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契約書の製本はどのように行うの？
契印はどこに押すのが正しい？
紙の契約書を何部も印刷して、保管するのがたいへん…
この記事では、契約書の製本を行う方法と注意点を解説します。紙の契約書管理には多くの注意点があります。原本の紛失リスクや適切な保管方法、複数部数の印刷コストなど、思った以上に負担が大きいものです。
実は、電子契約であれば、契約書を製本する手間やコストがかからず、スムーズに契約業務を進められます。印刷や押印といった手間を削減できるため、契約業務を大きく効率化できるのです。
電子印鑑GMOサインでは、かんたんな操作で契約書をアップロードでき、法的証拠力を担保する電子署名を入れられます。メールで相手に送信すると、相手方もオンラインで電子署名を入れ、契約が締結します。
GMOサインには無料プランもあり、月に5通までの契約書であれば、費用をかけずに電子契約を始められます。契約書の製本方法にお悩みの方は、この機会に電子契約を試してみてください。
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
契約書はなぜ製本が必要なのでしょうか？ まずは契約書を製本する意味と目的を解説します。
契約書を製本する目的として、改ざんを防ぐ意味合いがあります。ホチキスで綴じられただけの書類では、ページを抜き取られたり偽造されたりしても、また綴じ直せば気付かない恐れもあります。
しかし、契印が押された製本済みの契約書は、ページを破損せずに抜き取るのは困難です。ページの差し替えや改ざんが物理的に困難となり、契約内容に関するトラブルの未然防止につながります。
特に大切な取引や長期の契約では、トラブルを防止するための策として製本するのがおすすめです。
取引先との信頼を確保する目的で、契約書を製本するケースもあります。契約書がていねいに製本されていれば、取引先に対して「真摯に契約に臨んでいる」という印象を与えることが可能です。
また、前述したとおり、製本によってページの抜き取りや差し替えが難しくなるため、契約内容を改ざんされるリスクが低くなります。そのため、「この企業とは安心して取引できる」と思ってもらえるというメリットもあります。
製本を行うことで、契約書に押す契印の回数を削減できるメリットもあります。
契印とは、複数のページにわたる契約書が1つのものであると示すために押される印鑑のことです。製本していない契約書では、各ページの継ぎ目で契約の当事者がそれぞれ契印を押す必要があります。
たとえば、契約書が30ページある場合は継ぎ目は29か所になり、1人につき29回の契印が必要です。製本された契約書であれば、表紙と裏表紙の間や製本テープの帯部分に契印を1回押すだけで済みます。
特に多くのページ数がある契約書を扱う場合は、時間や労力を削減できます。契印漏れといったミスも防げるでしょう。
契約書の製本作業には、製本テープを使うことが一般的です。製本テープとは、片面に粘着剤が付いた特殊なテープのことで、複数ページの契約書をしっかりと束ねられます。製本テープを使って契約書を製本するために必要なものは、以下のとおりです。
| 必要なもの | 概要 |
|---|---|
| 契約書 | ・製本予定のすべての書類を事前に準備する ・抜け漏れがあると改めて製本する手間が発生するので注意 |
| 製本テープ | ・契約書のサイズにあわせて選ぶ ・余白を考慮したサイズが望ましい ・文具店やホームセンター、100円ショップ等で販売されている |
| ホチキス | ・契約書の厚みに応じたサイズと針を選ぶ ・枚数が多い場合は大型のホチキスを用意する |
| 印鑑 | ・署名欄への押印にくわえて、契印/割印に使用する |
| 定規 | ・製本テープをカットするために使用する |
製本に必要なものは、オフィスにそろっているものがほとんどです。なお、契約書はページの順番や向きにも注意が必要です。製本作業を始める前に、すべてのページが正しい順序や方向で並んでいるかを確認しましょう。
契約相手に好印象を持ってもらうためにも、上記の道具を使ってきちんと製本しましょう。
製本テープを使う場合の、契約書の製本手順は以下のとおりです。
ホチキスで契約書を留める際は、端から5mmほど離れた位置に打ちます。3か所を留めるのが一般的ですが、枚数が少なければ上下の2か所でも問題ありません。
ページ数が多いなど厚みがある場合は、クリップで上下を仮止めしてからホチキス留めすると、書類がずれてしまうのを防げます。
次に表紙側から製本テープを貼り始めます。貼る前に表面の汚れを確認し、必要であれば軽く拭き取っておきましょう。
テープを貼る際は空気が入らないように注意し、一方向からゆっくりと貼ると波打ちを防げます。
