子署名と比較して格段にかんたんで確実です。

なかでも電子印鑑GMOサインは、電子署名法などの法的要件を満たした電子署名機能を備え、セキュリティ面でも安心して利用できるサービスとして多くの企業に選ばれています。

GMOサインでは無料プランも用意されており、月5件までの契約締結が可能です。契約書の作成や署名依頼の送信、管理機能など、電子契約に必要な機能を無料で試せます。

Excelでの電子署名は可能ですが、準備や設定の手間、セキュリティ面での不安を考えると、電子契約サービスの利用が賢明な選択といえるでしょう。

GMOサインなら、今すぐ無料で始められ、安全かつ効率的に電子契約を実現できます。ぜひこの機会に、GMOサインで電子契約の便利さを体験してみてください。

Excel（エクセル）で電子署名を行う前に準備すること

Excelで電子署名を行うには、あらかじめ準備しておくものがあります。必要なソフトやデジタルIDを事前にそろえておかないと、途中の手順でつまずいてしまうかもしれません。

設定や会社のルールについても確認が必要です。しっかりと準備をして、スムーズに電子署名を行いましょう。

Excelでの電子署名に必要なもの

Excelで電子署名を行うには、対応したソフトが必要です。Excel 2007以降には電子署名の機能は備わっていますが、セキュリティ更新などを考えると、Microsoft 365もしくはExcel 2019以降を使うことをおすすめします。

古いバージョンだと、電子署名の機能が使えなかったり制限があったりするのでご注意ください。

また、デジタルID（電子証明書）の取得も必要です。デジタルIDとは印鑑証明の電子版のようなもので、電子署名をした人が本人であることを証明し、文書が改ざんされていないことを保証する役割を持ちます。公式な契約や外部とのやりとりには、必ず認証局発行のデジタルIDを使いましょう。

デジタルIDには「公開鍵」と「秘密鍵」という2つの鍵が含まれており、これを使って電子署名や暗号化が行われます。無料で作れるものもありますが、会社同士の契約では信頼できる機関が発行する有料のものがおすすめです。

事前に確認したいポイント

電子署名を始める前に、いくつかチェックしておきたいことがあります。

まず、Excelのセキュリティ設定を確認しましょう。設定が厳しすぎると電子署名の機能が使えないため、電子署名の設定を適切なレベルに調整しておく必要があります。

また、会社で電子署名を使う場合は、社内ルールの確認も欠かせません。誰が使ってよいのか、どんな書類に使えるのか、保存期間はどのくらいかなど、事前に整理しておくと安心です。準備を整えてから始めることで、トラブルを防ぎ、業務の効率化にもつながります。

Excel for Microsoft 365で電子署名欄を作る方法

ここからは、実際にExcelで電子署名欄を作る手順を説明します。Microsoft 365のExcelでは、かんたんな操作で署名欄を挿入できます。署名の方法もいくつか選べるので、用途にあわせて使い分けることが大切です。

署名欄の作り方（画像付きで解説）

Excelで署名欄を作る手順を画像付きで解説します。

上記の手順で、署名欄を作ってみてください。

Excelで可能な署名方法の違い（手書き・画像・テキストなど）

Excelでは、3つの署名方法から選べます。それぞれの特徴を解説します。

手書き署名

手書き署名は、マウスやタッチパッドを使って直接画面に書く方法です。タブレットやタッチ対応パソコンなら、ペンで自然に書けます。書面に近い書類や契約書を作りたい場合におすすめです。

画像署名

画像署名は、あらかじめ用意した署名や印鑑の画像を挿入する方法です。紙に書いた署名をスキャンしたり、印鑑を撮影したりして画像ファイルにしておきます。いつも同じ見た目の署名ができるため、統一感のある書類を作りたい場合に便利です。

テキスト署名

テキスト署名は、先ほど紹介したキーボードで名前を入力する方法です。最もかんたんで手間がかからないため、社内の確認書類やかんたんな申請書に向いています。

なお、Excelの電子署名における法的効力の根幹は、その署名がどの「デジタルID（電子証明書）」を使って、「署名後に改ざんされていないこと」を保証するか、という暗号技術に基づいているため、どの方法を選んでも法的な証拠力は原則変わりません。

Excelに電子署名を追加する手順

署名欄を作ったら、次は実際に電子署名を追加する作業に入ります。電子署名を正しく機能させるには、デジタルIDの取得・登録から署名の入力まで、正確な手順で進めることが大切です。

複数人で署名する場合の方法も含めて、一つずつ確実に行っていきましょう。

① デジタルIDの取得と登録方法

Excelで電子署名を行うには、まず「デジタルID（電子証明書）」を用意する必要があります。これは、署名した人が誰なのかを証明するための電子的な身分証のようなものです。ここでは、かんたんに作れる自己証明書の作成方法を説明します。

なお、ここで紹介した自己証明書は、第三者による身元の保証がないため、社内での確認など限定的な利用にとどめてください。外部の会社とやり取りする正式な契約書に使用した場合、「信頼されていない署名」と表示されるだけでなく、法的な有効性が認められない大きなリスクがあります。

安全な取引のためには、信頼できる認証機関が発行したデジタルIDを使用するか、後述する電子契約サービスの利用を強くおすすめします。

② 実際に署名を入力・設定する方法

デジタルIDの準備ができたら、実際に署名を入力してみましょう。

上記の手順で、署名欄に入力ができます。

複数人で署名したい場合のやり方

複数人で1つのExcelファイルに電子署名を入れる場合は、署名の順番と方法に注意が必要です。

電子署名が追加されたファイルは、編集すると署名が無効になってしまいます。内容に間違いがないかを全員でしっかり確認してから、署名を始めるようにしましょう。

Excelから電子署名を消す方法

電子署名を追加したあとで、内容を修正したい場合や署名を取り消したい場合があります。Excelではかんたんな操作で電子署名を削除できますが、削除すると再度編集が可能になる反面、署名の効力もなくなってしまいます。

