企業活動に際して日々多くの文書が発生し、各企業はその文書を適切に管理運用していかなければなりません。
法的に保管が義務付けられている文書がありますし、法的な義務はなくてもリスクヘッジ・ コンプライアンスのために保管しておくべき文書もあります。
しかし「具体的にどうやって文書を管理すればいい？」「文書管理マニュアルはどうやって作る？」と疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。ここでは文書管理マニュアルについて解説し、その作成の流れ、また文書管理規程との違いについても説明 していきます。
文書管理マニュアルとは？
文書管理マニュアルの定義について深く考える必要はありません。定義としては、企業がさまざまな業務に対して作成するマニュアルの一種であり、その内容が文書の管理に関するものであるという意味です。
マニュアル内には、どのような文書をどのように管理するのか、「誰が」「いつ」「どこに」などといった事柄を定めていきます。文書管理マニュアルの作成は法的義務ではなく、内容は企業によって異なります。非常に細かく指定されている企業もあれば、簡素に取りまとめられている企業もあるでしょう。
文書管理マニュアルと文書管理規程の違い
文書管理マニュアルと似たものに 文書管理規程があります。
企業によっては呼称の違いでしかないこともありますが、異なる概念として捉えられることが多いです。
それぞれを別個に捉える場合、文書管理規程は文書管理マニュアルの基盤としての役割を果たします。つまり、文書管理規程では大きな方針・原則を定めるに留まり、これを基 に具体的な実践内容を策定していくことが文書管理マニュアルという立ち位置です。
そのためこれら両方を備えているのは、規模が大きい企業、あるいは内部統制が厳格な企業であることが多いです。
規模が大きいと多数の部署が存在し、組織が細分化されていきます。業務内容・文書の種類は部署によって異なります。よって、1つの文書管理マニュアルでルールをまとめるのは困難です。
文書管理規程を策定し、企業全体としての方向性を示しておくことでぶれがなく全体を統制しやすくなります。
文書管理にルールが必要な理由
文書管理のためにルールを設けるのには2つの理由があります。
1つは「法律上の義務を履行するため」です。
企業には、会社法などにより一定期間、保管が義務付けられている文書があります。例えば株主総会議事録や取締役会議事録などの経営に関する文書、貸借対照表や損益計算などの計算書類などです。10年以上保管が必要な文書もあり、長期にわたってきちんと管理しなければペナルティを課せられてしまいます。そうならないためにも文書管理のルールを策定する必要があるのです。
もう1つの理由は「健全で効率的な企業活動を実現するため」です。
例えば文書の管理が行き届いておらず、必要な情報が必要なときに得られないのであれば業務効率は落ちてしまいます。文書を探す手間がかかりますし、紛失してしまうと余計に手間もコストもかかってしまいます。このような状態では、セキュリティ上の危険も伴います。重要な文書が権限者以外の者や、最悪のケースだと社外の者に渡ってしまうこともあるでしょう。そうなってしまうと大損害を被る可能性があります。さらに、その被害が自社のみならず、取引先や顧客に及んでしまう可能性すらあるのです。適切に文書が管理されていれば、社内のノウハウを蓄積し、承継することも可能となります。
文書管理マニュアル作成の流れ
それでは、文書管理マニュアルを作成する流れを見ていきましょう。
STEP1：現状把握による課題抽出
まずは、今どのような文書を扱っているのか、どのような保管方法をしているのか、保存状態はどうなっているのか、現状の把握を行いましょう。
そして、必要な文書がすぐに確認できる状態にあるのか、紛失のリスクはあるのか、セキュリティ上の問題はないか、といった課題の有無を確認していきます。
ただ漠然とマニュアル作成に取りかかっても、具体的に何をルールとして定めるのか見失ってしまいます。まずは現状把握と課題の抽出から始めましょう。
STEP2：適用範囲・記載項目の決定
次に、マニュアルが適用される範囲、定めるルールの項目を決定していきます。
