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個人事業主に必要な印鑑はどれ？
PDFファイルへの押印を求められた場合はどうやって印鑑を押したらいいの？
ビジネスシーンで利用される印鑑には「実印」や「角印」など7種類ほどあります。しかし、個人事業主が最低限用意すべき印鑑は4種類です。以下の印鑑を用意し、用途に合わせて使い分けることが大切です。
この記事では、個人事業主に必要な印鑑と作り方、作成する際のポイントと注意点を解説します。種類だけでなく、材質や書体などにも注意が必要なので、しっかり理解したうえで用意しましょう。
また、最近はオンラインで契約を結ぶ機会も増えているため、電子契約用の「電子印鑑」も必須です。電子印鑑を利用する際には、単なる印影画像をデータ化したものを利用するケースと、電子署名やタイムスタンプを併用して高い法的証拠力を確保するケースに分かれますが、ビジネスシーンでは電子署名やタイムスタンプを併用した電子印鑑の利用が求められます。
電子印鑑を利用したい方には国内シェアNo.1（※）の『電子印鑑GMOサイン』への登録がおすすめです。かんたんな操作で電子印鑑（電子印影）を挿入でき、無料で利用できるフリープランもあります。詳しい作成方法は「電子印鑑の作成から利用までの流れ」で解説します。
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ビジネスシーンで使用される印鑑には以下の7つがあります。
なかでも、個人事業主が必須で持っておくべきなのは、「認印・実印・銀行印・電子印鑑」の4種類です。
印鑑文化は衰退の兆しにありますが、押印を求められるシーンはゼロではありません。いざという時に慌てないよう、最低限必要な印鑑は用意しておきましょう。それぞれの印鑑の用途や意味について解説します。
認印とは、印鑑登録をしていない印鑑を指します。実印・銀行印以外の、日常的に利用する印鑑を認印とよびます。印鑑登録をしていないため法的効力は低く、おもに「確認済」や「了承の意思」を残すために使用されるのが一般的です。
気軽に押印できる認印は、日常生活やビジネスシーンにおいて広く使われる印鑑です。具体的には、以下のようなシーンで認印を利用します。
重要な公的書類や高額な契約を取り交わす契約書では実印が求められる場合が多いですが、日常的な承認や確認の場面では認印で対応できます。
認印を作る際の費用は、作り方や印鑑の素材などによって異なります。ですが、非常に安価で用意できるのが特徴で、100円ショップや印鑑の自動販売機で即日中に用意することが可能です。ただし、印鑑の書体や素材にこだわって専門店で作成する場合は、数千円から数万円かかる場合があります。
実印とは、役所に印鑑登録を行うことで、法的効力を持つ「公的な印鑑」として認められた印鑑のことです。正式な契約や重要な手続きを行う際に使用します。最も重要な印鑑であると考えて間違いありません。
個人の実印は、一般的に氏名のフルネームを彫刻することを推奨されています。姓名いずれかのみでも実印として利用できますが、フルネームの印鑑のほうが偽造されにくいため、高い信頼性を持ちます。実印を使用するおもなシーンとしては、以下のような例があります。
実印として使用するには、市区町村の役場に印鑑を持って行き、所定の用紙に捺印して印鑑登録を行う必要があります。多くの自治体では実印登録が可能な印鑑として、印鑑のサイズや書体など、いくつかの条件が設けられているので注意が必要です。
例えば、京都市の登録できる印鑑の要件には「同一世帯員によってすでに登録されている印鑑でないこと」が含まれます。印鑑登録の条件は自治体によって異なるため、事前に確認してから印鑑を作成しましょう。
実印は、印鑑専門店で1,000円程度から作成可能です。シンプルな印鑑であれば即日で仕上がります。印鑑の書体や素材にこだわると、費用は数千円から数万円となり、仕上げ時間が数週間かかる場合もあります。
近くに専門店がない方は、オンラインで注文ができるネットショップを利用しましょう。
銀行や信用金庫などの金融機関で口座を開設する場合に使用する印鑑を銀行印とよびます。銀行印は、金融機関に登録する印鑑で、複数の銀行で同じ印鑑を使用できます。
