デジタル技術の進歩は、私たちの日常生活のあらゆる面で重要な役割を果たしています。特に企業では、電磁的方法がビジネスにおいて欠かせない存在となっています。

本記事では、電磁的方法がどのように役立つのか詳しく解説しますので、ぜひご覧ください。

電磁的方法とは？電磁的方法と電磁的記録の違いを解説

電磁的方法とは、電子メールやWebサイト、サーバーなどを利用して情報を伝達・提供する方法の総称です。これらは、電子署名法やe-文書法をはじめとする多くの法律でその利用が定められており、特定の条件下で書面と同等の法的効力が認められています。

一方、電磁的記録とは、その方法によって作成・保存されたデータ（ファイル）そのものを指します。WordファイルやPDF、データベース上のレコードなどがこれにあたります。

簡単に言えば、情報をやり取りする「手段」が電磁的方法で、その結果として残る「データ」が電磁的記録と整理するとわかりやすいでしょう。

電磁的方法による交付・申請・契約のメリット

電磁的方法を用いた交付や申請、契約には、以下のようなメリットがあります。

• 速度と効率性
• アクセシビリティ
• 記録の保管と管理
• コスト削減

それぞれ詳しく解説します。

速度と効率性

電磁的方法を利用すれば、紙ベースの書類を手作業で処理する時間が大幅に短縮されます。メールの送信やファイルの共有、オンラインの申請などのタスクは、ほとんど瞬時に完了できます。

そのためプロセス全体が効率でき、時間とコストの節約につながります。

アクセシビリティ

アクセシビリティとは、アクセスのしやすさを意味します。電磁的方法を用いれば、情報やサービスを利用する際の地理的制限がほとんどなくなるメリットがあります。

手続きをオンラインで申請したり、契約を確認したりできて、どこでもサービスを使えるので利便性が大幅に向上します。

記録の保管と管理

電磁的方法を使えば、あらゆる申請書や契約書をデジタル形式で作成して、保管できます。また、これらの文書を必要に応じてかんたんに検索、編集できる、物理的なスペースを占めることもありません。

同時に、データの紛失や破損のリスクも低減するメリットもあります。

コスト削減

紙ベースの文書を作成、保管するためのリソースが大幅に削減できます。そのため、コストを削減して業務の効率化につなげることも可能です。

電磁的方法を用いる際の注意点

電磁的方法を用いた申請や契約には、以下のようなデメリットや注意点も存在します。

• 技術的な問題
• セキュリティとプライバシーの懸念
• デジタルリテラシーの必要性
• 法的な問題
• 将来的に読み取れなくなる可能性

それぞれ詳しく解説します。

技術的な問題

電磁的方法は、デバイスやソフトウェア、インターネット環境などの技術的要素に大きく依存します。それぞれの要素のいずれかに問題が発生すると、全体のプロセスが遅延したり、完全に停止したりする可能性があります。

場合によっては、データの損失や破損もありますので、バックアップを保存するなどの対策が必要です。

セキュリティとプライバシーの懸念

電子情報は、常に不正アクセスやハッキング、フィッシングなどのリスクがあります。これらの攻撃は、個人情報の漏えいや重要な文書や契約の改ざんを引き起こす可能性もあります。

そのため電磁的方法で申請や契約などを行う場合には、強固なセキュリティが必須といえます。

デジタルリテラシーの必要性

電磁的方法の利用には、基本的なコンピュータースキルが必要です。しかし、すべての人がこのようなスキルを持っているわけではないため、デジタルリテラシーが低い人は取り残されてしまう可能性が懸念されます。

相手方の承諾と法的要件の確認

電磁的方法で契約書などの重要書類を交付する場合、原則として相手方の承諾を得る必要があります（電子情報処理組織を使用する方法による個人情報の保護に関する法律施行令など）。

承諾なく一方的に電子ファイルで送りつけても、法的に有効な交付とは認められない可能性があるため注意が必要です。また、取引の種類によっては特定の技術的基準を満たす必要があるなど、法律で定められた要件を確認することも重要になります。

将来的に読み取れなくなる可能性

デジタルデータの形式や保存方法は、技術の進歩により変化します。そのため、現在使用しているデータ形式や記憶媒体が将来的に読み取れなくなる可能性を考慮しなければなりません。

安全・確実な電磁的方法の実践には「電子印鑑GMOサイン」

ビジネスの契約では、電磁的方法を用いた電子契約システムが多く利用されています。

電子契約システムとは、電磁的記録の一種である電子文書を使用して、契約を作成、交付、署名など一連の作業を完結できるプラットフォームのことです。

このサービスを利用すれば、かんたんかつスピーディーに契約を締結できます。契約書類の管理が容易になったり、紙や切手代などのリソースを減らしてコストを削減できたりするメリットもあります。

しかし、電子契約システムを導入する際には、電子文書の編集や改ざんのリスク対策が重要です。

そこでおすすめのサービスが、それらの課題を解決した『電子印鑑GMOサイン』です。GMOサインでは、電子契約における改ざんリスクを大幅に軽減し、文書の完全性と真正性を確保しています。

高度なセキュリティと信頼性も、GMOサインの大きな強みです。すべての取引は暗号化されるため、電子文書の改ざんはきわめて困難です。さらに法的な有効性と信頼性を持つ電子署名なので、契約当事者間での信頼関係構築にも役立ちます。

GMOサインでは、電子契約の導入を検討される方に向けて、無料で月に5通までの電子契約が可能なフリープランも用意しています。電子契約の使い勝手などを試せるので、お気軽にご利用ください。

電磁的方法に関するよくある質問

これからのビジネスに欠かせない電磁的方法

電磁的方法の重要性と役割、注意点を詳しく確認しました。

電磁的方法とそれによる電磁的記録は情報の保存や共有、利用に便利です。そのため電磁的方法を用いた電子契約システムは、今後のビジネスにおいて欠かせないものになるでしょう。