―稚内市で電子契約サービスを導入するに至った経緯を教えてください。

2022年3月に「稚内市デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進ビジョン」が発表されたのを契機に、庁内では決裁文書管理の電子化など、さまざまな業務や行政サービスのデジタル化、ペーパーレス化の検討がはじまりました。ただ契約事務については当初、契約書だけではなく入札書など、扱っていた書類が多かったこともあり、思うようにデジタル化やペーパーレス化が進みませんでした。それでも少しずつ電子化していこうと、電子契約の採用を本格的に検討することになりました。まずは先行して導入している自治体の現状について情報収集しながら、電子契約に関する知識を高めていきました。また電子契約サービスの事業者が主催するオンラインセミナーにも参加して、導入するには、どんな点を検討する必要があるか、把握することも必要でした。2023年から2024年にかけては、そのような準備に時間をかけていました。

―電子契約を導入するにあたって不安や事前に検討すべき課題はありましたか？

電子契約に対する知識がまったくなかったので、どういったプロセスで導入まで進めれば良いのか？　そんな初歩的な疑問にはじまり、電子契約を効力のある契約書としてみなす法的拘束力はどこにあるのか？　また、稚内市で規定している従来の規則や例規のどこを変える必要があるのか？　など、検討すべき点がたくさんありました。オンラインセミナーに参加することで少しずつこれらの疑問は解消していきましたが、例規の改正に関しては「電子印鑑GMOサイン」の採用を決めたあと、導入サポートとしてアドバイスをいただきながら、進めていきました。他の自治体の事例などをもとに、具体的な改正案を示していただき、スムーズに例規を改正することができました。そのほか、契約事務を専門的に扱う財務課契約グループだけではなく、他の部署が事業者と直接締結する契約も電子化したいと思っていましたが、他の職員が積極的に電子契約を利用してくれるかわからず、不安でした。

―現在、どのような契約で電子契約を利用されていますか？

法令などで書面化義務のある契約や個人との契約、指定管理者協定書などを除いた、さまざまな契約で「電子印鑑GMOサイン」を活用していますが、もっとも利用頻度が高いのは建設工事請負契約で、およそ９割は電子契約に置き換わっています。また、庁舎の清掃や市道の草刈りなど、市では多くの事業者と業務委託契約を結んでいます。こうした業務委託契約でも電子契約の利用が広がっています。そのほか、物品を事業者から購入する際に契約書を交わすことがありますが、こうした物品購入契約でも活用しています。

―電子契約の事業者はどのように選定されたのですか？

まずはLGWAN回線で使用できる電子契約サービスであることが、第一条件でした。加えて、自分たちだけで例規を変更できるのか不安があったため、本格運用までしっかりとサポートしてくれるような事業者を選びたいと思っていました。また、私たちの財務課契約グループだけではなく、全庁での利用を想定していたため、契約件数やユーザー登録に上限がないサービスであることも重要でした。このような条件を提示した上で、最終的には入札を行なって、「電子印鑑GMOサイン」を採用することになりました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで、契約手続きはどのように変化しましたか？

電子印鑑GMOサインを導入したことで、契約書への押印作業が減り、また来庁して契約書を提出する事業者が減ったことで、応対する時間が減っています。したがって、1件の契約あたり10分から20分程度は作業が効率化されたと思います。また、大幅な改善を感じるのは、市外の事業者とのやりとりです。稚内市内の事業者だけではなく、工事の内容によっては遠方の札幌市の業者に依頼することもあります。そんなとき紙の契約書では、押印した契約書を郵送し、相手方に押印していただいたものを返送してもらう、という一連の流れに、早くても一週間はかかっていました。これが電子契約でのやりとりになると、最短で一日もあれば契約締結が終わってしまうこともあります。稚内市のような、郵送などに時間がかかる地理的条件を持った自治体にとっては、業務効率化に大きく寄与するのではないでしょうか？

―事業者の皆さんに電子契約を案内する際に、どんなメリットを伝えていますか？

入札で決定した事業者と契約を結ぶ際に、電子契約での締結はいかがですか？と案内していますが、工事請負契約の場合には、収入印紙が不要になります。工事の金額が上がれば上がるほど、収入印紙不要の恩恵は大きいため、事業者のみなさんも、それなら電子契約にとおっしゃるケースがほとんどです。来庁も不要になりますし、印鑑を押す作業もいりません。それでも紙での契約を選択される事業者もいるのですが、その多くは収入印紙が不要な物品の売買契約の方々です。とくに個人で事業を行っているような小さな会社さんだと、来庁が不要になる点にあまりメリットを感じないようで、これまで通りの契約締結を希望されることがあります。

―まだ電子契約を導入していない自治体や事業者に「電子印鑑GMOサイン」の良さを伝えるとしたら、どんな点をあげますか？

私たちが電子契約の導入で、最も不安視していたのが、例規の改正でした。何をどう変えれば良いのかわからず、専門的な知識を持った方の助けが必要でした。その点、電子印鑑GMOサインでは他の自治体の事例も豊富に持っており、的確なサポートを受けることができました。地域の事業者にとってメリットが大きなサービスだと思っていますので、ぜひ利用してみてはいかがかと思います。

―電子契約の活用について、今後の目標や方針があれば、教えてください。

工事請負契約では、9割。業務委託契約や物品購入契約では、5割程度が電子契約に移行しています。この水準をキープしつつ、まだ一度も電子契約を手がけたことがない、他の部署の人にもっと活用してほしいと思っています。これまで紙での契約締結が普通だったため、変わらずに紙のほうが良いとだろうと、電子契約に挑戦しない人が少なからずいます。そんな人たちがはじめの一歩を踏み出せるよう、働きかけていきたいと思っています。また、将来的には電子入札も導入することで、入札から契約締結までを電子化して、より効率化できると嬉しいです。契約締結だけがデジタル化しても、効率化には限界があります。より利便性の高い行政サービスを目指していきたいですね。

―お忙しいところ、ありがとうございました。

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