表紙側にテープを貼り終えたら、余った部分を裏表紙のほうへ折り込みます。契約書の端に沿って目立たないようきれいに折り込みましょう。
製本テープを使った契約書では、テープ部分と契約書面にまたがるように契印を押します。製本されたページを抜いたり、新たにページを差し込んだりできなくなるため、内容の改ざんを防ぐことが可能です。
契約の当事者全員がそれぞれ契印を押す場合が一般的で、契印の位置は以下の箇所です。
従来、契印は契約書の表面に押すのが一般的でしたが、近年では裏面に押すケースも増えています。特に製本テープを使用した場合、厳密な袋とじではないため、表裏両面に契印を押すほうが望ましいでしょう。
また、契印には小型の印鑑が用いられることが多く、一般的には社印や認印を使用します。押印の際は、製本テープと契約書の用紙の両方に印影がしっかりと残るよう注意しましょう。
以下の動画では製本テープの使い方が解説されていますので、あわせてご覧ください。
厚みのある契約書を製本するには、まず契約書の厚さを測ります。測定せずに作業を進めると、製本テープの長さが足りなくなる恐れがあるためです。
定規を使って契約書の厚みを測ることで、製本テープを貼り始める位置を決めやすくなります。測定後は、製本テープが表と裏で均等な長さになるよう位置を調整しましょう。貼り始める位置に印をつけると、きれいに製本できます。
契約書の製本が求められる場面は以下のとおりです。
それぞれの場面について紹介します。
契約書は取引の証明となる重要な法的文書です。特に複数ページにわたる契約書では、ページの紛失や差し替えのリスクが高まるため、製本することが推奨されます。
また、製本を行うと、契約書の綴じ目に一括して契印を押せるため、ページ数が多くても押印の手間を省けます。一度の契印で済むため、業務効率を上げることが可能です。
法人間の取引や不動産契約など、金額が大きく長期にわたる契約では、特に製本の価値が高まります。きちんと製本された契約書を用意することで、あなたの会社の信頼性や仕事への真摯な姿勢を示すことにもつながります。
提案書や企画書はビジネスチャンスを勝ち取るための鍵であり、内容はもちろん、その見せ方も重要です。美しく製本された提案書は、一目見ただけで「この会社は細部まで配慮している」という印象を与えられます。
また、製本されていればホチキスだけの書類よりも扱いやすいため、クライアントが後から提案内容を確認する際にも好印象を与えられるでしょう。
事業報告書や調査報告書など、多岐にわたる情報をまとめた報告書も、製本することで価値が高まります。
報告書は往々にしてデータやグラフ、表などの視覚資料を含み、ページ数が多くなりがちです。製本されていない状態では、こうした重要な情報が失われたり、順序が入れ替わったりするリスクがあります。監査報告書や財務報告書など、正確性が求められる文書では、このリスク管理は極めて重要といえるでしょう。
また、長期保存が必要な報告書の場合、製本は劣化防止の役割も果たします。適切に製本を行うことで、長期間にわたって文書の状態を良好に保つことが可能です。
契約書を製本することは、社内外に多くのメリットをもたらします。一方で、製本時には注意すべき点も存在します。以下の点に留意し、適切な製本を行ってください。
契約書を製本する際は、印刷前の設定が大切です。設定を整えると、見栄えの良い製本ができます。
まず「とじしろ」の設定を確認しましょう。とじしろとは製本用に確保する余白のことです。厚さによって以下のように設定します。
ページ番号（ノンブル）の位置も調整します。基本的な設定は以下のとおりです。
全体の余白については、以下のようにするとバランスが良くなります。
印刷後に書面を調整するのは難しいので、プレビューなどで確認してから印刷するのがおすすめです。
製本テープの取り扱いには注意が必要です。単に切って貼るだけと思うかもしれませんが、いくつかの注意点があります。
市販の製本テープはロール状になっており、巻き癖がついています。この巻き癖のせいで、貼る際に斜めになったりシワが寄ったりすることがあるため、まっすぐ引き出して使用するようにしましょう。
また、粘着力が強すぎると、思ってもいなかった部分に貼りついて契約書が破れる恐れがあります。反対に粘着力が弱すぎると後から剥がれて製本し直す場合もあります。
さらに、製本テープを貼る位置がずれてしまうと、見た目が良くありません。ホチキス留めした段階で用紙がずれていたり書類が分厚すぎたりすると、製本テープを貼るときも斜めになることがあるため、ていねいに作業する必要があります。
契約書を製本したら、署名や押印箇所を明らかにすることも大切です。複数ページにわたる契約書では、相手が署名欄を見つけられず迷ってしまったり、見落としてしまったりする可能性があります。
その場合、再度署名や押印をお願いする必要があり、双方にとって時間と手間がかかってしまいます。