例えば、書面のみならず電子文書にもマニュアルを適用させるのかどうか、といったようにマニュアルの適用範囲を決めます。また、文書の保管ルールだけでなく、 文書の編集や、廃棄に関すること、さらには罰則に関することまで定めるのか、といったことも検討していきましょう。
STEP3：文書のプロセスごとのルールを策定
続いて、文書の「発生」→「伝達」→「保管」→「保存」→「廃棄」というサイクル に関して、プロセス別の運用ルールを策定していきます。
最初に文書の「発生」があります。発生には自社が作成をするパターンと、外部から収受するパターンがあるでしょう。さらに、書面なのか電子なのかという違いもあり、それぞれについてのルールを定めていきます。例えば、件名のつけ方や書式、文体、とじ方、電子文書なら使用するシステムやファイル名のつけ方なども定めていきます。
次に発生した文書の「伝達」方法を決めます。回覧の方法、文書の承認ルートや承認済みの文書の処理方法、押印の方法、社外への発信は電子メールによるのか郵便によるのか、発信手段別にパスワードの設定など、注意事項もまとめておきます。
続いて文書の「保管」および「保存」の工程です。「保管」はよく使う文書を事務室内でどのように置いておくかという意味です。一方で、 「保存」は使用しないが法的要求のある文書を文書庫にどうやって置いておくかという意味合いを持ちます。それぞれ文書を置く場所や管理者、期間を定め、何を保管し、何を保存するのかも決めていきます。
最後は「廃棄」です。不要になった文書は保管スペースの問題や、セキュリティの観点からも残しておくべきではありません。そこで廃棄の要件や方法についてもマニュアルに定めます。
STEP4：マニュアルを社内に通知
ここまででマニュアルの中身は完成ですが、社内への周知も非常に重要です。せっかく良いマニュアルができあがっても、実際に作業にあたる従業員がそのルールを遵守しなければ意味がありません。
ただマニュアルの存在を伝えるだけでなく、従業員への教育を実施するなどしてしっかりマニュアル通りの運用が行われるようにしましょう。
文書管理マニュアル作成時のポイント
マニュアル作成にあたってのポイントを挙げていきます。以下の点に留意して作成を進めていくと良いでしょう。
ルールは具体的に決める
マニュアルを作成する以上、ルールは具体的でなければなりません。せっかくルールを作ったものの、いざ作業を初めて担当者が「結局私は何をすればいいの？」と悩んでしまっては意味がありません。担当者の立場に立って、内容が抽象的ではないか見返しつつ作成していきましょう。
権限を明確化する
権限の所在は明確にしなければなりません。重要度の高い文書に関しては、一定の権限者のみが扱えるようにするなど、できるだけリスクを最小限に留めるようにします。これにより、問題が発生したときもどこで問題が起こったのかを把握しやすくなります。
ルールが複雑化しないよう留意する
権限を定め、ルールを詳細まで具体的に定めることは大切です。しかし、複雑すぎると運用効率が下がってしまう恐れがあります。必要なところは押さえつつも、マニュアルを見た人がすぐに理解できる内容になるよう努めましょう。
紙文書と電子文書で取り扱いを分ける
紙で作成される書面のみならず、電子文書に関してもマニュアルに含め、それぞれに適切な取り扱い方法を定めましょう。
近年、電子契約が交わされる例が増えており、今後も電子契約が増えていくことが予想されます。必然的に電子文書の取り扱いも増えてきますので、電子文書の管理方法も定めることが大切です。
電子文書のサイクルを把握し、各プロセスにおけるルールを一つ一つ定めていきます。これまで電子契約に対応していなかった企業であれば、マニュアル作成に際して電子契約に関するルールも規定したほうが良いでしょう。
今後増える電子文書にも対応できるようにしよう
電子文書の運用を念頭に、効率的に文書管理をしていくためのシステム導入も検討しましょう。
電子印鑑GMOサインであれば電子契約に必要な機能はもちろん、電子文書の管理、さらに紙の書面もスキャンしてPDF化が可能です。
また、紙文書と電子契約の一元管理もできます。電子文書への対応を目指している企業は、一度電子印鑑GMOサインのサービス内容を確認してみてはいかがでしょうか。
