電子印鑑に法的効力が認められるかどうかは、その電子文書自体に電子署名が付与されているかによって変わります。単にExcelなどで作った印影の画像を契約書に貼り付けただけでは、誰が押印したか証明できず真正な証拠とはみなされない恐れがあります。
本記事では、電子印鑑について以下の項目を解説していくので、実務で問題なく扱えるのか気になっている方はそれぞれの内容を詳しくチェックしてみてください。
- 電子契約書では、そのままの印影データを使うか電子署名が付与されているかで法的証拠力が変わる
- 法律に準拠した証拠力が高い電子契約書を作成したい場合は、電子署名の付与を行うことが求められる
- 法的効力を持った電子印鑑の作り方として、Excel・Wordの活用や印影のスキャンといった方法が挙げられるが、特におすすめなのは電子契約サービスの導入
- 電子契約サービスを利用することで、法律に準拠した電子契約書をかんたんに作成できるようになる
もっともかんたんかつ確実な方法は電子契約サービスの利用で、初めての方には電子印鑑GMOサインがおすすめです。GMOサインでは、法律に準拠した電子署名やタイムスタンプをかんたんに付与でき、契約書の信頼性を高められます。
- 電子署名により契約書の改ざんを防止
- 認定タイムスタンプで契約締結日時を証明
- クラウド上で契約書を安全に保管できる
- 契約相手もアカウント不要でかんたんに署名可能
- 契約の進捗状況をリアルタイムで確認可能
※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
電子印鑑とは？印鑑・実印・電子サインとの違い
電子印鑑とは、パソコン上で電子文書に押印できるようデータ化した印鑑のことです。ここでは、電子印鑑と通常の印鑑・実印・電子サインとの違いについて説明します。それぞれの特徴を理解することで、電子印鑑の法的な位置づけが明確になるでしょう。
電子印鑑と通常の印鑑との違い
通常の印鑑が紙へ物理的に押印するのに対し、電子印鑑はデータ上で印影の画像や電子署名を使って押印する仕組みです。紙の書類では朱肉をつけて押印しますが、電子印鑑ではパソコンやタブレット上で印影データを貼り付けて使います。
社内の稟議書や見積書など軽微な書類では、印影画像のみの電子印鑑が使われるケースもあります。一方で契約書など重要な文書では、単なる印影データではなく電子署名付きの契約にすることで、より確実な本人確認と改ざん防止を図ることが大切です。
電子印鑑と実印との違い
実印は市区町村に登録された印鑑で、印鑑証明書とともに提出することで法的に本人の意思を証明できる公的な印鑑です。これに対し、Excelなどで作成した印影画像の電子印鑑には公的な登録制度がなく、印鑑証明のような証明書もありません。
そのため、電子印鑑をそのまま契約書に使っても、実印と同等の法的証拠力が認められるわけではないことに注意が必要です。電子契約において重要なのは電子印鑑そのものではなく、押印者本人による電子署名が付与されているかどうかです。
電子印鑑と電子サインとの違い
電子サインはデジタル上で行うハンコやサインなど、広い意味で使われる言葉です。電子印鑑も含め、メール認証での合意やタブレット上の手書きサインなど、これらはすべて広義の電子サインと呼べます。しかし電子サインという概念自体には法律上の厳密な定義はなく、証明力の強さは手段によってさまざまです。
たとえば、メールやIPアドレスで本人確認する程度の電子サインでは、紙の認印や手書きサインと同様に他の証拠で補強しなければ法的に認められにくい場合があります。電子印鑑を含めた電子サインはそれ単体では電子署名法の推定効は働かないため、電子署名を付与して本人性と非改ざん性を担保することが大切です。
電子印鑑の種類と法的効力の有無
電子印鑑には印影データだけのものと電子署名付きのものがあり、それぞれ法的効力が異なります。印影だけの電子印鑑は手軽な反面、証明力が低い点に注意しましょう。
一方、電子署名付きの電子印鑑は手間がかかるものの、高い信頼性と証拠力を持ちます。ここでは、それぞれの種類の電子印鑑について、どの程度の法的証拠力が認められるかを詳しく解説します。
印影を画像にした電子印鑑
フリーソフトやExcelなどで作成した電子印鑑、あるいは実物の印鑑を紙に押してスキャンしたものがこれに該当します。要するに、朱肉の跡である印影をデータ化した電子印鑑です。
印影データのみの電子印鑑はかんたんに作れる反面、複製も容易で誰が押印したかの証明がきわめて困難です。そのため法的証拠力は期待できず、訴訟などでは本人の意思表示を示す証拠とは言い難いでしょう。
電子署名を付与した電子印鑑
電子契約サービスや自分で発行した電子証明書を利用して、電子署名を付与した電子印鑑もあります。電子証明書付きの電子署名がある文書は、いつ・誰が押印したかを客観的に証明できるため、公文書や重要な契約書などにも使用でき、訴訟時にも有力な証拠になり得ます。
