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重要事項説明書の電子化は、法的に問題ない？
電子契約に移行する際の注意点を知りたい！
不動産取引における重要事項説明書の電子化は、2022年の宅地建物取引業法の改正により正式に認められています。この記事では、重要事項説明書の電子化について、以下の内容で解説します。
コロナ禍での規制緩和も追い風となり、業界全体でデジタル化が進んでいます。ただし、重要事項説明書の電子交付には、説明・同意・署名の各段階で必要な要件を満たす必要があるのでご注意ください。また、IT重説の実施タイミングや保存のルールにも注意が必要です。
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TOPページ左上「契約を締結」から、必要文書をアップロードします。
まず自社を第１署名者に設定し、売主・買主はそのあとの署名順に設定します。
送信完了後、自社側（第１署名者）に届いている署名依頼メールを開き署名を実施します。
署名はドラッグアンドロップで位置を定めた後、テキスト入力・印影画像の挿入・手書きサインの3つの方法で行えます。
自社側の署名が終わると、売主・買主側に「契約書」と「重要事項説明書」が送られます。
買主の署名は、重要事項説明を受けてから行います。重要事項説明書が事前にダウンロードされているか、仲介会社側の署名ステータス画面で確認しましょう。
買主側が事前ダウンロードボタンをクリックするとタイムスタンプが付されたPDFデータが手元にダウンロードされるため、宅建業法上の事前交付の要件（非改ざん性の措置がとられている事）を満たせます。
重要事項説明書を買主にダウンロードしてもらったうえで、宅建士による重要事項説明（IT重説など）を実施します。
重要事項説明後に署名画面へ戻り、自社と取引相手の双方で署名を完了させます。（重要事項説明書自体には署名義務はありませんが、説明を受けたエビデンスとして署名します。）
すべての署名者による署名が完了した時点で、重要事項説明書の電子化および手続きが完了したことになります。
重要事項説明書とは、売買・賃貸といった不動産取引を行う際に重要な、取引条件を記した書面のことです。不動産会社（宅建業者）が作成し、宅地建物取引士が記名・押印して説明を行うことが義務付けられています。
取引条件や不動産の状態など、不動産の購入希望者（買主）や賃貸希望者（借主）に対して、重要な情報を伝えるために作成され、具体的には以下の情報を含みます。
重要事項説明書は、宅地建物取引業法（宅建業法）第35条にもとづいて作成されることが求められます。また、宅地建物取引士が買主や借主に対して、契約締結前に説明することも法律で義務付けられています。
買主や借主にとっては、のちのトラブルを回避するためにも、非常に重要な書類だといえるでしょう。重要事項説明を受けることで、物件に関連するリスクや条件を十分に理解して意思決定が行えるようになります。
重要事項説明書は、顧客に物件の状態を詳細に伝えてトラブルを未然に防ぐための重要な書類です。そのため、宅建業法によって書面での交付が義務付けられていました。しかし、2022年5月に宅建業法の改正が行われ、重要事項説明書の電子化が認められるようになりました。
電子化が認められるようになった理由としては、これら4つを解説します。
重要事項説明書の電子化が認められた背景には、2021年に成立したデジタル改革関連法と、2022年の宅地建物取引業法の改正による影響があります。
デジタル改革関連法は、社会のデジタル化を推進するための法律で、契約書類の電子化を可能にする環境整備を進めました。行政手続きや商取引の電子化が進められ、不動産業界にも新たなルールが設定されています。
2022年の宅地建物取引業法の改正では、重要事項説明書や賃貸借契約書の電子交付が正式に認められました。これにより、非対面での契約締結が可能となり、遠隔地の顧客ともスムーズに取引できるようになりました。
重要事項説明書の電子化が認められた背景には、オンラインサービスの進化が大きく関係しています。
かつては紙の書類と押印という形でしか本人確認ができないと考えられていましたが、現在では電子証明書を用いた本人確認の仕組みが確立されました。セキュリティ面での不安も解消されつつあるのです。
