日本ではいまだにハンコ出社が行われている企業が存在します。しかし、どうして非効率なハンコ出社がなくならないのでしょうか？

本記事では、ハンコ出社が行われている理由とハンコレス化を実現するための取り組みについて詳しく解説します。効率的な働き方を目指している方は、ぜひチェックしてください。

ハンコ出社とは？ハンコレス化が進まない理由

ハンコ出社とは、書類にハンコを押すためだけに企業に出勤することを指します。バブル時代から続く慣習と言われており、手間やコストがかかる作業に思えますがまだ採用している企業も少なくありません。

ハンコ出社が行われている背景には、以下の理由からハンコが重要視されているからだとされています。

・日本ではハンコ文化が根付いている
・デジタル化への高いハードル

それぞれの理由について詳しく解説します。

日本ではハンコ文化が根付いている

日本企業では、ハンコの押印が契約成立の証とされています。このビジネス慣習はいわゆるハンコ文化と言われており、昔から行われています。

そのため長年企業を経営している人間にとっては、ハンコがビジネスに欠かせないものだと身に染みているのでしょう。また経営者などの企業の中心人物がハンコに執着していると、他の社員がハンコレス化を推進しても実現が難しいと思われます。

デジタル化への高いハードル

ハンコレスを実現するために必要なデジタル化には、社内体制におけるすべてのフェーズを電子化に対応させることが必要です。しかし、コストや実務面から導入することは難しく、紙ベースの業務を維持している企業が多く見られます。

デジタル化しないことによる弊害

しかし、ハンコ文化などの紙ベースの業務を続けることは得策とは言えません。デジタル化が加速している現代において、デジタル化を進めないとどのような弊害があるのかご紹介します。

意思決定や取引に時間がかかる

社内の稟議などで紙の書類やハンコを採用していると、意思決定や承認プロセスが遅れてしまいます。そのため、企業全体の経済活動が停滞してしまうリスクがあるのです。

また社内だけでなく、顧客との契約でも同様のリスクがあります。顧客が遠隔地の人間だったり、訪問したにもかかわらず責任者が不在だったりすると、大きな無駄が生じてしまいます。

ハンコ出社などの無駄が発生する

デジタル化に対応していないと、ハンコ出社のような無駄な業務が生じてしまいます。ハンコ一つ押印するだけで出社しなければならない企業では、社員のモチベーションが大きく下がってしまうだけでなく、交通費などのコストもかかってしまいます。

逆にハンコが必要なのに出社していないパターンでも、業務の停滞につながってしまいますので、どちらのケースでも望ましくない事態と言えるでしょう。

不必要なコストが増える

紙ベースの業務では、インク代や印刷代、プリンターの管理費といったコストがかかってしまいます。また保管するために余分なスペースをとったり、必要な書類を探すのに手間がかかったりする弊害もあります。

ハンコレス化を実現するための第一歩

ハンコ文化は現代のビジネスにとって手間やコストがかかる慣習ですが、廃止するには現実的なハードルが高い企業もあるでしょう。そこで、段階的にデジタル化を進めるために簡単に導入できるハンコレス化の方法をお伝えします。

デジタルハンコの導入

デジタルハンコとは、パソコンのフォーマットに変換されたハンコです。ハンコだけをデジタル化した取り組みなので、導入するハードルはかなり低いです。無料のオンラインツールで簡単に作れますので、気軽に取り組んでみてください。

電子契約サービスの活用

電子契約サービスとは、契約プロセス全体をオンラインで行えるサービスです。こちらも無料で使えるサービスがあり、契約書の作成から保存までスピーディーに行えます。紙ベースの契約で必要だったインク代などのコストや契約書を探す手間を省けますので、非常におすすめです。

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本格的にハンコレス化を推進するための方法

デジタルハンコや電子契約サービスの導入である程度の理解が得られれば、本格的にハンコレス化を進めましょう。そのための具体的な方法を解説します。

ワークフローシステムの導入

ハンコレス化を進めるには、社内でハンコを用いる機会が多い申請業務や承認業務をデジタル化しましょう。具体的には、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

ワークフローシステムとは社内の意志決定をオンライン上で行えるシステムであり、これまで時間と手間がかかっていた作業を迅速に完結させられます。このシステムが浸透すれば、ハンコ出社する必要がなくなりますので社員と企業の双方にとって大きなプラスとなるでしょう。

電子契約サービスを使って、コストや印紙税を節約する

電子契約サービスをすでに導入しているならば、他社との契約などで使えるようにしましょう。その際には取引先も同様のサービスを導入していることを確認したり、自社で使っていることを周知したりしましょう。

紙ベースの契約書では、印刷代だけでなく印紙税もかかっていたのでかなりの出費になっていたはずです。しかし、電子契約ならばそれらのコストが一切省けますので大きく役立ちます。

ハンコレス化の実現には、「電子印鑑GMOサイン」を使って段階的に進めましょう

ハンコレス化を実現したいと思っても、実務やコストなどの面からいきなり導入するのは現実的に難しいでしょう。まずはデジタルハンコや電子契約サービスなど手軽に始められるものから使っていき、段階的に社内で慣れてもらうことをおすすめします。

これからの時代に無駄のない企業運営を実現するためには、ハンコレス化やデジタル化が必須です。本記事で解説した内容を参考にして、効率的な企業運営を目指しましょう。

特に電子契約サービスでは「電子印鑑GMOサイン」が便利です。無料で使えるサービスでどの段階でも利用でき、企業に必要な契約手順にすべて対応していますので、長期的にお使いいただけます。