銀行印として登録する印鑑として、ゴム印やシャチハタは認められませんが、多くの場合、実印よりも簡易な印鑑を登録します。銀行印として使用する印鑑は、シンプルなものなら即日中に数百円程度で作成可能です。
銀行印が必要なシーンは、以下のような場合です。
個人事業主の場合、事業経費と個人支出を明確に分けるため、個人口座とは別の事業用口座を用意しておくことが一般的です。そのため、個人口座用の銀行印と事業用口座用の銀行印の2つを作成しておくことを推奨します。
事業専用の印鑑を用意しておくと対外的な信用を得やすいですし、万が一どちらかの印鑑を紛失した際のリスク回避にもなるでしょう。
電子印鑑は、デジタルデータとして作成する印鑑で、PDFファイルの契約書などの電子文書に挿入して利用します。紙へ押印する印鑑と同様に承認や契約に用いることが可能です。
電子印鑑は、以下のようなケースで利用します。ビジネスの重要な場面で用いられることが多いため、作成する際は法的証拠力を持った電子印鑑を作成しておきましょう。
実は電子印鑑と呼ばれるものには、2種類のものがあります。
| タイプ | 特徴 |
|---|---|
| 画像データ型 | 印影の画像を挿入するのみ。 本人性を証明できず、証拠力が弱い。 |
| 電子署名型 | 電子署名やタイムスタンプなどの 機能が付与されており（※）、証拠力が強い。 ※単なる画像データの電子印鑑と電子署名・タイムスタンを併用するケースも含む。 |
電子印鑑はExcelなどのオフィスソフトやフリーソフト、スキャンソフトで作成でき、保存した画像をPDFファイルに挿入することで電子印鑑になります。ただし、PDFファイルの法的証拠力を高めるためには、電子署名やタイムスタンプの付与も行う必要があります。
『GMOサイン』にはフリープランがあり、月に5通までであれば無料で法的証拠力を確保した形で電子印鑑を契約書に入れられます。名前をテキスト入力するだけで、ハンコ風画像を挿入できるので非常にかんたんです。また、印影画像の登録や手書きサインにも対応しているので好きなタイプの印鑑を入れられます。
電子契約や電子印鑑の対応を求められた場合に備え、アカウントを作成しておくと安心でしょう。GMOサインのフリープランはクレジットカードの登録も不要なので、気軽に登録してみてください。
屋号印は、印面に屋号を彫刻した印鑑です。一般的に、屋号と個人名をあわせて刻印します。
個人事業主が事業用の書類や銀行口座の開設時などに使用できる、事業用の正式な印鑑といえます。法人の代表印とは異なり、印鑑登録をする必要はありません。屋号印を利用するシーンとしては、以下のような場合があります。
店舗経営者などで屋号印を持っていると、ブランド力の強化やビジネスの信用性アップに繋がります。
屋号印は、印鑑専門店に発注することで作成できます。素材や彫刻方法によって費用は異なり、数千円から数万円かかります。シンプルなものであれば即日で仕上がりますが、特注品などは納品までに1週間から1カ月程度かかる場合があるでしょう。
角印は、法人が公的な書類やビジネス文書の信頼性を高めるために使用する四角い印鑑です。社名や屋号を刻印し、契約書や請求書、領収書などの書類に認印として押印するのが一般的です。企業の場合は、会社の実印として使用するために印鑑登録するところもあります。
商慣習上、事業者としての信頼性を高めるために作成する人がいる程度です。個人事業主が角印を使用する場合、以下のようなビジネス書類に認印として押印します。
角印を作成する場合、費用の相場は数千円から数万円です。デザインや材質にこだわったものは、1週間から1カ月程度かかる場合がありますが、手軽なものは即日で仕上がります。また、ネット注文なら即日発送で手配することも可能です。
住所氏名印は、住所・氏名・屋号・連絡先（電話番号やメールアドレスなど）などを彫刻したスタンプです。スタンプ台があれば押印できるゴム印で安価に作成する場合が多く、個人事業主や法人が書類に連絡先を記載する手間を省くために使用されます。手書きの手間を省けるだけでなく、書類として統一感を出せるというメリットもあるでしょう。
住所氏名印には、必要な要素を組み替えて利用できる分割式のスタンプなど、事務処理を簡略化するために工夫された商品が多数販売されています。あくまで事務用に利用するスタンプなので、印鑑登録は不要です。個人事業主が住所氏名印を使用するケースとしては、以下のような場合が考えられます。
