電子印影とはなに？
電子印影を利用するメリット・デメリットは？
電子印影を無料で作れるツールはある？

結論から言えば、電子印影は紙の印鑑の朱肉跡をデータ化したもので、見た目上は紙の契約書と同じように押印できます。ただし電子印影だけでは本人確認ができないため、重要な契約書では電子署名を併用することが大切です。

本記事では電子印影の概要からメリット・デメリット、無料の作成ツールまで詳しく解説します。

無料で電子印影を作成できるフリーソフトも多数ありますが、より安全に電子印影を活用したい場合は、法律に準拠した電子契約サービスの利用がおすすめです。

電子印鑑GMOサインでは、作成した契約書に対してかんたんに電子署名を付与できます。電子印影登録機能があるため、従来の紙の契約書と同じような仕上がりにできることも魅力です。

月に5件まで文書の送信が可能なフリープランも用意しているので、安全性の高い電子契約書を作成・締結したい方はぜひ使用感をお試しください。

電子印影とは

電子印影とは、紙の印鑑を押したあとにできる朱肉の跡をスキャンして、データ化した印影画像のことです。あくまで印鑑を押印した痕跡を電子データ化したものであり、厳密には電子印鑑とは異なりますが、一般には電子印鑑という意味で用いることも多いです。

以下では、電子印影の概要や法的証拠力、他の用語との違いについて解説します。基本的な内容について理解を深めたい方はぜひ参考にしてみてください。

• 電子印影の概要と法的証拠力
• 電子署名との違い
• 実印との違い

電子印影の概要と法的証拠力

電子印影とは、現在使用している印鑑の朱肉跡をスキャンしたものやソフト上で作成した画像データのことです。紙の契約書に朱肉で押印した印影をそのままデジタル化したようなもので、見た目は従来の印鑑の押印と変わりません。

そのため、電子契約であっても紙と同じく印影が残ることで安心感を得られるという利点があります。請求書や見積書などの電子データに電子印影を入れておけば、取引先も紙の書類と同様のフォーマットで受け取れるため、違和感なく受け入れやすいでしょう。

しかし電子印影そのものには法的な定義がなく、単なる画像データに過ぎません。押印の形式を再現しているだけで、契約当事者の本人確認や文書の改ざん防止といった機能は持ちあわせていない点に注意が必要です。

もし電子契約書に電子署名が付与されていない場合、単に画像として印影が貼られているだけでは、裁判になった際に「誰が押したか証明できない」「改ざんされていない保証がない」といった理由で証拠力が低く評価される可能性があります。したがって電子印影の法的証拠力はそれ単体では低く、あくまで見た目上の効果にとどまると考えましょう。

電子署名との違い

電子署名とは、契約書など電子データの作成者を明確にし、そのデータが改ざんされていないことを保証する技術です。たとえば、PDFに付与された電子署名は「誰がその文書を作成したか」を明示し、署名後に内容が変更されていないことを検証できます。

一定の方式で電子署名が行われていれば、電子署名法第3条により紙の押印と同じく真正に成立したものと推定されます。本人が適切に付与した電子署名付きの契約書は、法廷でも紙の実印契約書と同等の証拠力を持つことが可能です。

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

（引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索）

一方、電子印影は単なる印影画像であり、電子署名法上の署名には該当しません。電子印影には暗号技術なども伴わないため、本人性の証明や非改ざん性の担保ができないためです。

そのため、社内文書や軽微な合意書などでは電子印影のみを認印代わりに使うケースもありますが、取引先との正式な契約書では電子印影だけでは不十分で、電子署名の付与が求められる場合がほとんどです。

実印との違い

実印とは、市区町村に印鑑登録した公的な印鑑のことで、押印すると住民票などと照合できる印鑑証明書を添付できます。実印が押された契約書は、本人が交付を受けた印鑑証明書とセットで提出することで、きわめて高い証拠力を持ちます。

なぜなら実印の場合、印鑑自体が公的に登録されており、その印影が押されていることは強力な本人確認手段になるためです。実印と印鑑証明付きの契約書は、本人の押印であることが客観的に証明できるため、争いになったときも信用力が高いでしょう。

これに対し電子印影には登録制度がなく、誰が作成した画像か公的に証明する方法がありません。たとえば、社長の印鑑をスキャンして作った電子印影を、他の社員がコピーして書類に貼り付けても見分けはつきません。

