2022年に施行された改正電子帳簿保存法で、多くの企業や個人事業主が電子取引のデータを電子データのまま保存することが義務付けられました。法改正による電子データ保存の完全義務化には猶予期間が設定されています。そのため、2024年までに対応すれば問題ありません。
とはいえ、すでに法改正は行われており、実際に対応している企業は少なくないでしょう。猶予期限まで間がなく、早急な対応が求められている状況です。
当記事では、電子帳簿保存法の申請方法や、事前申請の必要の有無、必要書類について解説を行っています。対応を検討している企業担当者は、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法の申請に関して覚えておきたい内容
本項では、改正電子帳簿保存法について、申請に関して覚えておきたい内容を解説します。
事前申請は不要に
2022年の電子帳簿保存法改正によって、事前申請は不要となりました。改正前は、電子データでの保存とスキャナでの保存について、所轄税務署帳に対して事前申請し、承認を得る必要があったのです。しかし、改正により事前申請制度は廃止となり、現在は事前に申請する必要はありません。
改正電子帳簿保存法に対応するための猶予期間
2022年に施行された改正電子帳簿保存法ですが、すぐに電子取引でのデータ保存に対応できる事業主ばかりではありません。2023年現在も、まだ対応が進まず従来どおり紙の書類で保存している企業は少なくないでしょう。
法改正に対応できないからといって、すぐに処罰されるわけではありません。国でも電子保存への対応に時間がかかると見越して、十分な猶予期間を設けています。いくつか要件を満たす必要はありますが、2023年12月31日までに対応できれば問題ありません。
電子データの保存義務への対応に猶予が認められる要件
猶予要件の一つは、法律で定める電子データでの保存についてすぐに対応できないやむを得ない理由があることです。社内に必要なシステムが導入できていないなどの事情があればこの要件はクリアできるでしょう。
もう一つの要件は、電子データとして保存する必要がある書類に関し、印刷のうえで書面として保存しておき、提出の求めに対してすぐに応じられるよう適切に管理することです。従来から書類を整理して管理しているのであれば、この要件も問題ないでしょう。
なお、これらの要件を満たしている場合、証明のために申請や届出を行う必要はありません。個別に承認を受けなくても猶予が認められます。また、令和5年度の税制改正の大綱によると、2024年から電子データ保存についての要件緩和など別の猶予措置も検討されているようです。
とはいえ、すでに改正電子帳簿保存法は施行されています。あくまで一定の猶予期間が与えられただけであり、電子データでの保存に対応しなければならないことに違いはありません。
必要なシステム導入には時間がかかることが見込まれるため、「2023年が終わるまでになんとかすればいい」などと考えず、早急に対応しましょう。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子帳簿保存法の申請で知っておきたいこと
改正前の電子帳簿保存法で求められていた申請について、知っておきたいことをまとめました。
以前までの申請手順
これまでの申請手順では、まず、電子データ化に求められる社内規定を整備し、そのうえで必要なシステムを導入する必要がありました。
環境整備が完了したら、必要な情報を国税庁の書類に記入します。具体的には、開始日や根拠となる税法、帳簿の名称などです。次に、操作マニュアルを始めとする書類を用意し、添付したうえで税務署へ届け出るのが申請の流れです。
なお、申請には期限が設けられており、電子データでの保存を開始する3カ月前までに行う必要がありました。
電子帳簿保存法の申請の必要書類
電子帳簿保存法では保存の要件がいくつか定められており、その種類に応じて申請書類を用意する必要があります。
国税関係帳簿の電子データ保存に必要な承認申請書
国税関係帳簿を電子データ化して保存するための承認申請書です。具体的な国税関係帳簿には次のような書類があげられます。
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
- 仕訳帳
- 仕入帳
- 売上帳
上記の帳簿はスキャナ保存が認められていません。電子データとして最初から作成されたものが対象となります。
国税関係書類の電子データ保存に必要な承認申請書
国税関係書類を電子データとして保存するために必要な承認申請書です。国税関係書類とは主に以下の2種類に大別されます。
一つは、損益計算書や賃借対照表、棚卸表のような決算関連書類です。国税関係帳簿と同様に、決算関連書類についても紙の書類をスキャナ保存は認められておらず、電子データとして最初から作成されたものが対象となります。
もう一つは、請求書や領収書、契約書などの重要書類、注文書や見積書などの一般書類です。重要書類と一般書類ともに電子データでの保存が可能となっています。ただし、電子データとして保存が可能なのは自社発行の書類に限られるため注意が必要です。なお、重要書類や一般書類はスキャナ保存が認められています。
国税関係書類のスキャナ保存の届出書
取引関係の書類、たとえば、見積書や注文書、請求書、領収書、契約書など自社で発行したものの控え、および、取引相手が発行し、自社で受け取った書類です。紙で発行された書類や紙で受け取った書類についてはスキャナ保存が可能です。また、スキャナ保存の承認を受けるには適用届出書を提出します。
添付書類
申請については、申請書だけでなく添付書類も必要となります。申請内容はさまざまですが、基本的に記入する内容はどの書類も同じです。
承認を受けたい国税関係帳簿の電子データを作成する電子計算機処理システム（パソコンなど）の概要を書いた書類を添付します。
また、パソコンで国税関係帳簿の電子データを作成する場合、事務手続きについて述べた書類も必要です。外部に委託している場合であれば、委託契約書の写しを添付します。
加えて、申請書に記載した内容を補う必要書類などの参考となる書類があれば添付します。具体的にはシステムの操作方法が記載されたマニュアルなどが該当します。
申請の手続き
申請するには、印刷した申請書に必要事項を記入したうえで、税務署に添付書類とともに提出します。また、e-Taxでの申請も可能です。
申請には期限が設定されており、電子データとして保存を始める3カ月前までに申請しなければなりませんでした。なお、事業を新たに始める場合は、事業開始から2カ月が経過するまでに承認を得ることができれば、事業開始年の電子データ保存が認められます。
変更や取りやめの申請手続き
申請した内容に変更がある時、または電子保存自体を取りやめたい時は、その旨をそれぞれ申請する必要がありました。しかし、事前承認制度廃止に伴い、変更や取り止めの申請も不要となっています。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
申請は不要でも書類の電子データ化は必須
電子帳簿保存法の改正前は、電子データとして保存するためにさまざまな申請が必要でした。こうした申請が不要となって、今後一層ペーパーレス化が普及することは確実です。
ただし、自社で作成する書類は今後すべて電子データ化するとしても、取引先から受け取る書類のなかには紙の書類もしばらく残るでしょう。紙で受け取った書類を電子データ化する場合、要件を満たしたうえでスキャナ保存する必要があります。そのためには、社内でデータを一元的に管理できる仕組みを構築しておく必要があるでしょう。
