業務報告書は、自分の行った仕事の内容や質を伝える重要な文書です。明確で簡潔な報告書は、成果を評価するための基準となるとともに、自分のプロ意識を会社側に示すツールにもなります。

当記事では、業務報告書の目的から書き方、読みやすさを保つためのコツまで、効果的な業務報告書の作成方法について詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

業務報告書とは？

業務報告書は、自分の仕事の内容、進捗、成果を明確に伝えるための重要文書です。自分の仕事を客観的に見つめ直し、上司や同僚に報告する手段ともなります。

業務報告書を作成する目的は二つ

業務報告書の作成目的は大きく分けて2つあります。1つ目は、業務の進捗状況を他人に伝えること、2つ目は、自身の成長や進歩を追跡するために業務の実績を記録しておくことです。

業務報告書を作成することで、自分の業務内容がほかの人にどれだけ理解されているかを確認でき、必要に応じて補足説明や具体的な進捗状況を伝えることができます。

これにより、業務の透明性が向上し、より効率的なコミュニケーションが可能になるのです。業務報告書は、自身のパフォーマンスを定量的に把握するための有効なツールになります。

特に目標設定を行う際に、過去の実績を振り返り、今後の目標設定や計画を立てる際に有用です。

業務報告書と日報の大きな違い

業務報告書と日報は似ているようで異なります。業務報告書と日報の大きな違いは、報告する内容の深度や広がりです。日報はその日1日の業務を記録し、自分が何をしたか、その結果どのような成果が出たかを報告します。おもに1日の業務の進捗と反省を記録することで、日々の改善を進めるためのものといえます。

一方、業務報告書は特定のプロジェクトや任務に焦点を当て、その進捗、問題点、解決策など、より詳細な情報を提供します。業務報告書は、特定の課題に対する深い洞察や、その解決策の提案が求められる場合に重要となる存在です。

たとえば、新製品の開発プロジェクトにおける業務報告書では、開発進捗、試験結果、市場調査の結果、見込み販売数の予測などを詳細に報告し、上司や関係者と情報を共有します。

目的によって使い分けられる業務報告書

業務報告書には、その報告期間や報告内容によってさまざまな種類があります。適切な業務報告書を選ぶことで、効率的な業務管理やコミュニケーションが可能になるでしょう。

日次業務報告書

1日の業務の成果や進捗を報告します。おもに日々の業務の振り返りや改善のために使用されることの多い業務報告書です。

週次業務報告書

1週間の業務の進捗や成果、問題点などを報告します。週次ミーティングなどで使用され、チーム全体の進捗管理に有用です。

月次業務報告書

1カ月間の業務の成果や進捗、課題などを報告します。部門の業績評価や次月の業務計画を立てる際に必要です。

プロジェクト報告書

特定のプロジェクトの進捗状況や成果、問題点を報告します。プロジェクトの進行管理や改善策の検討のために使用される報告書です。

業務報告書が果たす重要な役割

業務報告書は、仕事の進行状況や成果を示すだけでなく、業務に関連するさまざまな情報を伝達するための重要な役割を果たします。

業務の進捗状況を示す

業務報告書には、自身の業務の進捗状況を具体的に記述します。これにより、自分自身が業務をどの程度進めてきたかを客観的に把握することが可能です。また、上司やほかのチームメンバーにも自分の業務状況を明示的に示すことができます。

たとえば、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの進捗状況を報告する際、業務報告書には次のように書きます。現在プロジェクトの進捗が50%なら、納期までにどうやって100%達成するかの具体的なステップを示すことが重要です。

これにより、プロジェクト全体の進捗状況を共有し、必要に応じてスケジュール調整やリソースの再配分などの対策を考えることが可能となります。

業務上の課題の確認と共有

業務報告書では、業務における課題や問題点も整理し報告します。これにより、自身だけでは解決できない問題や課題に対して、上司やチームメンバーからの意見やアドバイスを得ることが可能です。

たとえば、営業担当者が新商品の販売に苦戦している場合、業務報告書に「新商品の販売に苦戦している。おもな理由は、顧客からの商品価格に対する抵抗が強いこと」などと書いたとしましょう。この記述により、問題の共有につながり、上司やチームメンバーからの対策提案を受けることができます。

目標達成度の確認と共有

業務報告書を通じて、自分自身の目標に対する進捗状況を共有することができます。これにより、目標達成への道のりや進捗具合を自身だけでなく、ほかの関係者とも共有することが可能となります。

たとえば、ある目標を達成するためには5つのステップが必要だとしましょう。この場合、業務報告書に「目標達成までに必要な5つのステップのうち、現在3つ目のステップを進行中であり、今後2つのステップを進める予定」などと記述します。

自分の進捗状況を自身で把握するとともに、上司やほかの関係者にも目標達成までの進捗と残りの作業を明示的に共有することができるのです。

基本的な業務報告書の書き方

業務報告書を作成する際には、以下のポイントを心がけましょう。

重要項目を網羅

業務報告書作成時には、業務内容、成果、課題、次のステップなど、すべての重要な項目を記載しましょう。たとえば、開発作業を報告する場合、以下の要素を明確に記載します。

