プライバシーポリシーの作成を任されたものの、「何を書けばいいの？」「記載漏れがあったらどうしよう」と悩んでいませんか？

近年は個人情報保護法への対応が厳しく求められており、企業にとって適切なプライバシーポリシーの整備は欠かせません。

本記事では、プライバシーポリシーの役割や作成時のポイントを分かりやすく解説します。雛形や一般的な記載項目も紹介するので、理解を深めながら自社に最適な内容でプライバシーポリシーを策定しましょう。

プライバシーポリシーとは？役割や必要な理由は？

プライバシーポリシーとは、個人情報の取り扱い方法やプライバシー保護への配慮事項を示した企業方針をまとめた文書です。「個人情報保護方針」とも呼ばれ、主にWebサイトやサービスを提供する企業がユーザーに向けて公開しています。

プライバシーポリシーは個人情報保護法に基づいて策定されるため、法改正があった場合は最新の法令にあわせて内容を見直さなければなりません。

プライバシーポリシーの役割

プライバシーポリシーは、企業が個人情報保護法に従い、個人情報を適切に取り扱うことを示すためのものです。企業が個人情報を取得・利用する際は、ユーザー本人への通知や公表が義務づけられており、そのための方法としてプライバシーポリシーが活用されています。

また、プライバシーポリシーは個人のプライバシーを守る姿勢を示す役割も果たします。ユーザーや取引先に安心感を与え、企業への信頼につながるでしょう。

プライバシーポリシーの策定は企業にとって義務？

プライバシーポリシーの策定は、法律上は義務ではありません。しかし、個人情報を取得・利用する企業は、「ユーザーから同意を得る」または「取り扱い方針を公表する」ことが法律で義務づけられています。

とはいえ、個人情報を取得するたびに同意を取るのは現実的ではありません。そのため、多くの企業がプライバシーポリシーを策定し、取り扱い方針を公表する方法を選んでいます。ユーザー本人へ個別に通知しない場合は、プライバシーポリシーの策定は実質的な義務と考えておきましょう。

プライバシーポリシーの策定が必要な理由

プライバシーポリシーは「個人情報保護法に対応するための文書」としてだけでなく、企業や事業者が社会的な信頼を得るうえでも非常に重要な役割を果たします。

企業が個人情報を適切に取り扱うには、個人情報保護法に基づく以下の3つの義務に対応する必要があります。

プライバシーポリシーを策定し、ユーザーに明確に伝えることが重要で、法令を遵守するためにも不可欠です。

さらに、プライバシーポリシーの整備は事業運営において、以下のような企業の信頼性を高める役割もあります。

Pマークとは、企業の個人情報管理が一定の基準を満たしていることを第三者機関が認定する制度で、取得にはプライバシーポリシーの整備が前提条件です。Pマークを取得することで、ユーザーや取引先からの信頼が高まるだけでなく、社内の個人情報保護に対する意識向上にもつながります。

ユーザーや取引との信頼関係を築くためにも、プライバシーポリシーはしっかり整備しておくことが大切です。

利用規約はユーザーに対してサービス利用に関するルールを定めたもの

プライバシーポリシーと利用規約は、それぞれ役割や目的が異なります。

利用規約は、サービスを利用する際のルールを定めたものです。一般的には、以下のような事業者とユーザーの双方が守るべきルールがまとめられています。

利用規約は民法上の「定型約款」に該当する場合もあり、サービスの利用にあたってユーザーが同意することで契約が成立します。

一方、プライバシーポリシーは、個人情報の取り扱いに関する事業者の方針や社内ルールを示したものです。ユーザーとの契約ではないため、利用規約とは別の文書として、それぞれ整備するのが望ましいといえるでしょう。

プライバシーポリシー作成時の手順

プライバシーポリシーを作成する際は、以下の手順で進めるのが一般的です。

まずは、社内で保有している情報や今後取得する可能性のある個人情報をすべて洗い出しましょう。プライバシーポリシーには、収集した個人情報の利用目的を明記する必要があります。そのため、どのような情報を取り扱っているのか、漏れのないよう、細かいチェックが必要です。