電子印影だけでは本人が押印した根拠になりにくく、争いになった際の証拠力も低いのです。電子契約で実印に相当するものは電子署名と認証局発行の電子証明書であり、法的にも実印と同等の証拠力が認められています。

電子印影を利用するメリット

電子印影を利用すると、紙の書類に押印していた手間を省き、業務効率化につなげられます。ここでは、電子印影を利用する代表的なメリットを具体的に見ていきましょう。

• 業務を効率化できる
• リモートワークに対応しやすくなる
• コストを削減できる

業務を効率化できる

電子印影を使えば、これまでのように書類をプリントアウトして押印し、またスキャンし直すという無駄な工程が不要になります。WordやPDF上で直接印影を貼り付けられるため、紙への押印からデータ化という往復作業が省略できるのです。

たとえば稟議書を回覧する際も、従来は紙に押印してファイリングしていたところを、システム上で印影を押すだけで完了します。電子印影なら社内手続きをオンラインで完結でき、全体の処理時間が短縮されます。

また複数名の決裁をもらう場合でも、一斉に電子印影で承認作業を進められるため、紙を持って席を回る必要もありません。承認状況もリアルタイムで確認できるため、書類がどこで滞留しているか把握しやすくなります。結果として社内の業務フローがスピーディーになり、生産性向上につながるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

在宅勤務や出先からでも書類に押印できるのは、電子印影の大きな利点です。リモートワークの普及とあわせて「ハンコを押すためだけに出社する」という状況が問題視されましたが、電子印影を導入すればPCさえあればどこでも押印が可能です。

たとえば、在宅勤務中でもメールで届いた契約書PDFに電子印影を貼って返信するだけで、契約手続きが完了します。物理的な印鑑が手元になくても業務が進められるので、フルリモートの働き方にも対応できるでしょう。

さらに、社内の稟議・見積承認・発注書回付など、これまで紙で回していた書類をすべてオンライン化できるため、社内DXの推進にも寄与します。紙とハンコに縛られない働き方が実現でき、地理的に離れた拠点間でもタイムラグなく押印処理ができるようになるでしょう。

コストを削減できる

電子印影を導入すると、紙や印刷インク、郵送費用といった事務コストが削減可能です。契約書や請求書を郵送していた企業なら、電子契約化により切手代・封筒代がゼロになります。

電子契約書は課税文書に該当しないため、収入印紙の負担もなくせることがメリットです。また、電子データで保管すれば、オフィスのキャビネットを圧迫していたファイルが不要になり、検索もPC上で一瞬です。

たとえば、年間数千枚に及ぶ契約書を電子化した場合、郵送費と印紙税で毎年数十万円のコスト削減につながる可能性もあります。さらに契約締結までのリードタイムが短縮し、ビジネスのスピードアップによる間接的な利益も得られるでしょう。

電子印影を含む電子契約の導入は、業務効率とコストの両面で大きなメリットがあると言えます。

電子印影を利用するデメリット

便利な電子印影にも、注意すべき点や導入上の課題があります。ここでは、電子印影を利用するデメリットや課題について整理します。

• 電子契約に対応していない取引先がいる
• 電子印影のみだと法的証拠力が低くなる
• 有料サービスだとランニングコストが発生する

電子契約に対応していない取引先がいる

すべての企業が電子契約・電子印影の導入に前向きとは限りません。一部の取引先ではいまだに紙の契約書への押印を重視しており、電子印影では受け付けてもらえない場合があります。

「うちは従来どおり紙で契約してください」と言われてしまうと、自社だけ電子化しても結局紙の契約書も並行して扱う必要が生じます。紙契約と電子契約が混在すると、文書管理が煩雑になるのは否めません。

このような場合、社内で運用ルールを決めて対応する必要があります。たとえば「取引先A社は紙で契約、B社は電子契約」といった具合に契約形態を管理し、紙の契約書はスキャンして電子保存するなど一元管理の工夫が求められます。

また、自社が電子契約を導入する際には主要な取引先に事前説明を行い、協力してもらえるか確認しておくことも大切です。場合によっては電子印影付きの契約書を印刷して紙で渡すなど、相手の理解度に合わせた対応も検討しましょう。