住所氏名印を作成する場合の費用相場は、スタンプの機能によって異なります。シンプルな一体型のゴム印であれば、1,000円程度から作成可能です。屋号や住所、電話番号などの要素を組み換え可能な分割型や、インク内蔵型の浸透印は、2,000円から数千円かかります。
店舗によっては、シンプルなものは即日で作成してくれるところもありますが、ロゴ入りなどの特注品の場合は3日から数週間程度の時間がかかるでしょう。
実際に事業で利用できる印鑑を用意する流れを解説します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
印鑑を購入し、役所に印鑑登録の届け出を行うまでのステップをまとめました。
個人事業主が必須で持っておくべき印鑑は以下の4種類です。屋号印や社印を持つ方もいますが、必須ではないため、まずは以下の4つを作成しましょう。
印鑑の種類を決めたら、印面に印字する内容を決めます。姓のみか、フルネームか、屋号を入れるかなどパターンがあります。使用用途やセキュリティ面も加味し、印面の仕様を決めましょう。
注文時は、印鑑の素材や書体、サイズなどを細かく決める必要があります。注文内容によっては高価になる場合もあるので、予算にあわせて決めましょう。
印面の文字に間違いがないかなどを十分に確認して注文します。印鑑は性質上、返品やキャンセルが難しい商品です。よく確認し、トラブルのないよう注文してください。
注文した印鑑は、シンプルなものであれば即日、オーダーメイドの印鑑などは数日～数週間で仕上がります。
できあがった印鑑は、印影に問題がないか、不良はないかをすぐに確認しましょう。万が一、印面の誤字など問題があった場合、発注先へ速やかに連絡し対応してください。
印鑑登録を行う場合、住民登録を行っている市区町村役場へ届け出ます。まずは必要書類など、届け出るために必要なものをそろえましょう。
念のため、印鑑登録に必要な書類については、届け出る自治体のホームページなどで事前に確認してください。
印鑑登録まで行ったら、準備完了です。あとは必要なタイミングで印鑑を利用します。なお、実印は必要な場面以外にはむやみに使わないようにし、日ごろは認印などの印鑑で対応しましょう。
印鑑は、紛失しないよう場所を決めて保管してください。実印や銀行印などは別々に管理しておくと、一度に紛失するリスクを分散できます。
最近は企業のDX化が進んでおり、契約書の締結もPDFファイルで取り交わされることが増えています。PDFファイルなどの契約書の場合、電子データのため物理的な印鑑を捺せません。電子契約書においては電子印鑑や電子署名で代用されるので、紙用の印鑑とあわせて作成しておきましょう。
電子印鑑と呼ばれるものには大きく分けて以下の2つがあります。
より高い法的証拠力を持つのは、電子署名型の電子印鑑です。画像データ型の電子印鑑は、電子データに挿入してもほとんど証拠力を持たないため、ビジネスシーンで使用するなら電子署名型の電子印鑑を作成する必要があります。
電子署名型の電子印鑑は、電子契約サービスを利用するのがおすすめです。GMOサインならお試しフリープランで電子印鑑の作成や月に5通までの電子署名を利用できます。GMOサインでの印鑑の作成方法はおもに以下の4つがあります。
どの方法でも、電子署名法に準じた法的証拠力を持つ電子印鑑を挿入できます。GMOサインでの電子署名型の電子印鑑を作成する流れは、以下の通りです。
電子印鑑の作成を検討されている方は、無料から利用できるGMOサインに登録して試してみてください。
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この際に「所属/指名」で名前の選択ができない場合は、左側メニューの「ユーザー管理」から「詳細」→「編集」と進み、ロールを「管理者＋署名者」に変更してください。
GMOサインでは、無料プランでも「テキストで作成」「画像で作成」「手書きでサイン」の3タイプに対応しています。ご自身のサインを画像でお持ちの方は、登録しておくことも可能です。
文書ダウンロードをクリックすると、電子署名されたPDFファイルがダウンロードされます。あとはそのファイルを先方にメールなどで送信すれば完了です。