次に、取得した個人情報をどのような目的で利用するのかを明確にします。プライバシーポリシーに利用目的を記載するためにも必要なステップなので、「どの情報を、何のために利用するのか」を具体化しましょう。

その後、プライバシーポリシーを作成し、完成後は弁護士や専門家のチェックを受けることをおすすめします。個人情報保護法や関連法令に適合した内容になっているか、実務上の問題がないかを見極められます。

あわせて読みたい

リーガルチェック（法務確認）とは？弁護士への依頼の流れや費用を必要性やメリット、注意点とともに解説 契約書に記載する内容はさまざまな法律に関係するため、一見すると問題ない内容に思えても、実際には自社にとって不利な内容になっていたり、コンプライアンス上問題に...

プライバシーポリシーの一般的な記載項目と雛形

プライバシーポリシーは、企業が収集・利用する個人情報に関して、ユーザーに正確かつ漏れなく伝える必要があります。ユーザーの安心・信頼を得るためにも、必要な項目を不足なく盛り込むことが大切です。

以下は、一般的に記載される主な項目の例です。

プライバシーポリシーを作成する際は、以下に紹介する雛形も参考にしてください。ただし、雛形はそのまま使うのではなく、法的要件にあわせて内容に漏れや不備がないよう注意しましょう。

プライバシーポリシーの雛形

雛形を使用する際は自社の実情にあわせて作成する

プライバシーポリシーの作成は、企業にとって負担の大きい作業です。そのため、雛形や類似サービスを提供する大手企業の事例を参考にするのもひとつの方法です。

しかし、雛形をそのまま流用すると、自社の実情に合わず思わぬトラブルを招く可能性があります。必ず自社で取得する個人情報の内容や収集方法、利用目的にあわせて内容を精査し、作成しましょう。

たとえば、プライバシーポリシーに記載していない目的で個人情報を利用した場合、ユーザーとのトラブルに発展する恐れがあります。個人情報保護法の違反となるリスクもあるため、作成に不安がある場合は、弁護士や専門家に相談しながら進めるのがおすすめです。

プライバシーポリシー作成時に押さえておきたい9つのポイント

プライバシーポリシーを作成する際のポイントを9つ紹介します。

それぞれを詳しく解説します。

①個人情報の種類を具体的に書く

どのような個人情報を取得・保有するのか、ユーザーがひと目で分かるように、できるだけ具体的に記載しましょう。

企業が取得する個人情報の内容については、個人情報保護法で必ず通知や公表が義務づけられているわけではありません。しかし、プライバシーポリシーに具体的な取得項目を明記しておくことで、個人情報の取り扱いに対する透明性を高められます。

たとえば、以下の項目のようにユーザーが理解しやすい形で記載しましょう。

氏名、年齢、性別、メールアドレス、IPアドレス、アプリの利用日時、免許証番号、指紋など

ユーザーに安心してサービスを利用してもらうためにも、細かく分かりやすいように記載しましょう。

②個人情報をどのように使うか目的を明記する

個人情報の利用目的は、できるだけ具体的に記載しましょう。個人情報保護法では、取得した個人情報の利用目的を明確に示すことが義務づけられています。

自社の事業内容や実際の利用方法を踏まえ、以下のように具体的に記載しましょう。

なお、「当社サービスの向上のため」や「事業活動のため」などの抽象的な表現では不十分です。あいまいな表現は避け、ユーザーが「自分の情報がどのように使われるか」を具体的にイメージできる内容にしましょう。

③第三者へ提供する場合はその旨を明記する

個人情報を第三者へ提供する場合は、原則として事前に本人の同意が必要です。そのため、プライバシーポリシーに第三者提供の有無を明記し、本人の同意を取得しましょう。

具体的には、以下のようなケースが第三者提供に該当します。

ただし、オプトアウトを採用する場合は、事前に同意を得る必要はありません。オプトアウトとは、第三者提供を行ったあとでも、本人から停止を求められた場合には提供を止める仕組みです。あらかじめ個人情報保護委員会への届出が必要です。

