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デジタルワークプレイスとは?浸透する背景と克服課題

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新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大によって在宅勤務やテレワークを行わざるを得ない日々が続き、企業にとって「デジタルワークプレイス」の導入が急務となっています。

従業員の満足度や生産性を高めるデジタルワークプレイスとはどのようなものでしょうか?ここではデジタルワークプレイスが社会に浸透する背景とともに、導入のために克服しなければならない課題について説明します。

目次

デジタルワークプレイスとは?

従業員の働きやすさとともに生産性や作業効率の向上を目指す企業が、デジタルトランスフォーメーション(DX)の一環としてデジタルワークプレイスの導入を推進しています。

デジタルワークプレイスとは、「時間や場所にとらわれることなく業務遂行や情報共有ができるよう、デジタルテクノロジーを駆使して”働く環境”全体をデジタル化することで、従業員の満足度と生産性向上の両立を図る」という考え方、概念です。

デジタルワークプレイスが社会に浸透する背景

なぜ、デジタルワークプレイスが社会に広まりつつあるのか、考えていきましょう。以下に3点のポイントをまとめました。

クラウド型ツールが発達している

デジタルワークプレイスにおいては、ICTツール(ICT:Information and Communication Technologyの略。情報通信技術のこと)の中でも特にコミュニケーションツールはとても重要です。たとえば、テレワークでは質の高いビジネスチャットや円滑なWeb会議システムなどが必要です。

従来、こうしたツールは独自に開発し、導入するしかありませんでしたが、現在では多くのクラウドサービスが提供されています。従業員同士の意思疎通を支援する「コラボレーションツール」と呼ばれるものや前述のコミュニケーションツールなどが安価かつ手軽に導入できることも、デジタルワークプレイスが社会に浸透する背景のひとつでしょう。

従業員の満足度向上に役立つ

デジタルワークプレイスは、従業員の時間や場所に縛られない働き方が可能にします。このため、ワークライフバランスが実現しやすく、結果的に従業員の満足度が向上すると考えられます。

近年、顧客へ商品の価値以上の満足を得てもらおうという“顧客エクスペリエンス”実現のため、従業員の満足度(“従業員エンゲージメント”とも呼ばれます)の向上が必要という考え方が提唱されています。従業員エンゲージメントの向上は、生産性や業務効率の向上だけでなく売上や顧客満足度といった経営に直結した成果が期待できる、非常に重要な取り組みです。デジタルワークプレイスが求められるのも自然な流れでしょう。

生産性向上が求められている

さらなる生産性向上が求められる理由はいくつかありますが、日本企業にとっては少子高齢化による労働力人口の減少が喫緊の課題です。人材の確保も重要ですが、より少ない人数で業務を進めていく体制を早急に構築する必要があります。

また、企業は大量生産による価格競争ではなく、品質やアイデア等で勝負する、より付加価値が高いサービスの提供を求められています。従業員の働き方をより良い方向へ変革させ、生産性や品質向上させなくては、世界や競合との競争に勝つことはできません。そこで、デジタルワークプレイスが社会の注目を集めているのです。

▶注目記事:デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進を詳しく

デジタルワークプレイスの課題

企業が実際にデジタルワークプレイスを検討する際、懸念される課題がいくつかありますが、いずれも留意点に気を付けて対応することで乗り越えられるものです。ここでは3つの課題と対応のポイントを紹介します。

進捗状況を共有しにくい

テレワークなどでは、従業員それぞれが異なる場所で業務を行うため、他の従業員の業務進捗が把握しにくいという問題があります。上司による部下の業務進捗の把握だけが目的であれば、日報を電子メールに添付して上司宛に送付すればよいかもしれませんが、進捗状況の共有ツールを導入した方がメリットは大きいでしょう。

なぜなら、この共有ツールを使うことで従業員は進捗の報告が簡単に行えるだけでなく、プロジェクトやチーム、同僚の状況が相互に確認できるようになるからです。このようなメンバー間の”業務の見える化”は、競争や助け合いといった従業員同士のつながりを強くすることも期待できると考えられています。

セキュリティ対策が必要になる

オフィスのみで業務を行う場合は、ネットワーク環境を制限して業務に不必要な通信を遮断するなどのセキュリティ対策が可能でした。しかし、従業員がさまざまな場所で業務を行うようになった昨今では、このような方法を採るのが難しく、各従業員が利用するPCやネットワーク、サーバーへのセキュリティ対策が重要となります。場合によっては通信回線の用意も必要です。使用するクラウドサービスのバージョンアップデートなどにも注意を払いましょう。

ノートPCなどデバイスの用意が必要

オフィス外でも業務を行うことがあるため、従業員は持ち運びが可能なノートPCなどを利用する必要があります。企業はこうしたIT機器を従業員に支給するか、従業員個人が所有しているスマートフォンやタブレット、ノートPC、通信機器といったITデバイスを業務でも利用するBYOD(Bring Your Own Device)の仕組みを導入する必要があります。

デジタルワークプレイスは社内外の満足度を向上できる

デジタルワークプレイスの導入は、生産性や作業効率向上の観点から必須と考えられますが、従業員の満足度だけでなく、その先にある顧客満足度の向上にも直結することをお伝えしました。費用がかかる場合もありますが、支援ツールやサービスが数多く登場していますので、デジタルワークプレイスの導入や検討をぜひおすすめします。

 

 

 

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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