契約書を提出する際には、クリアファイルや封筒を使います。契約書をそのまま持ち歩くと、書類が折れ曲がったり、水で濡れたりする恐れがあるからです。そのため、クリアファイルに契約書を挟んでから封筒に入れるのがおすすめです。また、その際に契約書は折り曲げずに入れます。
契約書を折り曲げてしまうと、取引先にも迷惑をかけてしまうので、必ずきれいな状態で渡してください。書類のサイズにあう封筒やクリアファイルを用意しておき、契約書を折り曲げることがないようにしましょう。
契約書の作成と締結が完了したら、情報漏えいや紛失などを防ぐため、セキュリティが確保された場所に保管します。
保管する環境にも注意が必要です。湿気は紙の劣化を早め、インクがにじむ原因となります。また、直射日光にさらされると紙が黄ばみ、文字が読みづらくなることがあります。
契約書を長期間にわたって保存するには、温度と湿度が一定に保たれた環境が理想です。
製本は契約書をきれいに保管するために必要な作業ですが、手間はかかってしまいます。そこでおすすめの方法が電子契約です。電子契約なら製本することなく、業務を効率化できます。この章では、電子契約へ移行することのメリットを解説します。
電子契約にすることで、紙の契約書を使うときと比べて、以下の作業およびコストが不要になります。
これらの作業とコストの削減により、業務効率化を図れます。電子契約は国内企業の77.9％が導入しているため、多くの取引先との契約で利用できるでしょう。
電子契約へ移行すると、さまざまなメリットがあります。おもなメリットは以下のとおりです。
実際のビジネスシーンでは、上記のメリットがどのように表れるのか、不動産会社の「株式会社ランドネット」の事例を見てみましょう。
同社は電子契約サービス「GMOサイン」を導入することで、電子契約1通あたりのコストを従来の紙ベースの契約と比較して、5分の1にまで削減することに成功しました。電子契約の数が増えるにつれ、コスト削減効果はさらに増しています。
また、契約締結率も2倍にアップしたとのことです。「契約を結びたいときにすぐ締結でき、レスポンスが良い点が高い締結率につながっているのでは」と予想されています。
契約業務に手間や時間がかかっている方は、電子契約の導入により、コスト削減と業務効率の向上を同時に実現できます。特に、契約書の製本作業に煩わしさを感じている場合は、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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※ 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
表紙は必須ではありません。ただし、以下のような場合には表紙を付けることをおすすめします。
内容が外から見えにくくなる、本文の文字と契印が重ならないといったメリットがあります。
契約書の綴じ方は文書の書式によって異なります。基本的な考え方は以下のとおりです。
なお、現代のビジネス文書や契約書の多くは横書きのため、左側を綴じるケースがほとんどです。
契約書のホチキス針は外さないケースが一般的です。
針を外すと契約書のページが抜き取られたり、差し替えられたりするリスクが高まります。契約内容の改ざんにつながる恐れがあるため、避けるべきです。
スキャンなどでどうしても針を外す必要がある場合は、書類を傷めないよう注意し、作業後は再度製本して契印を押し直すことをおすすめします。
両面印刷した契約書を製本する際は、以下の点に注意しましょう。
契約書を適切に製本しないと、以下のような問題が生じる可能性があります。
特に複数ページ（2枚以上）にわたる契約書を作成する際は、製本することをおすすめします。
製本テープがない場合は、手元にある紙を使って製本ができます。製本の方法は、以下のとおりです。
紙の帯を使えば、製本テープを特別に用意する必要がありません。普段使っている紙とのりさえあれば、すぐに製本できます。
ただし、紙の帯を用意したり、自分でのり付けをする手間があるため、製本テープを使う方法よりも作業工程が増える点がデメリットです。
契約書を製本すると、契約書の改ざんをはじめとしたリスクを防げます。ただし、製本にかかる時間やコスト、保管スペースなどのデメリットがあることも事実です。
製本作業の手間やコストを削減したい方には、電子契約の導入がおすすめです。電子契約であればオンラインのやり取りだけで完結するため、製本だけでなく、契約書の印刷や郵送、保管といった作業が不要になります。それに伴うコストも削減できるため、多くの業界で取り入れられています。
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