なお、以下のケースではオプトアウトによる第三者提供は認められていません。

ルールを正しく理解し、適切に運用しましょう。

④外国へ提供する場合も明記が必要

外国の事業者など、国外の第三者に個人情報を提供する場合も、プライバシーポリシーにその旨を明記し、本人から同意を得る必要があります。

たとえ国内での第三者提供について本人の同意を得ていた場合でも、外国へ個人データを提供する際には、改めて本人の同意を取得しなければなりません。同意の取得に漏れがないよう、十分に注意しましょう。

⑤グループ会社や提携先などと共同利用する場合は明記する

個人データをグループ会社や提携先などと共同で利用する場合は、その旨をプライバシーポリシーに明記する必要があります。必要な事項をプライバシーポリシーに明記し、ユーザーが確認できる状態にしておくことで、本人の同意を得ずに共同利用が認められます。

プライバシーポリシーには、以下の内容を具体的に記載しましょう。

共同利用については、ユーザーに不安を与えないよう、分かりやすく丁寧に記載しましょう。

⑥個人情報の保護に関する取り組み内容を明記する

企業は、取り扱う個人データの漏えいや紛失などのリスクを防ぐため、適切な安全管理措置を講じることが義務づけられています。また、安全管理措置の内容は、本人に周知すべき事項とされているため、プライバシーポリシーへの記載が必要です。

具体的な自社の取り組み内容を記載した事例は、以下のとおりです。

記載する際は、個人情報保護委員会が公表しているガイドラインも参考にして作成してください。

⑦開示・訂正・利用停止などの依頼に対する手続きを明記する

個人情報保護法では、保有個人データについて本人から開示・訂正・利用停止などの請求に対する手続きを定め、プライバシーポリシーに明記することが義務づけられています。また、実際に請求があった場合には対応する義務も課されています。

こうした請求への対応方法として、あらかじめ以下の内容を明記しておきましょう。

ユーザーが安心して自分の情報を預けられるよう、対応方法は分かりやすく明記しておきましょう。

⑧仮名加工・匿名加工する可能性があれば明記する

個人情報を加工して、匿名加工情報や仮名加工情報として利用する場合は、プライバシーポリシーで取り扱い方法を明記しましょう。

仮名加工情報とは、ほかの情報と照合しない限り、特定の個人を識別できないよう加工した情報のことです。令和2年改正の個人情報保護法により新設されました。プライバシーポリシーの作成時点では公表義務はありませんが、利用目的を変更したり仮名加工情報を共同利用したりする際には、法令上で公表が義務づけられています。そのため、取り扱いを予定している場合は、事前にプライバシーポリシーに記載しておくと手間の削減や記載漏れのリスクを回避できます。

一方、匿名加工情報とは、個人を特定できないように個人情報を加工したうえで、元の情報に復元できないようにした情報のことです。匿名加工情報の作成時と第三者へ提供する際に、それぞれその旨を公表する義務があります。

⑨保有個人データに関する問い合わせ先を明記する

企業は、個人データの取り扱いに関する問い合わせや苦情を受け付ける窓口を、ユーザーいつでも確認できるように明示する必要があります。プライバシーポリシーには、下記のような連絡先の情報を具体的に記載しましょう。

さらに、個人情報の取り扱いに関する苦情が寄せられた場合には、企業として適切かつ迅速な対応が求められます。プライバシーポリシーに窓口情報を記載するだけでなく、苦情処理の手順を定めるなど、必要な対応体制を整えておきましょう。

プライバシーポリシーの運用・管理方法を紹介

プライバシーポリシーは作成して終わりではなく、その後の運用・管理も重要です。ここからは、プライバシーポリシーを運用・管理する際に押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