たとえばPDFの契約書に電子署名付き電子印鑑を押すと、誰がいつ署名したかが検証プログラムで確認でき、内容が変更されると署名が無効になるため改ざん防止も可能です。電子署名法第3条でも、「本人による電子署名が行われている電子文書は真正に成立したものと推定する」と規定されています。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
（引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索）
法的効力を持った電子印鑑の作り方
法的効力を持つ電子印鑑を作成する方法として、大きく3つのアプローチがあります。どの方法でも、最終的には電子署名を付与することで法的な証拠力を持たせられます。以下では、それぞれの作り方について詳しく解説していくので確認していきましょう。
- WordやExcelを活用して作成する
- 使用している印鑑をスキャンして作成する
- 電子契約サービスを活用する
WordやExcelを活用して作成する
Microsoft OfficeのWordやExcelを使えば、特別なソフトを使わずに手軽に電子印鑑を作成できます。具体的には以下の手順です。
挿入タブをクリックして図形機能を開き、印鑑のベースとなる円形を選択します。円を好みのサイズに調整したら、枠線の色を赤に変更しましょう。枠線の太さは、見た目のバランスを見ながらお好みで設定してください。
続いて、円の図形を選択し、塗りつぶしなしに設定します。塗りつぶしがある状態だと円全体が赤くなり、印鑑らしく見えなくなってしまうため注意が必要です。塗りつぶしなしにすることで、赤い線だけが残り、印鑑のような輪郭が完成します。
円形の印影ができたら、その中に文字を入力します。苗字だけを入れる場合も、氏名全体を入れる場合も、円の中にきれいに収まるように文字サイズを調整してください。文字の配置は横書きではなく縦書きを選びましょう。文字を入力し終えたら、印鑑全体のバランスを見て大きさを整えます。
調整が終わったら、作成した印鑑画像を保存します。保存の際は、ファイル形式に注意しましょう。PNG形式で保存すると背景を透過できるため、文書に貼り付けたときに背景が白くならず、本物の印鑑を押したような仕上がりになります。
オフィスソフトは多くの企業で日常的に使われているため、いつでも電子印鑑を作れる手軽さは大きなメリットです。しかし、この方法で作った電子印鑑は単なる画像データであり、電子署名による本人確認情報が付与されていない場合は法的証拠力が認められない可能性がある点に注意しましょう。
使用している印鑑をスキャンして作成する
今使っている印鑑を紙に押印し、その印影をスキャナーやスマホのスキャンアプリで取り込むことで電子印鑑を作成する方法もあります。既存の印鑑の印影をそのまま活用できるため、フォントで作った印影にはない独自の風合いを再現でき、本格的な印影データを得られるのが利点です。
一方で、取り込んだ画像の明るさ調整や背景除去、サイズ調整などの加工を自分で行う必要があり、やや手間がかかります。具体的な手順は以下のとおりです。
コピー用紙などの白い紙を用意し、そこに実際の印鑑を押して、きれいな印影を作成します。印影を準備する際は、かすれや二重押しにならないよう注意しましょう。輪郭がはっきりとした印影ができるまで、何度か試し押しをして確認するのがおすすめです。
印影の準備ができたら、スキャナーで画像データに変換するか、スマホのスキャンアプリを使って撮影します。スマホで撮る場合は、光の反射や影が入らないよう注意し、ピントをしっかり合わせて撮影しましょう。複数枚撮影して、その中から最も鮮明な印影を選び、画像として保存します。
画像を撮影したら、まず画像編集ソフトを使って明るさや色味を整えましょう。調整が済んだら、その画像をWordまたはExcelに挿入し、印影部分だけを残して不要な箇所を削除します。
この時点では背景がまだ透過されていないため、そのまま電子書類に貼り付けると印影の周囲が白く残り、不自然に見えてしまいます。これを防ぐため、印影以外の箇所をトリミングして削除してください。
トリミングが終わったら、背景を削除するツールを使って余白部分を透過します。透過が完了したら、WordやExcelで作成した場合と同様に、画像を図として保存すれば電子印鑑が完成します。
スキャンした印影データはコピーされやすく、不正利用のリスクがあるため、こちらも公式な契約書への使用には向いていません。高解像度の印影データが流出すれば、それを元に本物そっくりの偽造印鑑を作られてしまう恐れもあります。
電子契約サービスを活用する
初心者に最もおすすめなのが電子契約サービスの活用です。電子契約サービスでは、契約書に電子署名・タイムスタンプを付与し通信も暗号化されるため、改ざん防止や確実な本人確認を実現できます。