• 何を開発したか
• 何ができたか
• 何が問題だったか
• これから何をするか

これにより、読み手はあなたの業務の全体像を掴むことができます。

テンプレート化による一貫性

業務報告書の構成には、一貫性を持たせることが重要です。そのためには、テンプレートを用いるとよいでしょう。テンプレートを用いることで、報告書の作成時間が短縮され、報告書の質も一定に保つことができます。

簡潔さと具体性のバランス

報告書の記述は詳細すぎてもいけません。必要な部分のみを具体的に記述することが求められます。たとえば、日々の業務のなかで100のタスクをこなしたとしても、そのすべてを記述すると報告書は冗長となり、読み手の理解を妨げるだけです。

そこで、タスクのなかから特に重要なもの、あるいは問題が発生したもの、改善が見られたものなど、報告すべき要点を抽出します。その後に、それらを具体的に記述することが重要です。

事実と主観の明確な区別

事実と主観は混在させないように注意しましょう。たとえば、「プロジェクトは遅延している（事実）が、私の感じではまだ間に合う（主観）」といった表現は、事実と主観が混ざってしまっています。

こうした表現ではなく、「プロジェクトは遅延している。しかし、追加のリソースを投入することで、予定通りの完成が見込まれる」といった客観的な表現を心がけることが大切です。

理解しやすさの確認

報告書が他人にとって理解しやすいものになっているか、自分で再度確認する時間を設けましょう。一度書き終えたら、いったん時間を置いて再度読み返すと、新たな視点で内容を確認できます。

文書のチェック

誤字脱字がないか、文法や構成に問題がないかを確認する時間を持つことも重要です。これにより、報告書の信頼性を確保することができます。

業務報告書の構成要素

業務報告書は以下のような内容で構成されています。

基本情報の記載

報告書の冒頭には、報告者の名前、作成日、報告対象期間などの基本情報を明記します。これにより、報告書の背景情報を読み手に明確に伝えることが可能です。

業務内容の詳細

ここでは、あなたがどのような業務を行ったのかを具体的に記述します。可能な限り具体的に、かつ、簡潔に業務内容を説明しましょう。

達成した成果

この部分では、業務を通じて達成した成果や実績を具体的に記述します。可能であれば、具体的な数値データを含めると、成果をより明確に示すことができるでしょう。

業務を通じて得た所感

ここでは、業務を通じて得た感想や気づき、学んだことを自由に記述します。これは自身の反省点や改善点を明確化し、自己成長につなげるための重要なステップです。

今後の計画や目標

この部分では、今後の業務計画や目標を明記します。これにより、自身の業務が大きな目標にどのように結びついているかを示すことが可能です。

フィードバック欄

最後に、上司やほかのチームメンバーがフィードバックを記入できる欄を設けておきます。

伝わりやすい業務報告書を書くためのコツ

最後に、伝わりやすい業務報告書を作成するためのコツを紹介します。

明確な記述を心がける

報告書は、5W1H（誰が、何を、なぜ、いつ、どこで、どのように）を意識して書くことで、業務内容が明確に伝わります。

たとえば、「きのう、私は新規プロジェクトの企画を作成し、それをチームに提出しました」という具体的な説明は、読み手が状況を理解するのに役立ちます。

読みやすさを意識する

句読点や改行を適切に使用し、1つの段落が長くなりすぎないようにします。これは読み手が一つひとつのポイントを理解しやすくするための重要なステップです。

各段落につき主要なアクションは1つに絞るとよいでしょう。

具体性を持たせる

具体的な事例やデータを用いて、抽象的な表現を避けることが重要です。これにより、読み手があなたの業務内容や成果を明確に理解できます。

所感の書き方に注意

所感は、業務を通じて得た知見や学びを中心に書くことが推奨されます。感想だけを書くと、主観的な印象が強くなり、報告書の客観性が失われてしまいます。

たとえば、「このプロジェクトを通じて、良い企画はチーム全員の協力と積極的なフィードバックがあってこそ作れると学びました」などと具体的な学びを書くとよいでしょう。

これらのポイントを意識して、業務報告書を作成してみてください。読み手が理解しやすく、価値ある業務報告書が完成することでしょう。

業務報告書に関するよくある質問

効果的な業務報告書の秘訣

業務報告書は、自身の業務成果を正確に伝え、他者とのコミュニケーションを円滑にするための重要なツールです。

業務報告書では、明確な5W1Hに基づいた記述、読みやすさを保つための句読点や改行の適切な使用、具体性を持たせるための事例やデータの提示を心がけましょう。

そして、主観と客観の明確な区別を意識することが、伝わりやすい報告書を作成するための秘訣となります。これらの要素を押さえ、自身の業務報告書を1つ上のレベルに引き上げましょう。