電子印影のみだと法的証拠力が低くなる

前述のとおり、電子印影は見た目だけで契約の真正性を保証するものではありません。電子印影付きのPDFだけでは、誰がいつ押印したかを客観的に証明できないため、法的な証拠としては弱いのです。

特に社外に送付する正式な文書では、電子印影だけでなく電子署名やタイムスタンプを併用しましょう。たとえば、メールでPDF契約書をやり取りする場合でも、PDFに電子署名を付与しておけば改ざん検知や本人確認が可能です。

第三者による不正な差し替えや改ざんを防ぐためにも、重要書類では電子署名に対応した電子契約サービスを使うことが推奨されます。電子印影はあくまで補助手段であり、法的証拠力を確保したい場合は、必ず認証局発行の電子証明書付き電子署名や認定タイムスタンプを付けるのが安全策です。

有料サービスだとランニングコストが発生する

電子印影自体の作成はフリーソフトなどで無料でできますが、企業で使うにはクラウド型の電子印鑑サービスや電子契約プラットフォームを利用するケースが多いでしょう。これらサービスは便利な反面、月額費用や年間ライセンス料などランニングコストが発生します。

導入を検討する際には、電子印影・電子契約の効果とコストを比較して費用対効果を見極めることが大切です。なお、企業の規模や契約数によっては電子契約サービスの無料プランで十分に利用できることもあります。

たとえば、電子契約サービスのGMOサインならフリープランで月に5件まで文書の送信が可能です。無料でも電子印鑑機能や基本的な電子署名・タイムスタンプ機能を利用できるため、まずは小規模から試してみたい企業に向いています。

電子印影を無料で作成可能なフリーツール

電子印影の画像は自作することも可能で、いくつかの無料ツールやアプリを使えばかんたんにオリジナルの電子印鑑を作成できます。ここでは、代表的な電子印影作成ツールを紹介します。

• 電子印鑑GMOサイン（無料プラン）
• 職印くん32
• クリックスタンパー
• マイスタンプメーカー
• くいっくはんこ
• 電子三文判
• Excel・Word

電子印鑑GMOサイン（無料プラン）

GMOサインは、フリープランでも電子印鑑機能を活用できます。フリープランでは月に最大5件まで電子契約を無料で送信でき、さらに手書きサインの入力や印影の登録も可能です。社内承認や小規模な契約をオンラインで手軽に完結できます。

他の無料ソフトと大きく異なるのは、電子署名やタイムスタンプ機能が標準で搭載されている点です。単なる画像としての電子印鑑ではなく、契約書や重要文書に押印しても法的証拠力を持つ電子印影を作成できます。

GMOサインでは、テキスト入力で電子印鑑を作成するだけでなく、既存の印鑑画像をアップロードして登録することも可能です。登録した印鑑は作成する契約書や書類にかんたんに挿入できるので、はじめて電子契約を利用する方でもスムーズに扱えるでしょう。

職印くん32

職印くん32は、企業で使用する職印を手軽に作成できる無料ソフトです。以下のような多様な印鑑タイプに対応しています。

• 職印
• 角印
• 認印
• 桜印

高機能な認証システムなどは搭載されていませんが、三文判として気軽に使えるのが特徴です。印面の枠線を非表示にできるオプションもあるため、印影の見た目を細かく調整できます。

操作は非常にシンプルで、印鑑の形状を選んで部署名や氏名を入力すると職印を作成できます。作成した印影は、ExcelやWordにかんたんに貼り付けられるため、社内文書の作成にもすぐに活用可能です。

クリックスタンパー

クリックスタンパーは、ダウンロードするだけで利用できる手軽なツールで、以下のような基本的な印鑑をかんたんに作成できます。

• 日付印
• 丸印
• 角印

特に角印は、無料ソフトの中でもデザイン性が高いと評価されています。文字を入力するだけで自動的にバランスの取れた配置に調整されるため、知識がなくても美しい印影を作成可能です。

作成した電子印鑑は、クリップボードを介してExcelやWordに直接貼り付けられます。さらに、PNGやJPEGなど複数のファイル形式で保存できるため、利用目的にあわせて形式を選択可能です。