たとえばクラウド上の電子契約サービスでは、電子署名にくわえて認定タイムスタンプを自動付与することで、契約書の改ざんを防いで証拠力を高められるものが多いです。紙の契約書と違い、ブラウザ上で契約が完結するため印刷や郵送の手間がなく、押印のために出社する必要もありません。
契約書のひな型テンプレートを作成しておけば内容を入力するだけで効率的に送信ができ、相手方への署名依頼メールも自動送付されるため契約手続きを大幅に効率化できます。さらに、サービスによってはGMOサインのように無料プランを提供しているものもあります。
法的効力を持った電子印鑑を利用するメリット
法的証拠力がある電子印鑑を契約業務に取り入れることで、多くのメリットが得られます。ここからは、どのようなメリットがあるのか具体的に解説していくので、利点について詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
- 契約に関する業務を効率化できる
- さまざまなコストを削減できる
- セキュリティが向上する
契約に関する業務を効率化できる
電子印鑑や電子契約を導入すると、契約業務のスピードが飛躍的に上がります。紙の契約の場合、印刷・郵送・返送など多くの工程があり、契約締結までに日数がかかっていました。
しかし電子契約なら、オンライン上で契約書の作成から送信まで完結するため、最短で即日中に契約締結することも可能です。当事者双方が迅速な対応を心がければ、お互いの電子署名の付与まで数十分～数時間程度で完了するケースもあります。
さまざまなコストを削減できる
電子契約の導入はコスト削減にも直結します。紙の契約では、契約書を印刷する費用や封筒、切手代など、件数が増えるほど細かな費用がかさんでいきます。電子契約ならこれらの費用が一切不要になるため、契約数が多い企業ほどコスト面でのメリットが大きくなるでしょう。
さらに重要なのが印紙税の削減です。紙の契約書では契約金額に応じて収入印紙を貼る必要がありますが、電子契約書は印紙税法上の課税文書に該当しません。国税庁も「電子的に作成・締結された契約書には印紙税が課されない」と明言しており、電子契約を利用すれば印紙代を完全になくせます。
上記規定に鑑みれば、本注文請書は、申込みに対する応諾文書であり、契約の成立を証するために作成されるものである。しかしながら、注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。
（引用：別紙1-3｜国税庁）
セキュリティが向上する
電子印鑑の利用は契約書のセキュリティ向上にも寄与します。紙の実印や社判は、押印された印影をコピー・スキャンすればかんたんに複製されてしまうリスクがあります。他人に実印の印影データを盗まれると、そのデータから偽の印章を作成され悪用される恐れがあるので注意が必要です。
一方、電子印鑑の場合は利用者アカウントやパスワード、二要素認証などの仕組みによって押印者を特定できるため、他人による不正使用を大幅に制限できます。また、電子署名が付与されている電子契約書であれば、内容が変更されると即座に改ざんを検知可能です。
法的効力を持った電子印鑑を利用するデメリット
便利でメリットの多い電子印鑑・電子契約ですが、導入・利用にあたって留意すべきデメリットも存在します。以下3つの注意点について解説していくので、メリットとあわせてチェックしておきましょう。
- 複製されないように管理を行う必要がある
- 電子契約に対応していない取引先もいる
- 電子署名法や電子帳簿保存法について理解を深めなければいけない
複製されないように管理を行う必要がある
Excelで作成した電子印鑑やスキャンして取り込んだ印影データは、複製が容易なため厳重な管理が必要です。電子印鑑の画像ファイルが社外に漏れれば、誰でもその印影を再利用できてしまうリスクがあります。
盗まれた電子印鑑データを使って第三者が勝手に押印するなりすまし被害も起こり得ます。そのため、自社内で電子印鑑の画像データへのアクセス権限を限定したり、ファイルにパスワードをかけたりなどの対策が必要です。
また、用途に応じて電子印鑑を使い分けることもおすすめです。社内完結の資料には複製リスクを割り切って通常の印影画像を使い、契約書など重要度の高い文書には必ず電子署名付きの電子印鑑を使うようルール化すると良いでしょう。
電子契約に対応していない取引先もいる
こちらが電子契約を利用したくても、取引先が対応していないケースでは紙の契約と併用する必要があります。電子契約は多くの企業で導入が進んでいるものの「重要な契約は紙で締結したい」と考える企業もまだ少なくありません。
セキュリティや証拠力への不安から電子契約を敬遠している企業もあるため、社外との契約で電子印鑑を使いたい場合は事前に相手先の意向を確認しておくことが大切です。万一、相手方から電子契約の利用を断られた場合には、無理強いせず紙の契約書による手続きを検討してください。