さらに、IT重説の導入に伴うビデオ通話技術の発展も影響しています。これまで対面のみとされていた重要事項説明がオンラインでもスムーズに実施できるようになり、お互いの距離や時間による制約が解消されたのです。
2021年のデジタル改革関連法施行により、業界全体で電子化への取り組みが推進された結果、重要事項説明書においても電子化が実現する運びとなりました。
新型コロナウイルスの感染拡大は、対面での接触を減らす必要性を社会全体に強く認識させました。不動産取引においても、従来の対面での重要事項説明が感染リスクを高める可能性があるとして、代替手段を求める声が急増したのです。
この社会情勢の変化が、重要事項説明書の電子化を加速させる大きなきっかけとなりました。リモートワークへ対応するためにも、書類の電子化が不可欠だったのです。
重要事項説明書の電子化には、従来かかっていた印刷や郵送の手間が削減されることも大きなメリットです。重要事項説明書は多くのページ数になることが一般的です。これを印刷・保管するためのコストは決して小さくありません。
電子化によってペーパーレス化が進めば、印刷コストや保管スペースの削減につながります。また、書類の配送が不要になることで、配送コストや時間も節約できるのです。
コロナ禍で先行きの見えない中、不動産会社にとっても経費の削減は急務となっていました。電子化によってコストを抑えた契約が可能になることも、導入が進んだ要因といえるでしょう。
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重要事項説明書を電子化することには以下のようなメリットがあります。
重要事項説明書の電子化により、不動産取引のスピードは大きく短縮できます。紙の書類を用いて行われる取引では書類の準備や郵送などに時間がかかり、契約締結までに多くの手続きや日程調整を必要としていました。場合によっては1週間以上かかることもあったでしょう。
電子化によってかんたんにメールやクラウドを通じて相手へ送信できるようになったため、遠隔地の顧客ともスムーズに取引を進められるようになります。ビデオ通話を活用して重要事項の説明（IT重説）を実施すれば、遠方にいる買主や売主でも、時間や場所の融通が利くようになり、取引にかかる時間を大きく短縮することが可能です。
電子化された重要事項説明書は、キーワード検索ができるため、書類を探して確認するといった手間が省けます。
従来の紙の重要事項説明書では、書類の内容を確認する際に多くのページをめくったり、複数の書類をそろえたりする必要がありました。電子データならば検索機能を使って知りたい情報をすぐに見つけられます。
紙の書類のように紛失や破損の心配もなく、長期保存も可能です。将来的に疑問点や問題が生じた際の証拠としても活用できる点は安心材料となるでしょう。
重要事項説明書を電子化すると、コスト削減や業務効率化にもつながります。
紙ベースの取引では、印刷費・郵送費・保管費など様々なコストが発生していましたが、電子化によりこれらを大幅に削減できます。特に大量の取引を扱う不動産会社にとっては、年間で見るとかなりの経費削減につながるでしょう。
また、書類作成や管理にかかる人的リソースが軽減されるのもポイントです。テンプレート化されたデータを活用すれば、基本情報の入力だけで書類の大部分を自動生成できるシステムも増えています。書類検索の手間も大幅に削減されるので、顧客対応のスピードアップも実現できます。
従来は数時間かかっていた作業が数十分で完了するケースも少なくありません。結果として人件費の削減も図れます。
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重要事項説明書の電子化には多くのメリットがある一方で、電子化によって生じるデメリットや注意すべき点も存在します。
電子化が可能になったとはいえ、宅地建物取引士が重要事項説明書の内容を説明する義務そのものがなくなったわけではありません。依然として、取引の相手方に対して重要事項を説明する法的義務は存続しています。電子書面を用いる場合でも、オンラインでの説明や対面での説明が必要となるのです。