トップページから1クリックで到達できる場所に設置する

プライバシーポリシーは、トップページから1クリックで到達できる場所に設置しましょう。法令による具体的な設置場所の指定はありませんが、不特定多数の人が閲覧できる形で公表することが求められているため、ユーザーがいつでも確認しやすい場所に設置する必要があります。

ユーザーがサービス利用前に内容を把握できるよう、初回登録時やアプリの初回起動時にプライバシーポリシーを表示するのも効果的です。

必要に応じてユーザーから同意を取得する

プライバシーポリシーは、利用規約とは異なり、常にユーザーの同意が必要となるものではありません。ただし、次のようなケースでは原則としてユーザーの同意を得る必要があります。

同意を得る主な方法は以下のとおりです。

なお、事業者が一方的に通知や掲示するだけでは、同意したとはみなされません。必ず本人が自ら同意の意思を示す必要があります。同意取得にはさまざまな方法がありますが、手軽に運用できる電子的な方法の活用がおすすめです。

定期的な見直しで事業や法改正に適した内容に更新する

プライバシーポリシーは、事業内容の変化や取り扱う個人情報の変化、法改正にあわせて定期的に見直し、更新する必要があります。特に個人情報保護法は定期的に改正されるため、最新の法令に適合しているか内容をチェックしましょう。

たとえば、以下のようなケースではプライバシーポリシーの更新が必要です。

特に、個人情報の利用目的を変更した場合や、第三者提供の範囲が広がる場合は、ユーザーへの告知・同意取得が必要になるケースがあります。自社の事業や関連する法令などの状況を把握し、適切なプライバシーポリシーを整備しましょう。

同意は手軽に取得できる電子的な方法を選ぶ

プライバシーポリシーへの同意を取得する方法はいくつかありますが、業務の効率化や手間を削減できる電子的な方法がおすすめです。

オンラインでの同意の取得により、ユーザーや取引先と直接会う必要がなく、書類の郵送も不要です。場所や時間にとらわれず手続きを進められるため、業務負担の軽減やスピーディーな対応が可能になるのがメリットです。

さらに、電子契約サービスを利用することにより、ユーザーは画面上で内容を確認しながらかんたんに同意書へ署名できます。ユーザーが情報を見落とす可能性や説明不足によるトラブルを防ぐ効果も期待できるでしょう。

電子印鑑GMOサインでは、プライバシーポリシーの同意取得に便利な電子署名フォーム機能を用意しています。不特定多数の相手やメールアドレスが分からない相手でも、オンラインでスムーズに同意を得られ、署名の手順もかんたんです。

プライバシーポリシーに関するよくある質問

最後に、プライバシーポリシーに関するよくある質問を紹介します。

プライバシーポリシーの役割を把握して自社に最適な内容で策定しよう

プライバシーポリシーは、個人情報保護法への対応やユーザー・取引先からの信頼を得るための重要な役割を持ちます。法的に策定義務はありませんが、法令の遵守や信頼性を高めるためにも作成しておくべきものです。

プライバシーポリシーを作成する際は、雛形や一般的な記載項目を参考にしつつ、自社の実情にあった内容で策定しましょう。また、個人情報の利用にあたり本人の同意が必要となるケースがある点にも注意が必要です。同意取得には、オンライン上で完結する電子的な方法を活用するとよいでしょう。

GMOサインでは、契約印＆実印プランの標準機能として、プライバシーポリシーの同意取得に活用できる電子署名フォームを提供しています。署名依頼を専用URLとして発行できるため、プログラミング不要でかんたんに作成可能です。専用URLはWebサイトやSNSに掲載したり、メールで送信したりすることで、不特定多数の相手や連絡先を知らない相手からもスムーズに同意を取得できます。利用契約書や入会書などにも活用できるため、ぜひ利用を検討してみてください。

あわせて読みたい

プラポリのよくある疑問｜同意するとどうなる？義務化されている？ デジタル化の進歩によって、個人情報の管理が厳しくなっています。そのため、ユーザーがWebサイトを安心して利用していただくために、プライバシーポリシーの作成が必要...