個人事業主が印鑑を作成する場合は、以下の点に注意しましょう。
値段が安いなどの理由で不適切なものを選んでしまうと、後から作り替えや再登録が必要になる場合があります。ポイントを押さえておきましょう。
印鑑を作る場合、鮮明に押印できるかどうかはとても重要なポイントです。押印しても、印影が不鮮明・不明瞭だと、押印済として扱われない場合や、手続きでトラブルが発生するリスクがあります。
確実にきれいに押印するためには、押し方も重要ですが、捺印性が高い素材に確かな彫刻技術を施した印面であることが重要です。
一般的に、安価なゴム印やプラスチック製の印鑑だと、押印時に歪みが生じやすいという特徴があります。さらに、経年劣化によって印面が摩耗しやすいという傾向もあります。印面の鮮明さを重視する場合、以下のような高品質な素材を選択すると安心です。
また、印鑑の彫刻技法については、機械彫りよりも手彫りや手仕上げの印鑑のほうが鮮明な印影を残しやすいと言われます。実印など、公式な場面で使用する重要度の高い印鑑は、手彫りや手仕上げの印鑑で仕上げることが推奨されます。
印鑑は長期間使用するものなので、耐久性も重要なポイントです。特に、実印や銀行印は一生ものといっても過言ではありません。万が一、印鑑が欠けたりヒビが入ったりして印影が損なわれた場合、印鑑を作り直して印鑑変更する手続きが必要になり、コストや手間がかかります。
耐久性の高い素材として、黒水牛やオランダ水牛などのしなやかな素材や、チタンなど金属製の素材がおすすめです。柘植（つげ）は安価であるものの、乾燥や摩耗に弱く、時間が経つとヒビが入りやすいという懸念があります。
使用頻度の高い認印などの印鑑は、複数本作っておくのもおすすめです。日常的に使用する印鑑は摩耗しやすいため、同じ印影のものを複数持っておいて、定期的に交換すると安心でしょう。
印鑑は本来、その人だけが持ち得ることにより証拠力を担保します。つまり、印鑑が偽造防止しにくいものであることは、公的機関における信用度に深く関わるのです。特に、実印や銀行印など、重要な契約や金融取引に使用する印鑑は、かんたんに偽造されない書体にすることが望ましいでしょう。
一般的に、印鑑の書体として、以下の種類があります。
| 書体名 | 特徴 |
|---|---|
| 楷書体 | シンプルで読みやすい |
| 行書体 | 柔らかい印象を与える |
| 隷書体 | 古典的で落ち着いた雰囲気がある |
| 篆書体（てんしょたい） | 複雑なため偽造されにくい |
| 印相体（いんそうたい） | 線が太く重厚感がある |
信頼性の高さで選ぶ場合、「篆書体」や「印相体」が推奨されます。線の流れが複雑で偽造が難しいため、実印や銀行印などの信頼性を高められます。一方、楷書体や行書体は読みやすいというメリットがありますが、偽造リスクも高いため、重要な印鑑では選ばない方がよいでしょう。
最近は、モダンなデザインの印鑑を作るサービスなどもあり、個性的で珍しい書体を選べます。ただし、書体によっては印鑑登録を受け付けてもらえない可能性があるため注意が必要です。
個人事業主の場合、以下の4種類の印鑑はビジネスシーンで一般的に利用されるため、いつでも使えるように保有しておくことが推奨されます。
ほかにも、屋号印や角印、住所氏名印（ゴム印）などを持っておくと便利な場合がありますが、必須ではありません。
個人事業主の場合は事業用の印鑑登録が必須ではありません。個人として必要な場合が稀にある程度です。
印鑑証明は、高額な取引や重要な契約の場面で実印を利用する場合、その実印が本人所有のものであることを示す際に必要です。よって、不動産契約や法人設立時、遺産相続時など、大きな取引や手続きを行う場合に必要になる可能性があります。
現在、青色申告時に印鑑は不要です。以前は、青色申告承認申請書を税務署に提出する際に印鑑を押していましたが、2021年に税務関連書類への押印義務が廃止されたことにより、現在では印鑑の押印は不要です。
2021年の税制改正により、確定申告書への押印も義務ではなくなりました。確定申告にあたって印鑑の用意・押印は必要ありません。
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