最近は、ビデオ会議システムなどを活用したオンライン説明（IT重説）が主流になりつつあります。しかし、通信環境のトラブルや操作ミスにより、十分な説明ができなかったと後日クレームにつながるケースもゼロではありません。説明を受ける側が高齢者の場合、デジタル機器の操作に不安を感じ、内容理解に支障をきたすこともあるでしょう。
このようなリスクを回避するため、事前に通信環境の確認や説明する内容の整理が欠かせません。また、説明を受ける側の理解度に合わせたていねいな対応も求められます。
重要事項説明書を電子化するには「宅地建物取引業法」上の要件と「電子契約法・電子署名法」上の要件をすべて満たす必要があります。
宅地建物取引業法（宅建業法）上の要件には以下4点があります。
重要事項説明書を電子化して交付する際は、事前に買主・借主（契約当事者）から事前に同意を得る必要があります。この同意は強制できず、当事者が書面による交付を希望する場合はそれに応じなければなりません。
電子署名の付与も重要なポイントです。宅建業者と相手方双方の署名が必要で、単なるPDF化だけでは不十分なのでご注意ください。電子署名法に基づく措置を講じ、データの真正性を確保することが求められます。また、電子書面が改ざんされていないことを証明できる適切な方法を採用する必要があります。
さらに、相手方がいつでも閲覧・保存できる形式での提供が必須です。一般的に広く利用されているファイル形式を採用し、長期間にわたって閲覧可能な状態を維持することが大切です。
電子契約法・電子署名法とは、文書を正しく電子化するために定められたものであり、以下の2つの要件を満たす必要があります。
電子署名法は、電子文書の作成者が本人であることを証明し、文書の改ざんを防ぐための法律です。重要事項説明書を電子化する際には、この法律に基づき、電子署名を付与することが求められます。電子署名が付与されることで、電子文書が作成者本人によって作成され、内容が改ざんされていないことを保証できます。
また、電子契約法では、契約書の適正な交付が義務付けられています。契約相手方が内容を理解したうえで同意できるよう、重要事項の説明を行い、適切な方法で契約書を提供しなくてはなりません。
従来の紙ベースの業務フローから電子化へ移行するにあたって、事業者は契約プロセスの見直しを行う必要があります。
従業員への情報共有や、新たなシステム（ソフト）に適応するための教育が必要になり、時間とコストが発生するでしょう。業務フローの変更は、一時的な混乱を招くこともあります。電子化移行期には紙と電子の両方の方式が並行して存在することもあり、管理が余計に面倒になってしまうのはデメリットといえるでしょう。
また、電子契約サービスの導入が欠かせません。導入費用だけでなく、運用・保守にかかるコスト、セキュリティ対策も考慮して、信頼性の高いシステムを選定する必要があります。
「GMOサイン」は、上記の法的要件を満たした契約書の作成が可能で、国内で350万社以上に導入されています。導入支援サポートも行なっているので、導入をスムーズに進めたい方は一度ご相談ください。
重要事項説明書の電子化を進める際は、以下のステップで行います。
それぞれの工程において、実施すべき内容や注意点について解説します。
重要事項説明書の電子化を行うためには、まず取引相手に対して電磁的提供の目的を説明したうえで、承諾を得る必要があります。電子提供のメリットや内容、データの取り扱い方法について、取引相手が理解しやすい言葉で説明し、必要に応じて関連資料を提供しましょう。
取引相手から承諾を得る方法として、国土交通省が公開しているマニュアルに記載されている方法は以下のとおりです。
表２ 説明の相手方等から承諾を得る方法
①書面（紙）
出典：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル｜国土交通省
②相手方が電気通信回線を通じて承諾をする旨を送信し宅建業者の使用する機器に
記録する方法（例：電子メール）
③宅建業者の機器におけるファイルに記録された電磁的方法の種類及び内容を電気
通信回線を通じて閲覧した相手方が当該ファイルに承諾する旨を記録する方法
（例：Web 上での承諾の取得）
※宅建業者が書面の交付時に利用することができるダウンロード方式とは異なる。
