受領書はビジネスで基本的かつ重要な文書の一つです。しかし、正確な意味や使用方法について詳しく理解している人は意外と少ないのではないでしょうか。

そこで、受領書の概要やほかのビジネス文書との違い、受領書を作成する際の注意点などを詳しく解説します。

受領書とは

受領書とは、ビジネス文書の一つです。基本的に商品やサービスが適切に提供、または送付されたことを確認し、受け取った方がその事実を認識した証明として使われます。

受領書は資産の移動や取引の完了を示す文書として、さまざまな場面で使用されます。具体例には、商品の配送時や金融取引の完了時、書類の受け取り時などが挙げられます。

これらの文書は、相手方に物品やサービスが正しく配送、または提供された証拠となります。

受領書と関係するビジネス文書

受領書はビジネスの取引において、以下の文書と相互関係がありますのでチェックしておきましょう。

見積書

見積書とは、取引の最初の段階で商品やサービスの価格、数量、仕様などを詳細にリスト化した文書です。

注文書

注文書とは、見積書を受け取った後、顧客が商品やサービスを購入する意向を示すために発行するための文書です。

納品書

納品書とは、商品が顧客に届けられた時に一緒に送られる文書です。内容には、おもに商品の詳細なリストや数量が記載されています。

検収書

検収書は、商品やサービスが契約通りに提供されたことを確認するための文書です。納品書と似ていますが、検収書はよりフォーマルであり、品質検査や適合性確認の結果を含む場合があります。

請求書

請求書とは、販売者が顧客に対して、商品やサービスの支払いを要求するための文書です。

それぞれの文書と受領書との関係

受領書は、以上のすべての文書を通じて、最終的に受け取りを確認する役割を果たします。

たとえば商品が納品された後、顧客は受領書を発行して商品を受け取ったことを確認します。また請求書の支払いが完了した後も、支払いが完了したことを確認するために受領書が発行されます。

このように受領書は取引の完結を確認し、トラブルの防止や記録の保持に役立つための重要な文書となっているのです。

受領書と領収書の違い

受領書と領収書は、使うシーンや役割が非常に似ているため混同されがちですが、ビジネス上では異なる目的と意味を持ちます。どのように違うのか詳しく解説します。

受領書と領収書の基本的定義

受領書は、商品やサービスなどが適切に受け取られたことを証明する文書です。

一般的には商品やサービスの詳細、数量、日付、受領者の署名などが記載されます。受領書は納品された物品や提供されたサービスが正確であることを確認した上で、それを証明するために発行される文書です。

一方領収書とは、特定の取引に関する支払いが完了したことを証明する文書です。

通常、領収書には支払いの詳細（支払った金額や日付、支払いの方法など）、支払いを受け取った者の情報、支払った者の情報が記載されます。領収書は金銭的な取引が完了し、その証明が必要な場合に発行される文書です。

受領書と領収書のビジネスにおける注意点

受領書と領収書は、受け取った商品やサービスの種類によって用途が変わるため、それぞれ適切な文書を使用することが重要です。

どちらもビジネスにおける重要な記録であり、トラブル対策や税務の必要性から、適切に保存しなければなりません。またそれぞれ異なる文書なので、どちらの文書が必要なのか確認して適切に発行することが必要です。

受領書に必要な項目

受領書の書式に厳密な決まりはありませんが、一般的には以下に挙げる項目が必要なケースが多いです。

• 受領書のタイトル
• 発行日
• 発行者と受領者の情報
• 商品やサービスの詳細
• 署名

漏れや不正確な情報があると受領書の信憑性が損なわれてしまい、トラブルの原因になりかねませんので、正確な情報を記載しましょう。

受領書のタイトル

文書が受領書であることを明確に示すため、ページの上部には「受領書」というタイトルを記載します。

発行日

受領書がいつ発行されたかを示す日付が必要です。発行日は、商品やサービスがいつ受け取られたかを示す重要な情報となります。

発行者と受領者の情報

受領書を発行した側の組織や個人、商品やサービスを受け取った側の組織や個人それぞれの名前と連絡先が必要です。これらの情報は、受領書が誰によって発行され、誰がそれを受け取ったかを示します。

商品やサービスの詳細

受領書はどのようなものを受け取ったかを具体的に示すために、商品やサービスの詳細な説明が必要です。具体的には商品名またはサービスの内容、数量、単価、合計金額などを記載します。

署名

受領者の署名は、受け取った商品やサービスについての確認と承認を示すために必要です。

受領書発行時に押さえておくべきポイント

受領書を発行する際には、以下のようなポイントに注意しましょう。

内容の正確性

受領書は、受け取った商品やサービスを特定するための文書です。そのため商品名やサービスの内容、数量など内容を具体的に明記することが求められます。

従って、受領書に記載される情報は可能な限り正確であるべきです。

誤った情報が記載されていると、トラブルの原因となる可能性がありますのでご注意ください。

双方の署名

可能ならば、受領書には発行者と受領者双方の署名を記載することが望ましいです。それぞれの署名があれば、受け取りを証明できる文書としての価値をより担保できます。

迅速な発行

受領書はビジネス文書の一部なので、プロフェッショナルな態度で発行することが重要です。そのため書式や文言は明瞭かつ適切でなくてはならず、発行もスピーディーであることが求められます。

受領書は商品やサービスが受け取られたことを証明する文書なので、一般的に受け取り直後に発行されます。遅延してしまうと、受領を証明する文書としての価値が下がる可能性がありますので、注意しましょう。

受領書の送付方法

受領書の送付方法は、ビジネスの種類や組織の方針、また受領者の要求によって異なります。紙の文書で手渡す方法だけでなく、PDFなどの電子データで送る方法などもあります。

電子データならば発行者と受領者がデジタルで署名できるので、信頼性を高めやすいです。

ただし、電子データとして受領書を保存する場合には、データの漏えいや改ざん、紛失を防ぐために適切なセキュリティ対策が必要です。また個人情報の保護に関する法律なども考慮しなければならない点にも気をつけましょう。

また電子データで送る場合には、相手が受領書を受け取ったことを確認する手段が必要です。そのためには、電子契約システムなどに搭載されている開封確認機能を利用する方法がおすすめです。

受領書に関するよくある質問

受領書の扱いには注意が必要

受領書は、商品やサービスの受領を証明して、取引の信頼性を担保する重要な文書です。商品やサービスが正常に受け取られたことを証明し、取引の完結と相手方への誠意を示す役割を果たします。

正確で迅速な受領書の発行と保存は、ビジネスを円滑に進めるのに不可欠なので、受領書の扱いや重要性を覚えておきましょう。