応募書類などを郵送する際に、募集要項に締切日や期限が記載されていて「当日消印有効」や「◯月◯日消印有効」という注意書きがあるのをよく見かけるでしょう。この「消印有効」というのが何を意味しているのか、よく分からない人も多いかもしれません。
早めに郵送しておけばあまり関係ないかもしれませんが、前日や当日などに郵送する場合には、どんな扱いになるのか不安になる人も多いのではないでしょうか。
消印有効の意味を理解していないと、期日に間に合っているつもりでも、相手側の方では遅れたものとして扱っているかもしれません。そうならないためには、消印有効の意味をよく理解しておくことが大切です。
本記事では消印有効の意味について解説していきます。
消印とは？
消印というのは、ハガキや封筒などに貼付されている切手に押される印鑑のことです。郵便局の配達員がポストから収集した郵便物や窓口で引き受けた郵便物の切手に押印されます。自分宛てに届いた郵便物の切手には、消印が押されているはずです。消印は次のような役割を果たしています。
使用済みであることを示す
切手に消印が押されていることで、その切手がすでに使用された後のものであることが分かります。もし、切手に消印が押されなかったとしたら、使用済みかどうかを判別できません。
綺麗に剥がせれば、再利用することもできてしまうでしょう。消印はこうした不正を防止する役割を果たしています。
収集した日時と場所を示す
消印には年月日と時間帯、郵便局名が記載されています。消印を見ることで、その郵便物が「いつ」「どこで」収集されたのかが分かる仕組みです。
時間帯に関しては12-18や18-24のように幅がある記載となっているため細かくは分かりませんが、おおよその時間帯は分かります。
当日消印有効の意味
当日消印有効というのは、その日付の消印が押されていれば有効なものとして扱うという意味です。郵便物は郵送してから実際に相手へ届くまで日数を要しますが、具体的な日数はそのときの状況によって異なることがあります。
特に普通郵便の場合には、意外と早く届くこともあれば、普段よりも遅くなることもあるでしょう。実際に相手に届いた日とは関係なく、消印の日付で締め切りに間に合っているかどうかが判断されるのが「当日消印有効」の意味となります。
消印有効日の何時までに郵送すればいいのか
締め切りが消印有効で判断される場合に、当日に郵送することもあるでしょう。当日のうちには相手に届くことはありませんが、消印日が当日なら問題ありません。
ただ、当日に郵送する際には、郵送する時間帯が重要です。では消印有効日の何時までに郵送すれば間に合うのか見ていきましょう。
ポスト投函の場合
封筒に数枚の書類を入れただけの郵便物なら、ポストに投函する方法で郵送するケースが多いでしょう。その場合には、郵便局の係員が回収してから、当日のうちに郵便局内で消印が押されます。
ポストからの回収作業は、1日に複数回行われる仕組みです。回収時間は決まっていますが、ポストごとに異なります。通常、ポストに回収スケジュールの時間が書かれているため、確認しておくといいでしょう。
ただし、ポストに記載されている回収時間通りに回収作業が行われない場合もあるため注意が必要です。天候や交通状況によっては遅れたり早くなったりすることもあります。一部の回収スケジュールがスキップされることもあるかもしれません。
回収時間が遅れる分には問題ありません。しかし、最後の回収スケジュールが早くなったりスキップされたりすると、翌日の消印になって間に合わなくなることもあります。ポスト投函の場合にはできるだけ余裕を持って早めに済ませておくようにしましょう。午前中に投函しておけばほぼ大丈夫ですが、前日までに投函しておくとなお安心です。
窓口引き受けの場合
大きくてポストに入らない郵便物や書留などの場合には、郵便局の窓口に持ち込んで郵送の手続きをするでしょう。
窓口引き受けの場合には、時間帯には関係なく手続きをした日の消印が押されます。そのため、郵便局の窓口が開いていれば、当日の遅い時間帯に持ち込んでも問題ありません。
ただし、郵便局の窓口の営業時間は17時くらいまでで、土日祝日は休みです。郵便局によってはもっと遅くまで開いているところもありますが、営業時間内でないと手続きできない点に注意しましょう。
（参考：日本郵便株式会社 ゆうパックに関するQ&A ）
消印有効と必着との違い
当日消印有効ではなく、◯月◯日必着のような形で締め切り日が記載されていることもあります。消印有効と必着はどう違うのか気になっている人もいるかもしれません。必着と消印有効の違いについて見ていきましょう。
必着とは？
必着というのは指定された日までに相手に郵便物が届いていなければならないという意味です。締め切り日が必着で指定されている場合には消印の日付は関係ありません。
実際に締め切り日までに届くかどうかで、締め切りに間に合っているかどうかが判断されます。
必着だと届くまでの日数を考慮する必要がある
