―現在、どのような契約で電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

郡山市では、契約検査課を通して行う案件だけでなく、各担当課が直接事業者と締結する案件も含めて、庁内のほぼすべての案件が電子契約の対象になっています。例外をあげるとすると、請書や法令などの規定によって書面の契約書が必要とされているもの、そのほか契約期間が10年を超えるものや、自動更新条項が付されているものなどについては、現在のところは対象外としています。

―郡山市が電子契約を導入することに対して、市内の事業者の反応はどんなものでしたか？

郡山市としても初めて導入するサービスですし、事業者の方々も電子契約を日頃から利用していなければ、電子化で手続きがどう変わるのか、イメージしにくい可能性があります。そのため、事業者の方々が電子契約に対して、乗り気でなかったらと心配していました。ただ、電子契約のスタートに際して、GMOサインの導入支援担当者に市役所で、説明会を実施していただきました。そこで電子契約の基本情報から電子化するメリット、操作方法まで丁寧に、直接事業者へ説明いただきました。説明会には市内の事業者を中心に約350社が参加したのですが、説明会後のアンケートでは約7割の事業者が電子契約サービスを利用したいと回答していました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで、契約手続きはどのように変化しましたか？

紙で契約書を作成する場合には、契約書を印刷し、袋とじを作成し、そして一つの契約書としてまとめるといった作業がまずあります。この作業に10分から20分は必要になります。しかも、１契約につき２部が必要になるので、毎回20分から40分の時間を要していたことになります。対して、GMOサインで作業すると、すでに作成してあるデータをPDF化してアップロード、その後、必要事項を入力するだけですので、５分～10分程度で完了します。契約書を作成する作業だけ考えても、5分から30分程度は、作業時間を削減することができる計算になります。さらに、紙の契約では、作成した契約書を相手方に送付、もしくは手渡して押印していただき、再び当市で押印して契約書にするまで、長ければ１週間要することもありました。これがGMOサインになると、スムーズに契約書の受け渡しが進めば、その日のうちに双方の押印まで完了することができる可能性があり、大幅な時間削減につながっています。そのほか、GMOサインの場合、契約書の作成が完了すると、事業者に自動でお知らせメールを送信してくれます。わざわざ電話やメールで連絡する必要がなく、便利です。

―事業者の皆さんが電子契約を利用するメリットにはどんなものがありますか？

収入印紙が不要になるので、コスト削減に繋がります。また、来庁して契約書の受け渡しをしたり、郵送で契約書をやりとりする必要がありません。こうした手間がなくなることは事業者の皆さんにとっても事務負担の軽減につながっていると思います。

―電子契約の活用について、今後の目標や方針があれば、教えてください。

郡山市では現在、全庁的にDX化の推進を行っています。令和７年度および令和８年度の入札参加資格審査申請でもオンライン申請を実施しました。契約手続きについても郡山市の事務負担はもちろんのこと、契約相手方となる事業者の皆さんの負担がさらに減るよう、契約事務のDX化を推進していきたいと思っています。また電子化の対象は契約書のみですが、将来的には請書の電子化にも着手し、さらなる負担軽減につなげていきたいと考えています。

―お忙しいところ、ありがとうございました。

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