マイスタンプメーカー

マイスタンプメーカーは、テキストを入力するだけで認印・角印・日付印などをかんたんに作成できる電子印鑑作成サービスです。無料で利用できるサービスとしては珍しく、タイムスタンプを埋め込む機能も用意されています。

このタイムスタンプ機能により、印影データの改ざんを防止し、セキュリティ面を強化できます。そのため、一定の信頼性を求める業務シーンにも適しているといえるでしょう。

ただし、このサービスが付与するタイムスタンプは電子透かしによる独自時刻情報であり、総務省認定の認定タイムスタンプとは異なります。法的な時刻証明が必要な重要書類では、認定タイムスタンプの併用を検討することがおすすめです。

インストールの必要がなく、Webブラウザからすぐに利用できる点も魅力です。パソコンやタブレットなど、デバイスを問わず操作でき、作成した電子印鑑は透過PNGまたはPDF形式でダウンロードできます。セキュリティ対策と利便性の両方を重視したい方にとって使い勝手の良いツールといえるでしょう。

くいっくはんこ

くいっくはんこは、Webブラウザ上で手軽に利用できる電子印鑑作成ツールです。インストールの必要がなく、パソコンやスマートフォンなど、デバイスを問わず使用できます。操作も非常にシンプルで、初めて電子印鑑を作る方でも迷わず作業を進められるでしょう。

作成の手順は以下の3ステップです。

1. 苗字を入力する
2. 「はんこ画像作成」をクリックする
3. 表示された電子印鑑をダウンロードする

なお、作成できる印鑑の形は丸印のみで細かいカスタマイズはできません。シンプルな印影をすぐに用意したい場合に適した使いやすいツールです。

電子三文判

電子三文判は、有料ソフトである承認はんこの機能を一部利用できる、無料の電子印鑑作成ツールです。フリー版では登録可能な名字が200種類に限定されているものの、基本的な機能を無料で利用できます。

このツールを使うと、承認・領収・受領・回覧・重要など、業務でよく使われる20種類のビジネス印をかんたんに作成できます。さらに、印影に日付や文書番号、承認者名、所属部署、承認項目といった情報を追加することもでき、社内の決裁や回覧などのワークフローに合わせた印鑑を作成可能です。

登録できる名字の数は限られていますが、社内文書への押印や軽い承認業務など、日常的な用途には十分対応できます。

Excel・Word

WordやExcelは、企業の事務作業や文書作成で日常的に使われているため、ほとんどのビジネスパーソンにとって操作に慣れたツールです。特別なアプリをインストールしなくても、自分で電子印鑑を作成できます。

たとえば、図形機能やテキストボックスを使って印影をデザインし調整することで、認印や社内用の簡易印を再現できます。日常的にWordやExcelを使っている人であれば、新しいツールの操作を覚える必要がない点が大きなメリットです。

ただし、これらのソフトはあくまで文書作成ツールであり、電子印鑑の作成に特化しているわけではありません。そのため、フォントやレイアウトの微調整には時間がかかる場合があります。

さらに、WordやExcelで作成した印影は単なる画像データに過ぎません。法的証拠力を効率的に担保したい場合は、電子署名機能を備えた電子契約サービスの利用が望ましいでしょう。

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電子印影に関するよくある質問

電子印影の作成にはGMOサインがおすすめ

電子印影とは、印鑑を押したあとの朱肉跡をデータ化したものです。電子印影を利用することで、これまでの商習慣に則った形で電子契約書を作成できます。

紙の契約文化を踏襲しつつ、システム上で電子印影を押印できるため、従来のやり方に慣れた社内外の方に安心感を与えながら契約の電子化を進められます。しかし、電子印影は単なる印影画像のため、認印レベルの軽い書類なら問題なくとも、重要な契約書では電子署名を付与して法律に準拠した形にすることが望ましいです。

GMOサインでは電子印影の登録機能にくわえ、契約書ごとに法律要件を満たす電子署名や長期署名用の認定タイムスタンプも付与されます。紙の契約書と同じような仕上がりにしながら、本人性・非改ざん性が担保された安全な電子契約書を作成できるのです。

さらに、GMOサインにはすぐに利用できる無料のフリープランがあります。フリープランでも月5件まで契約書を送信可能なので、小規模な取引であればコストをかけずに電子契約を始められます。まずは無料で試してみて、利便性や操作感などを確かめてみてください。