締め切り日が必着で指定されている場合には、届くまでの日数を考慮して郵送しなければなりません。基本的に普通郵便が郵送先に届くまでの日数は1〜3日程度です。早ければ翌日には届きますが、遅いと3日程度かかってしまいます。
届くまでの日数は郵送先との距離によって変わることを理解しておきましょう。郵送先が近場であれば、翌日に届くことも多いですが、遠方だと3日かかってしまいます。また、天候などの事情で遅れることも考慮しておくと安心です。
当日の消印に間に合わないときの対処法
郵送しなければならない書類があり、すでに当日の夕方くらいの時間帯で、ポストの回収が終わっているときにはどうしたらいいのでしょうか。
ポストの回収が終わってしまった後でも、当日の消印で郵送できる可能性があります。では、どうすれば当日の消印で郵送できるのか見ていきましょう。
郵便局の窓口に直接持ち込む
郵便局の窓口は小さな郵便局でも17時くらいまでは営業しています。ポストの回収が終わった後でも、郵便局の窓口が開いていれば、郵便物を持ち込んで郵送の手続きが可能です。
窓口で手続きをして郵送するのは、ポスト投函できないものだけだと思っている人もいるかもしれません。しかし、普通郵便でも郵便局の窓口で手続きをして郵送することが可能です。
ポスト投函だと当日の消印が間に合わないときの他に、重さの確認をしたいときなどに窓口に持ち込むケースがあります。
ゆうゆう窓口を利用する
普段利用している小さな郵便局の営業時間が終わって窓口が閉まってしまった場合は、ゆうゆう窓口を利用すれば、遅い時間帯でも当日の消印で郵送できる可能性があります。
ゆうゆう窓口というのは、一部の主要郵便局に設置されている時間外窓口のことです。ゆうゆう窓口の具体的な営業時間は郵便局によって異なりますが、24時間営業のところもあります。そのため、かなり遅い時間になってからでも当日の消印で郵送可能です。
必着で間に合わないときの対処法
締め切り日が必着で指定されていて、今から郵送しても間に合わなさそうなときもあるでしょう。そのような場合には、速達を利用することで、必着日まで間に合う可能性があります。
速達で郵送することで普通郵便よりも到着までにかかる日数を短縮可能です。普通郵便なら2〜3日かかる場合でも、速達なら翌日に届けられます。
ただ、事前に締め切り日が分かっているにもかかわらず、ギリギリになってから速達で郵送するのはあまり印象が良くありません。就職活動などの場合には、選考上不利に扱われてしまう可能性があります。抽選などの場合にはあまり関係ないかもしれませんが、切手代が多くかかってしまうでしょう。
インターネットでの応募なら消印の日付を気にする必要はなし
最近ではペーパーレス化が進んでおり、大企業だけでなく中小企業でもインターネットでの応募を受け付けるところが増えてきました。就職活動や抽選などにおいて、紙の書類の郵送は不要でインターネットからの手続きのみで応募できることも多くなっています。
紙の書類やハガキでの応募のみ受け付けているのであれば、郵送するしかありません。しかし、紙の書類とインターネットの両方を受け付けている場合には、インターネットで応募するのがおすすめです。
インターネットでの応募なら、送信した時点で受け付け完了となります。消印が押されるタイミングや届くまでの日数などを気にする必要はありません。郵送代がかからないのもメリットです。
書類を郵送する機会は今後減る可能性が高い
契約書類や行政機関に提出する書類なども、電子化する動きが広まっています。電子契約サービスを利用することで、抽選への応募のようなごくかんたんな内容のだけでなく、契約書のような重要書類も電子化して送信することが可能です。
郵送する場合と違って、消印の日付や相手に届くまでの日数などは気にしなくて済むようになるでしょう。電子契約書ならいつでも送信できるため、郵便局の窓口が開いているかどうかなども気にする必要はありません。
確定申告書をはじめとして、行政機関へ提出する書類も電子申請や電子申告の方法に対応しているものが増えています。
当日消印有効なら最後の回収時間までにポストへ投函を
当日消印有効は、実際に届いた日が締め切り日を過ぎていても、締め切り日の消印が押されていれば受け付けてもらえるという意味です。ポストから回収された郵便物は当日のうちに消印が押されるため、ポストの回収スケジュールを見て間に合うかどうか判断しましょう。
当日の最後の回収がすでに終わっている場合には、郵便局の窓口に持ち込んで、当日の消印を求める旨を伝えると対応してもらえます。近場の郵便局の窓口がすでに閉まっていたら、大きい郵便局のゆうゆう窓口を利用しましょう。
当日消印有効だと必着の場合と比べて、ギリギリでも間に合わせられる方法が多いです。しかし、ギリギリになってから郵送するのは慌ただしくメンタル的にもあまり良くありません。
締め切りのあるものに応募をする際には、できるだけ早めに済ませておくのが得策です。