④相手方が承諾する旨を記録した磁気ディスク等を交付する方法
LINEなどのSNSは、その機能に応じて個別に判断する必要がありますが、電子
メールと同様に電気通信回路を通じてメッセージで承諾をする旨を送信するのであれ
ば②、LINEなどのSNSに設けられた承諾フォーム上で承諾を得る場合であれば
③に当てはまり得るものと考えます。
なお、いずれの場合も「相手方が記載事項を出力し書面を作成できるものであるこ
と。」（単にスクリーンショットを印刷できるものではなく、書面に出力可能なファイ
ル形式であること）が必要となります。
取引相手が拒否した場合は、電子交付を中止しなければなりません。
承諾を得られたら、パソコンで作成した重要事項説明書や契約書をPDF形式にして保存し、電子契約サービスにアップロードします。アップロードする際は、PDFが正確な情報を反映していること、および解像度やフォーマットに問題がないことを確認します。
電子契約サービスは、取引相手がアクセスしやすいサービスや仕様でなくてはなりません。またアップロード後はリンクを生成し、取引相手がリンクをクリックするだけでかんたんにPDFファイルをダウンロードできるようにするとよいでしょう。
電子化が完了した重要事項説明書には、宅建士による電子署名が必要です。電子署名は契約の法的効力を担保するために必要であり、提供された情報が改ざんされていないことを証明します。
電子署名は、電子契約サービス上でのテキスト入力や手書きサインといった方法でかんたんに行えます。必ず宅建士本人が電子署名を行いましょう。
宅建士による電子署名が付与された重要事項説明書を取引先へ送付し、IT重説前にダウンロードを行ってもらいます。
IT重説を実施する際は、双方向でコミュニケーションが可能なビデオ会議ツールなどを使用します。宅地建物取引士から当事者へ、重要事項について詳細な説明を行ってもらいます。
IT重説を受けて問題がなければ、契約書と重要事項説明書に双方が電子署名を付与します。電子署名により契約の法的効力が確保され、記録も電子化された状態で保存されます。これで電子契約が完了となります。
重要事項説明書の電子交付について、よくある質問と回答をまとめました。これから重要事項説明書の電子化を進める際は、参考にしてください。
電磁的方法とは、紙を使用せずにコンピューターを用いて情報を電子的に処理する手法です。
電子データとして作成された書面は、電子メールでの送受信やウェブサイトからのダウンロードなどを通じて提供されます。
重要事項説明は、宅地建物取引業者が契約締結前に、買主または借主に対して行います。
具体的には、宅地建物取引士が重要事項説明書（35条書面）を作成し、受け取る買主や借主に内容を説明します。説明の際には、必ず宅建士証を提示しなければなりません。
宅建業法では相手方の同意なしに書面を電磁的方法で提供できません。
その大きな理由は「消費者保護の観点」です。宅建業法は不動産取引における消費者を保護するために厳格なルールを定めています。
重要事項説明や契約書面については、書面で交付することで消費者が内容を確実に確認し、理解できるようにする意図があります。
電子データでは「確認しづらい」「改ざんのリスクがある」という懸念があるため、当事者双方が合意しない場合には従来通り書面で交付しなければなりません。
IT重説は、契約を締結する前に、契約の内容や条件物件の状況について、購入者または賃借者に対して正確かつ詳細に行う必要があります。
具体的には、申し込み時や契約決定後に行われ、事前に日程を調整し、双方が都合のよい日時を選びます。物件の見学が終わり、購入者や賃借者が契約を意識し始めたタイミングが理想的でしょう。
重要事項説明書の電子化は、2022年5月に正式に認められました。電子化には、用紙代や印紙代などのコストが削減できるといったメリットがあります。
ただし、重要事項説明書を電子化するには、取引相手からの同意が必要なうえ、宅地建物取引業法・電子契約法・電子署名法の要件を満たす必要がある点に注意が必要です。
要件を満たし適切に重要事項説明を行うためには、電子契約サービスの利用をおすすめします。
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