電子署名法や電子帳簿保存法について理解を深めなければいけない
電子契約を適切に利用するには、関連する法律への対応も欠かせません。特に電子帳簿保存法と電子署名法については基本的な知識を押さえておくことが大切です。
電子帳簿保存法では、契約書など電子化した文書の保存方法や保存期間が細かく定められており、保存期間中の改ざん防止や適切なアクセス制限、検索の容易性などが企業に義務付けられています。
一方、電子署名法では電子署名の定義や要件が規定されており、当事者本人による電子署名が行われた電子文書は真正に成立したものと推定されることが明文化されています。それぞれの法律の概要は以下の表のとおりです。
| 法律名 | 正式名称 | 概要 |
|---|---|---|
| 電子帳簿保存法 | 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 | ・契約書などの電子データの保存方法や保存期間を定めている法律 ・保存期間中の改ざんや消去の防止、不正アクセスの抑止、検索の容易性など、電子文書の適正な管理が求められる |
| 電子署名法 | 電子署名及び認証業務に関する法律 | ・電子署名の定義や要件を定めた法律 ・電子文書に当事者本人による電子署名が行われている場合、その文書は真正に成立したものと推定される |
電子印鑑や法的効力についてよくある質問
電子印鑑（ハンコ）に法的効力はある？
Excelで作成した印影や紙の印鑑をスキャンした電子印鑑を、そのまま契約書に使用しても法的証拠力が認められない可能性があります。電子印鑑だけでは誰が押印したか証明できず、改ざんも防げないためです。
法的な証拠力を高めたい場合は、電子印鑑に電子署名を付与して本人性や非改ざん性を担保する必要があります。電子契約サービスを利用すれば、契約書に電子署名がかんたんに付与され証拠力が向上するので安心です。
電子印鑑は法人の実印と同じ扱いになる？
電子契約では、電子印鑑そのものよりも誰が電子署名を付与したかが重視されます。電子印鑑自体には実印のような公的登録制度がないため、普通に作った印影画像は法人実印と同じ扱いにはなりません。
しかし、電子証明書が付与され識別情報が組み込まれた電子印鑑であれば、実印に近い高い証明力を持つことも可能です。
電子署名に法的効力はある？
電子署名は「誰が署名したか」「署名後に改ざんされていないか」を技術的に証明するしくみであり、適切に付与された場合は法的な推定効を持ちます。電子署名法第3条では、当事者本人による電子署名が行われている電子文書は真正に成立したものと推定する旨が規定されています。
つまり、正当な電子署名が付いていれば、その文書は本人が作成したものと法律上認められるということです。一方、印影画像のみの電子印鑑や手書きサインの場合、署名者本人の確認や改ざん防止が十分ではなく、あくまで意思表示の簡易な証拠に留まります。
Excelで作った電子印鑑は認印として使える？
Excelで自作した電子印鑑でも、社内の事務作業など軽微な用途の認印として使うことは可能です。実際、社内稟議の承認印としてExcel電子印鑑を利用している企業もあります。
ただし社外との契約書に使用する場合は、先述のとおり電子証明書の取得と電子署名の付与を行うことが大切です。Excel製の電子印鑑は単なる印影データでセキュリティ上のリスクがあるため、契約の相手方との間で取り交わす正式な文書には適しません。
電子印鑑は無料でも利用できる？
電子印鑑は、電子契約サービスのフリープランを利用することで無料でも利用可能です。たとえばGMOサインのフリープランでは、月に5件まで文書の送信が無料で行えます。
無料プランであっても、法律に準拠した安全性の高い電子署名とタイムスタンプが付与された電子契約を行えるため、コストをかけずに電子印鑑を試してみたい方にとって最適です。将来的に契約件数が増えた場合でも月額8,800円からと比較的安価であるため、本格導入もしやすくなっています。
法的効力を持った電子印鑑の利用にはGMOサインがおすすめ
法的証拠力を持った電子印鑑を利用したい場合、おもな方法は自分で電子証明書を取得して電子署名を付与するか、電子契約サービスを利用するかの二択が挙げられます。ただし、自力で電子証明書を発行して電子署名を行う方法では、証明書の取得・管理や署名ツールの設定などに時間と手間がかかります。
したがって、電子契約サービスを活用してこのプロセスを省略化するのがおすすめです。中でもおすすめなのがGMOサインです。GMOサインであれば、法律に準拠した電子署名と認定タイムスタンプをワンクリックで付与でき、改ざん防止と本人確認がかんたんに実現できます。
紙の契約書を電子化する際にネックとなる法令対応もクリアしているため、コンプライアンス面でも安心です。さらに月に5件まで文書を送信可能なフリープランが用意されているので、契約数が少ない場合は有料プランに加入しなくても十分対応できます。