正しい手順で安全に削除する方法を解説しますので、こちらも覚えておきましょう。

削除後は必要に応じて新しい署名欄を作り直すか、内容を修正してから再度署名を行ってください。

電子署名の法律上の効力とExcel署名の注意点

電子署名は法律でも認められた正式な署名方法ですが、Excelで使う場合にはいくつか気をつけたいポイントがあります。法的な効力がどこまであるのか、また実際に使う際のリスクや制約について理解しておくことが大切です。

正しく使えば便利な機能ですが、限界があることも知っておきましょう。

電子署名の法的効力

電子署名は、電子署名法という法律によって紙の署名や印鑑と同じ法律上の力が認められています。

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用：e-GOV法令検索

電子署名法第3条では、本人が電子署名をした電子文書は「真正に成立したもの」として推定されると定められています。これは、裁判などで証拠として使える力があることを意味します。

ただし、法的効力を持たせるためには、いくつかの条件を満たす必要がある点に注意しましょう。

署名した人が本人であることを証明できるデジタルID（電子証明書）を使い、文書が改ざんされていないことなどが確認できる必要があります。
※電子署名法3条は、本人のみが行える方法として適切に管理された電子署名に「真正成立の推定」が及ぶと定めます。実務では認証局発行の証明書＋適切な鍵管理（必要に応じてタイムスタンプ）により立証性を高めるのが一般的です。

正しく作成された電子署名であれば、裁判の際に証拠力を持つ文書として認められます。

電子認証局が発行した電子証明書を利用した電子署名を付与したい場合は、電子印鑑GMOサインなどの電子契約サービスの利用がおすすめです。とくにGMOサインは国内シェアNo.1の電子認証局を自社内に持っており、スムーズな証明書発行や電子署名利用が可能です。完全無料のお試しフリープランでも月に5件まで電子署名（立会人型）が利用できます。まずはお気軽にお試しください。

＼\ 最短③分でアカウント作成完了 /／

Excelで電子署名を行う際の注意点やリスク

Excelで電子署名を使う場合、知っておくべき注意点がいくつかあります。

まず、ファイルの形式に制限があります。Excelファイルのまま署名すると、受け取る相手もExcelを持っている必要があり、古いバージョンだと署名がうまく表示されないことがあります。

また、セキュリティの面でも気をつけることがあります。署名したあとでファイルの中身を変更すると署名が無効になってしまうため、署名前に内容をしっかり確認することが大切です。

このように、Excelでの電子署名にはいくつかの制約があるため、大切な契約をするときは、安全で確実な電子契約サービスを使うことをおすすめします。

Excelよりも安心でかんたんに電子署名を行うには、電子契約がおすすめ

Excelでの電子署名は可能ですが、準備や設定に手間がかかり、安全性にも不安があります。そこでおすすめなのが、電子契約サービスです。専門のサービスを使えば、面倒な設定なしで安全かつかんたんに電子署名ができ、Excelで作った契約書もそのまま使えます。

電子契約サービスがおすすめな理由

電子契約サービスには、Excelでの電子署名にはない多くのメリットがあります。以下の比較表で違いを確認してみましょう。

項目	Excel電子署名	電子契約サービス
事前準備	デジタルIDの取得・登録が必要	アカウント作成だけですぐ利用可能
相手の環境	Excelソフトが必要	ブラウザがあれば誰でも署名可能
本人確認	自己証明書では信頼性が低い	法律に基づいた確実な本人確認
改ざん防止	編集すると署名が無効になる	改ざん防止機能が標準で装備
複数人署名	手動でファイルを順番に送る必要	自動で順番に回り進捗もわかる
契約書管理	個別にファイル管理が必要	1カ所で安全に保管・管理
互換性	バージョン違いで表示されない場合	互換性の問題なし
トラブル対応	署名記録が不十分な場合がある	署名記録がしっかり残る

このように、電子契約サービスなら設定の手間もなく、安全性と効率性の両方を実現できます。

Excelで作成した契約書を電子契約サービスで使う方法

Excelで作った契約書も、電子契約サービスでかんたんに電子署名できます。手順は以下のとおりです。

このように、電子契約サービスを使えば、Excelで作った契約書もかんたんかつ安全に電子署名できます。画像を使ったより詳しい解説は以下の「GMOサインでのPDFへの電子署名のやり方」も参考にしてください。

Excelと電子契約サービスを使って業務を効率化しよう

Excelでも電子署名はできますが、デジタルIDの用意や設定に時間がかかります。また、相手も同じExcel形式を持っていないと使えませんし、バージョンが違うとうまく表示されないこともあります。大切な契約で使うには、不安な部分もあるでしょう。

一方、電子契約サービスなら面倒な設定は不要で、Excelで作った契約書にかんたんな操作で電子署名法に準拠した電子署名を行えます。

画像入力も文字入力も選べるため、用途にあわせて使い分けられます。また、「当事者型」や「立会人型」など、契約形態に応じた署名方法も選択可能です。さらに、パソコンだけでなくスマホやタブレットからでも署名ができるので、場所を選ぶこともありません。

GMOサインではお試しフリープランで月に5件までの電子署名・送信が無料で行えます。まずは試しに登録して、Excelで作成したファイルをアップロードしてみてください。

電子署名やその後の契約にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。