―「kintone（キントーン）」を導入するに至った経緯を教えてください。

もともと顧客情報を管理するシステム自体は導入していたのですが、設計部や営業部など部署ごとにそれぞれが使用していて、一元的に管理できていない状態でした。そのためお客さまが住宅の購入を希望して契約に至った際も、事務担当者が物件の設計図は設計部から取り寄せ、エクセルで作成した見積もり書や契約書を出力して、それに表紙を付けてから、お客さまにお渡しするという業務フローになっていました。しかも、その作業をひとりのスタッフに一任していたため、担当者が休むと契約書が作成できないという事態になっていました。さすがに、これでは非効率だと「kintone」を活用して、顧客情報を一元的に管理しようという話になりました。

―「電子印鑑GMOサイン」については、どのような経緯で導入したのですか？

「kintone」の導入を機会に、弊社では業務のデジタル化に本格的に取り組むようになりました。電子契約に関しては、「kintone」との活用事例を目にしたのが、きっかけです。この連携システムなら、うちの会社でも活用できるんじゃないかなと思いました。住宅は高価なため、契約書に貼る印紙代も高額になります。しかし電子契約に変更すれば、この印紙代を削減できるという大きなメリットがあります。ただ、当初は別の会社の電子契約サービスを使っていました。この電子契約サービスも「kintone」と連携できたため、導入したのですが、使ってみると手書きサイン機能がわかりにくく、またコスト的にも電子印鑑GMOサインのほうが安価だったため、乗り換えることにしました。

―手書きサイン機能が使えるというのは、電子契約サービスを選ぶ上で必須の条件だったのでしょうか？

住宅は高額な買い物になりますから、契約書へのサインがクリックだけで済んでしまうとかえって抵抗を感じるお客さまがいるかもしれないと考えました。電子契約のほうが簡単でスピーディで、しかも印紙代がかからないというメリットがあったとしても、慣れ親しんだ紙での契約を望む方もいます。そこで手書きサイン機能があれば、書面で契約を締結したときと同じような厳格さを感じてもらえるはずです。だから、手書きサイン機能は電子契約サービスを選ぶ上で、外せない機能でした。

―現在は、どのように電子契約を利用されていますか？

住宅の購入を決めたお客さまと結ぶ不動産売買契約で使用していますが、「kintone」で顧客情報を一元管理していますので、その顧客データをもとに契約書を作成して、そのまま「電子印鑑GMOサイン」を通じて、お客さまに送信・署名依頼を行うという流れになっています。紙の契約書を主に使っていたころは、お客さまのサインをいただいたあと、各上長に確認してもらうため、契約書を社内で回覧していました。それが終わったら、経理に送り、お客様登録をしていたのですが、電子契約を導入した現在は、契約が締結されると、上長のところに自動的にメールが飛ぶようになっているので、このひと手間がなくなっています。

―契約のどの程度が電子契約に切り替わっていますか？

弊社ではだいたい月に20〜30件の契約手続きが発生しています。そのうちの約7割が電子契約となっています。電子契約にするか否かは、営業担当者が契約時にお客さまに相談する形になっているのですが、なかにはメールアドレスをもっていないお客さまもいらっしゃるので、そんなときは従来通り、紙の契約書で締結しています。そのためおよそ3割がまだ書面での契約になっています。今後はできるだけ電子契約の割合を増やしていきたいと考えています。

―電子契約を導入するにあたって、何か不安はありませんでしたか？

営業担当者にはiPadを支給しているのですが、紙のカタログや、出力した設計図など書面を鞄に入れて、お客さんのところに出向く営業担当もいます。手書きのほうが対面で話しながら、メモを取りやすいという事情もあるのでしょう。だから、そんなアナログ作業を好む社員がいることはわかっていたので、kintoneと電子契約を連携させたとしても、きちんと運用できるのか一抹の不安がありました。それでも効率化のために導入したわけですが、できるだけ利用率をあげるためにkintoneと連携して顧客マスタを引用するといった工夫をしたり、わかりやすいマニュアルを用意して、それに従って作業をすれば誰でも使えるような環境づくりを心がけました。デジタル化によって、「これまでの作業が劇的に改善するんだ。」そんな感動を現場のスタッフに、いかに味わってもらうかが社内で浸透させる鍵だと思っていました。そのほか、電子化した不動産売買契約書の法的拘束力についても当初は不安があったのですが、取引先である銀行さんに締結証明書があれば、問題はないという回答をもらったことも、電子契約導入の後押しになりました。

―電子契約の活用について、今後の目標や方針があれば、教えてください。

電子契約の割合を少しでも増やしていきたいと思っていますが、なかにはメールアドレスを持っていないお客さまもいるので、SMSで契約書を送信することも考えていきたいと思っています。そのほか、社内で取り扱っている紙の書類もデジタル化していきたいのですが、こうした業務改善を楽しみながら、取り組むことが良い結果をもたらすと信じています。

―お忙しいところ、ありがとうございました。

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