―電子契約サービスを導入するにあたっては、懸念や不安はありましたか？

私たちが電子契約サービス導入を本格的に検討しはじめた令和2年当時は、まだ全国的に見ても、地方自治体が導入しているケースが少なく、参考にする先行事例があまり見られませんでした。そのためどんな点を考慮して導入を進めれば良いのかが明確にわからず、電子契約を導入したあと、職員がどの程度システムを活用してくれるのかも未知数でした。さらに契約先である事業者にニーズはあるのか？といった不安もあるなど、課題は山積みでした。ただ、幸いなことに世間的に電子契約に対する認識が広まってきたタイミングでもありました。そのため、事業者への聞き取り調査やいくつか見つかった先行導入している自治体にヒアリングを行うことで、少しずつ電子契約に関する情報を集めていきました。こうした作業を通じて、導入への懸念や不安を払拭していきました。

―現在、どのような契約で電子印鑑GMOサインを利用されていますか？

契約書や請書を交わすような契約で主に利用しています。具体的には、建設工事請負契約や業務委託契約、そして物品購入契約といった契約が中心です。とくに建設工事関係の契約では利用率が高くなっています。また最近は、知事部局のほかに、教育部局や警察関係部局でも使用がはじまっています。導入開始からおよそ１年が経過したところですが、1万3千件ほどの契約が電子化されています。

―電子契約の導入前に懸案だった職員の利用や事業者のニーズについてはいかがでしたか？

電子契約サービスの導入に際しては、職員向けと事業者向けに説明会を実施しましたが、この説明会をGMOサインに導入支援の一環としてサポートしていただきました。電子契約を利用するメリットはもちろん、手続きの流れや操作について資料を用いながら、解説することで円滑なサービススタートが実現できたと思っています。実際、事業者のみなさんからは、郵送代や印紙代などのコスト削減が可能となり、利便性が高いとかなりの反響がありました。土地面積も広く、手続きに来られる事業者の移動も長距離になりがちという北海道の地理的な条件も電子契約の高い利用率につながっているかもしれません。電子契約が庁内でどれくらい浸透するかという懸念もありましたが、「事業者から求められたら必ず対応するように」と、事業者ファーストの方針を明確にしたことで、当初の不安は杞憂に終わりました。

―電子印鑑GMOサインを導入したことで、業務はどのように改善しましたか？

契約書を郵送していたころは、事業者とのやり取りに時間を要していました。それが電子契約に置き換わったことで、契約締結までの作業時間を大幅に短縮することができています。また、郵送に係るコストや紙の印刷代なども削減できました。

―電子印鑑GMOサインの使用感についてはいかがですか？

操作性の簡便さや管理画面などの視認性が、とくに良いと感じています。職員が問題なく操作できるのか、導入前には不安を抱いていたのですが、操作方法がわからないといった声はほとんど聞かれません。事前にあらゆるケースを想定したマニュアルを作成したことも功を奏したのかもしれません。また、機能面では、契約書などのアップロードが簡単に出来るところに利便性を感じています。

―電子印鑑GMOサインの利用に関する、今後の目標はありますか？

現在Smart道庁を推進していますが、より道民サービスが向上するよう課題の検証にも取り組んでいます。そこで洗い出された課題を解消し、道民や事業者の皆さんのニーズに応えて行きたいと思っています。また、電子契約の活用は、職員の事務負担軽減にも繋がります。より多くの部署や道内のほかの自治体などでも利用されることで、活用の幅が広がると同時に、導入の効果もより高くなるのではと期待しています。

―お忙しいところ、ありがとうございました。

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